探讨办公室秘书工作中的沟通方式

2019-11-25北京飞机维修工程有限公司刘欣欣

办公室业务 2019年16期

文/北京飞机维修工程有限公司刘欣欣

沟通是人们为了一个既定目标，通过语言和情感的传递，最终完成协商的过程。良好的沟通有利于增强人与人之间的情感和信任度，可以更好更快地解决问题。合资企业的办公室秘书承担着该企业日常活动的安排和对外联系，为了提高企业的办事效率，恰到好处的沟通技巧是其必不可少的一项技能。本文针对合资企业的办公室秘书所面对的不同沟通对象，分别提出了不同的沟通方式，希望能为合资企业办公室秘书的日常沟通提供帮助和指导。

一、合资企业办公室秘书与领导的沟通方式

（一）时刻认清自己的位置。合资企业的办公室秘书要时刻切记自己是领导的辅助，要遵守各项规章制度，认真完成领导分配的任务。对于自己分内的事情要尽职尽责，尽自己最大的努力做到最好。对于分外之事不可擅自做主，必须向自己的上级请示过后，得到领导的批准才可行事。

（二）时刻注意自己的态度，努力做到未雨绸缪。合资企业的领导往往日常工作繁忙，要想成为领导的得力助手，秘书通常需要提前了解和安排领导的行程和工作。在与领导沟通时，秘书要有清楚的思路和头脑，汇报内容条理清晰、简洁明了，这样不但节省领导的宝贵时间，而且提高沟通效率。在工作中要尊重领导，遇到矛盾和不同意见时不可和领导顶撞，要理性对待问题。同时也不可唯命是从，而是要做到不卑不亢，积极与领导协商，帮助领导提出相应对策。

（三）要善于观察，对于不同性格的领导采用不同沟通方式。合资企业办公室秘书在与领导相处过程中要善于观察，了解自己领导的性格与处事方式，形成适合的沟通方式。在与性格冷静的领导相处与沟通时，办公室秘书要多听领导的意见和建议，对待自己的工作认真仔细，努力做到万无一失，一段时间后就会逐渐得到冷静型领导的信任；在与有魄力的领导相处与沟通时，办公室秘书可以大胆提出自己的想法和见解，必要的时候多多展现自己的才能，此种性格的领导多数更赏识性格开朗、善于自荐的工作者。但凡事都要把握一个“度”，过度展现可能会起到反作用。

虽然秘书接触的领导性格十分多样化，但只要秘书人员能够按时完成任务，不断思考与学习，以及应用巧妙的沟通方式，都会得到领导的赏识与信任。

二、合资企业办公室秘书与同事的沟通方式

（一）尊重他人，真诚相待。尊重是待人处事的前提，尊重他人也是尊重自己。办公室秘书在与自己的同事相处过程中，一定要尊重他人的隐私，不在背后议论他人，并且不轻易听信谣言。当与同事在工作中出现分歧时，一定要善于倾听他人的想法和观点，切不可一意孤行。只有做到真诚待人，才会得到对方的信任，从而为自己营造积极的工作环境。

（二）诚实守信，宽以待人。诚信是人与人建立信任的基础，在与同事的相处过程中，要树立诚信的观念，做到“言必信，行必果”。答应别人的事情一定要按时做到，如果有特殊原因没有完成，要诚恳地向对方解释。当与他人产生矛盾时，要懂得宽容，主动与他人化解矛盾，积极取得他人的理解。

（三）谦虚谨慎，注意团队合作精神。在工作中如果遇到困难，要虚心地向自己的同事请教，不要觉得害羞或者不好意思；同时，当自己的同事遇到难题向自己寻求帮助时，办公室秘书也要给予对方力所能及的帮助。在日常工作中，作为办公室秘书，要善于整合大家的意见和建议，相互配合，发挥各自的优势和特长，加强团队精神，这样才会使公司的业绩蒸蒸日上。

三、合资企业办公室秘书与客户的沟通方式

办公室作为合资企业的职能部门，其主要的工作就是接待客户，而负责接待工作的主要是办公室秘书。因此，掌握熟练恰当的沟通方式，是加强公司与客户之间信任度的重要方面。同时，办公室秘书也是合资企业的形象代表，如果缺乏良好的沟通技巧，不但不会取得客户的信任，而且会加剧矛盾，造成不必要的损失。在与客户沟通的过程中，办公室秘书要注意以下技巧：

（一）注意个人形象。好的外表会增加对方对自己的好感度，办公室秘书作为公司的形象代表，要格外注意自己的个人形象。得体的打扮、礼貌的用语、规范的礼仪都是办公室秘书的必要条件。无论客户是何种身份，办公室秘书都要微笑相待，给客户留下好印象。

（二）耐心倾听，积极协调。办公室秘书在与客户沟通交流时，需要关照对方的情绪，做到耐心倾听。特别是当对方带有负面情绪时，秘书要做耐心的听众，了解客户的需求，并分析问题所在，找到能够帮助客户解决难题的方法。如果暂时无法解决问题，应该灵活运用沟通方式与技巧，稳定客户的情绪，进而慢慢商谈解决办法。对于蛮横、不讲道理的客户，办公室秘书要随机应变，使用缓兵之计，委婉地劝说对方，切忌激化矛盾。