新形势下加强干部人事档案管理工作路径研究

文/德州职业技术学院 侯云波

干部人事管理工作是当选干部的基础性工作，在日常选拔、任用干部工作中，记录干部个人经历和成长过程的真实记录，通过相关规定整理起来的个人档案，作为参考的依据，人事干部档案工作服务于社会主义人力资源建设，是进行人力资源管理的重要参考依据，档案管理人员应意识到档案管理工作中出现的问题，加强对干部人事档案的管理，发挥出干部人事档案的资政作用，确保单位人力资源工作的顺利进行，为单位干部考察做好基础性服务工作。

一、新形势下干部人事档案管理工作存在的问题

近年来，干部人事档案管理工作得到了人力资源和行政部门的高度重视，通过把人事档案管理工作列入日常会议中，依据《档案法》等文件的相关规定和上级部门要求，通过开展人事档案目标管理工作，高效进行干部人事档案管理工作。随着社会经济的高速发展，干部人事档案工作中存在的问题越发凸出，需要健全和强化建设力度，进一步完成人事干部档案管理工作。通过分析干部档案管理工作，许多地方和部门对新形势下的干部人事工作重视力度不够，档案管理人员的思想管理观念较为传统滞后，对干部任档案管理工作没有较大的提升，干部人事档案所存储的内容、重要资料都不够全面，需补充的信息远远不够，导致新形势下干部人事档案管理工作进行缓慢。而且许多领导在接收新职员时，对于人事档案不够关心，一些领导干部不重视干部人事档案管理，随着社会主义市场经济的发展，国家人事干部制度的完善，许多人对干部档案管理产生错觉，容易觉得干部档案只是单纯记录干部身份，有跟没有都一样。干部人事档案工作不能面面俱到，对于相关制度机制不采取、不落实。许多地方部门人事档案管理杂乱无章，有些单位档案管理人员不是专职管理档案，聘用的管档人员没有进行专业培训，干部工作发生调动时，不按正常程序办理干部档案，档案管理责任和界限不够清楚，在一些年度考核、工资变动等方面形成的重要档案材料，管理档案人员没有及时按分类标准进行归类，导致归档的材料对于部门人事工作没有起到准确、及时的辅助作用。而且人事档案储存的不够完整，一般人事档案都是由有管档权限的主管部门集中管理，基层单位负责收集整理档案材料，这样在各基层单位收集起来的人事档案材料，在一定程度上不能被及时采用，影响档案的完整。还有干部档案工作信息化建设管理薄弱。较多的时候还是采用手写的方式，整档工序繁琐复杂。计算机管理虽然引入到了许多单位，但是比较普遍的现象是闲置不用，工作人员档案信息化管理氛围不浓，档案室计算机等办公设备老化严重，许多档案管理软件无法安装，很大程度上影响了档案办公效率，而且对专职干部档案工作人员的整体素质及专业培训有待加强。

二、新形势加强干部人事档案管理工作的建议

（一）增强档案管理工作者的责任意识。档案资料是对以往工作学习等所做的总结，主要是为工作提供重要的参考依据。档案作为人员信息最有效的证明，是个人以及国家的重要财富，是人生不可磨灭的部分，作为第一手参考资料，应建立干部档案管理领导小组，定期地对档案管理开展相关监督工作，发现归档的材料中信息存在异议时，应及时做出处理。管档人员要有强烈的责任心，增强责任意识，面对违法乱纪情况，做到严于律己严格按规定办理。按照干部人事管理工作分级，可以体现出对干部档案工作的重视。通过我们收集的一些资料，分析其中的原因得知，领导高度重视的单位，档案管理得较好，领导不重视的单位，整个管理流程就差，产生材料信息不够完整和很多资料不整理的状况。因此，各单位必须加强人员的认知度，督促单位领导提高对干部人事档案管理工作的认识，只有领导重视干部人事档案，管档人员才能在积极进取的档案管理工作中实现自身价值。

（二）提高档案管理工作者的素质。随着人事改革不断深化推进，干部人事档案管理工作的手段也在不断改变，人们对于档案管理的要求也越来越高，因此必须提升干部人事档案管档人员的职业素质，加强对管档人员的各类专业培训，通过参加培训，树立崇高的职业信念，从内心深处提高对档案工作的认识和职业兴趣。转变档案管理人员的思想观念和技能水平的提升，从而提高综合素质和业务能力。对于新参加工作的管档人员，必须进行在岗培训，使管档人员对于制度有一定了解，明确档案管理工作的约束性，才能使干部人事档案工作顺利进行，提高管档人员的重视意识、责任意识，确保工作可以顺利展开。干部档案管理工作至关重要，必须高度重视，单位应选拔政治上可靠、作风正派、责任心强、高学历的共产党员从事干部档案管理工作。未达到此要求的，要分阶段对管档人员进行政治理论及业务知识的培养，领导应该时常关注档案管理人员的工作和学习环境，充分发挥在岗人员的积极性和创造性，对于基础设施和专职管理档案人员，首先要改善工作条件的问题，充分运用计算机等科学技术对档案进行管理，落实干部人事管理档案人员的待遇。

（三）注重干部人事档案管理的作用。干部人事档案是组织人事工作的重点环节，干部人事档案管理是一项基础性和经常性的工作。档案管理人员必须要做到保质和准确。在工作中要与档案材料形成部门经常联系，主动索要档案，并认真检查，对于材料残缺不全和内容不真实的档案，及时修补和退回。在工作中，干部人事档案管理要充分利用价值，建立完善各项干部人事档案管理制度，发挥出档案的作用。以档案作为依据，为单位选人用人提供信息，为单位组织人事工作的开展做好基础性工作。为领导了解职工提供真实准确、全面规范、鲜活及时的信息数据。因此，干部人事档案管理人员要不断改进管理模式，加快进行档案管理的数字化建设，及时维护数据库，使人事管理信息更加全面，有效避免信息丢失的问题，有效提高对信息资源的利用率，同时还有效地确保相关信息的安全。在档案管理工作过程中，也要协调好各部门关系，强化干部人事档案的统一性，严格规章制度的建立与完善，对人事档案信息化管理的建设提供有效的约束和激励机制，使得档案信息化的法制建设得到进一步推动。

（四）加强干部人事档案管理信息化。干部人事档案管理工作，很多还是停留在以纸质载体作为存储的方式，受存档环境因素影响较大，容易出现破损，不易保存。即使有些单位进行了档案管理的信息化改革，档案管理部门配备的计算机也是行政部门淘汰不用的，设备陈旧，因此，干部人事档案管理系统在原来基础上，淘汰陈旧的管理方式，实现信息化管理，把档案资料存储实现数字化方式，进而进行有效的利用，让档案信息资源实现社会共享。目前单位所配备的电子设备中，大多也是用于简单的诸如电子档案目录管理的应用。只用于管档人员的档案日常管理，整体来看缺乏大数据的广泛应用意识，信息化水平也很低，达不到现代信息化的技术要求。因此，我们在利用现代信息技术的同时，需加快过渡到电子档案管理的步伐，各单位要利用现代办公设备，拓宽利用渠道，系统地整理纸质归档材料，转化为可随时调取的电子档案。对于干部人事档案工作信息化，有关部门需进行统一规划和组织，干部人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，必须有先进的电子技术做支撑，通过实践不断改进新的应用技术，及时更新维护大系统平台建设是完成电子新技术的有力保障，是保证资源信息安全的基础，在此基础上，利用大数据分析即可实现单位内部信息资源的共享，又能为单位人才引进、选拔任用等提供客观科学的参考依据

三、总结

新形势下，信息技术不断完善，档案管理技术的手段不断更替，对传统的纸质档案要求整洁、实用，有利于保管和利用，也是干部人事档案服务的基础工作。利用现代管理的方法和手段，借助科技进行信息化管理，做到纸质档案与电子档案双轨并进，相信在数字时代，人事干部档案的工作可以更加科学、合理和有序，为单位组织人事工作以及社会的发展提供更高效便捷的服务。