档案利用价值及实施措施探究

2019-11-25宁阳华康医学科技有限公司孙翠玉

办公室业务 2019年16期

文/宁阳华康医学科技有限公司孙翠玉

档案作为信息资源的一种，在企事业单位发展中占有很重要的地位，对现代社会发展起着十分重要的作用和价值。根据档案资源的实际利用，员工不了解档案价值和档案合理利用的重要性，这非常不理想。因此，企事业单位应进一步体现档案的价值观和存档的利用，通过有效的方式和方法，合理利用档案，以便更好地理解单位的价值观。

一、档案价值分析

（一）档案价值概念。档案属于单位内的重要信息。主要功能是记录单位的实际发展，对当前和未来发展具有良好的领导作用。因此，文档资料具有非常重要的价值。所谓档案价值，是指以个人、集团、国家方面为中心，进行相关社会活动的主体。档案的信息材料具有积极的作用。换句话说，对于档案资料，他们可以充分发挥积极作用，当其价值完全由相关科目使用时就可以具体化。但是，如果档案没有被使用，就很难完全体现价值。因此，档案价值的决定性因素本身并不在于人的需求和相互作用的产品。如果没有两个侧面，则不反映该价值。

（二）档案价值分类。为了档案的价值，根据不同的分类标准，可以分为以下类别：档案第一价值和第二价值、档案利用和保存价值，此外，档案也具有显示价值和长期价值。在这些档案价值之间，利用价值是与用户相关的档案材料的重要作用。而且，它也是档案价值的重要表现；为了保存价值，它特别反映了保存时间，提到档案是否全部保存；第一个值是指档案资料存档的重要性，档案第二价值提及档案及其他相关人员的重要性和重要价值；实用价值指相关社团活动当前进程的相关档案和材料的重要价值，引导相关人员进一步了解由于长期价值，它可供参考，因为它可以运行多种活动。经过长期保存，档案对未来社会发展具有重要价值和作用。

（三）档案的保存价值。1.维护历史原貌、稳定社会的证明与基石。大多数具有证据价值和信息价值的档案之所以得以保存，是因为它们是维护真实历史、保护国家、社会组织和个人权益的权威证据，是社会稳定的基石。这种证明和基石的功能不是体现在利用上，而是存在的。对于大多数信息价值传递档案而言，它们的存在足以证明历史记录是可信的，传递给其他信息载体的信息是真实的。这是他们的主要角色。当然，他们也有纠正历史记录或其他信息载体上信息虚假的功能，但这已不再是他们的主要角色。因为没有人希望档案信息传递给其他信息载体的价值是虚假的或错误的，也不能全部是虚假的或错误的信息。毕竟，虚假或错误信息的发生是非常少的。对于大多数具有证据价值的档案来说，它们的存在对维护国家、社会组织和个人的权益，保障社会稳定起到了证明和基石作用。它们的存在是它们的主要作用，利用是它们的次要作用。此外，无论何时使用，它们都是少数，而不是多数。尽管“从目前各类图书馆特别是综合性图书馆的使用情况来看，涉及公证、婚姻、教育、奖惩、上山下乡等内容档案的利用率较高”，利用这些档案仍然是少数。因为这些档案的当事人不可能都有问题，毕竟也有一些问题，其中许多是历史遗留问题。对于有证据价值的档案，其存在本身就构成了稳定社会、维护国家、社会团体和个人权益的价值。偶尔利用它们解决矛盾，解决纠纷，维护社会公平，是对它们存在价值的检验和肯定。但这种考证和肯定只能是少数。任何人都不想让每个社会组织和个人因为有证据价值的档案的存在而对这些档案的利用产生争议或问题，那样一来，社会稳定就会出现问题。2.为后人而保存。有些档案是为了现在的人们使用的，但不是为了将来的一代和服务而保存的。随着时代的发展，人们的研究正在扩大，我们要注意未来一代人没有受到今天人们的关注。今天人们不注意这些问题，所以不使用这些档案。不可能知道未来的一代什么时候使用。因此，我们能做的就是为后代保留这些档案财富。对于将来的一代，保存意味着有些档案将被保存，但不能在将来很长一段时间内被使用。3.保存文化遗产。档案是真正的历史记录，为了维护国家的本来面貌，被翔实记录。从某种意义上说，档案是维护国家文化和国家文化心理学的感情。因此，档案的保存是维护国家文化的“根”。因此，收集本身也是目的，它可以为人类留下宝贵的文化遗产，存档可以永久保存。

二、档案利用的实施措施

（一）积极提升现代化档案服务水平。在现代社会发展过程中，信息技术的广泛应用使人们工作、生活、学习更加便利。在实际的生活和工作流程中，人们习惯于使用信息技术来分析、应对、解决问题。在实际操作过程中，为了节省时间，很多文件数据用户使用计算机网络搜索信息，因此文件管理部门还必须提高现代文件服务水平。第一，加快档案数据信息的信息化和电子化，使得能够将所有的档案数据存储到计算机中。这样，我们不仅可以减少存档位置的需求，而且可以保持存档信息的完整性和可靠性。第二，大多数档案用户必须使用有效的方法获取档案数据。但是，对于某些档案，如果相关部门和国家的隐私内容有关，相关人员在转换成信息或数据时必须加密信息或数据。

（二）建设档案资源中心。为了有效利用档案，相关资料管理部门应积极建立档案资料中心，不断加强和改善。首先，有关人员应注意加强档案管理，以确保档案的可靠性和完整性。其次，必须加强档案的开放。有关人员应注意档案性质的审计。为了那些拥有开放的自然存档，应该尽量让更多的人能够使用它们。

（三）强化档案资源交流及共享。为了提高档案利用率，最大限度地利用各种档案资源的价值，档案管理部门应当加强交流和沟通，以便共享档案信息，并能为更多的人提供档案资源。进一步扩大档案利用范围，使社会上更多的人能够利用档案。提高档案利用率，提高档案资源的价值和社会影响，能够更好地提高档案资源的功能和价值。