浅谈校企协同育人模式下二级学院档案管理要点

2019-11-24重庆文理学院左永艳

办公室业务 2019年17期

文/重庆文理学院左永艳

为贯彻落实《国务院办公厅关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》（国办发〔2015〕36号）和《国务院办公厅关于深化产教融合的若干意见》（国办发〔2017〕95号）精神，深化产教融合、产学合作、协同育人，在教育部高教司的大力推动下，上百家企业及高校共同参与到产学合作协同育人项目中来。我校高度重视校企协同育人项目的申报，并取得了可喜的成果。在项目具体实施过程中，会形成大量具有保存价值的档案材料，这些教学档案是校企双方协同育人活动的真实记录，对校企双方提高教学质量，优化合作方案提供了大量原始材料。企业和二级学院共同加强档案管理，能够为双方协同育人活动提供准确可靠的教学信息。

一、传统教育模式下二级学院档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱，制度不健全。二级学院承担一线教学工作，教学工作是学院工作重心。对于档案管理只是停留在基本文件材料的保存，重“藏”轻“用”，因此使单位教职工对档案利用效益知之甚少，更没有形成相关的档案管理制度。首先是档案号不规范，没有分类编号。其次是案卷标题与语法规范不规范，案卷标题的拟写是文书立卷的一个重要环节，组卷的结果往往通过案卷标题体现出来，起到“画龙点睛”的作用。案卷标题的质量，直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用，对档案著录、标引、检索和日常管理，有着重要的意义。还有就是一些案卷缺少卷内目录，同时组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够完善，有的虽建立了相关的管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

（二）档案材料收集不齐全，管理不规范。由于二级学院没有专职档案管理人员，通常由党政办、教学班、学工办等部门兼职档案收集。办公室人员通常未受过档案管理专业培训，加之主要工作任务繁重。因此，造成各部门对材料的收集整理没有统一规范，随意性大，影响档案材料在后续中的使用。

（三）管理技术落后，投入经费不足。当前高校二级学院档案仍以传统纸质档案为主，管理方式以人工为主，辅以保存一定量的电子文档、个人电子信息资料等基础的电子档案材料。由于没有信息化、智能化的档案管理系统，多数纸质档案一旦封存基本就不再打开，根本谈不上对档案材料的开发利用。加上二级学院场地所限，档案材料堆放及处理销毁都存在很大的随意性，影响档案管理质量。档案硬件投入及经费严重不足：近年来，随着科学技术的进步，管理手段也不断进步。而运用计算机网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

二、协同育人模式下二级学院档案管理的要点

（一）构建校企双方档案管理同步机制。在校企协同育人的过程中，需要对档案材料同步管理。二级学院应安排专门的档案管理人员与和企业档案管理人员之间进行沟通。校企双方就合作项目所产生的档案材料应做到同步存储、同步更新。双方档案管理使用统一规范，应保证双方材料完整一致。内容全面、客观、动态对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合双方单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

（二）构建智能化电子档案管理系统。智能化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理，电子档案管理需要提档升级，不能是电子文档的简单保存。需要构建档案信息录入、保存、分类、编目、查询、认证、加密等功能的智能化管理系统，利用相关技术保证文件在传输和处理过程零错误，确保校企双方档案部门所有档案材料的原始性、真实性和准确性，从而确保电子档案的法律凭证地位。档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。另外，在智能化档案管理系统中，加入档案大数据挖掘模块。利用大数据及人工智能等前沿信息技术，对档案信息进行分析处理，更好地为教学服务，提高教学质量。

（三）加强档案管理意识，提升档案管理人员素质。首先学校学院两级领导应该加强档案管理意识，要有提升档案管理工作是为教学工作服务的认识。要充分发挥主观能动性，积极参与到档案管理的“大浪潮”中去，要充分挖掘档案管理人员的职业潜力，引导他们树立新时代的职业道德，配套出台二级学院档案管理制度，制定管理规范。为学院配备专职、专业档案管理人员，提升档案管理人员工资福利，加强管理队伍梯度建设，减少管理人员的流动性。同时要不断提高档案管理人员管理水平及专业素质，档案管理人员要结合档案发展和自身职业水平和专业技能投身到档案管理中，才能不断地提高管理水平，才能为现代化的档案管理“建言献策”。

（四）深入开发利用档案材料的价值。充分运用当前大数据挖掘技术，从档案材料中提取价值信息，切实服务到后续的教学改革中。例如，从各级课程成绩数据及就业数据中分析各科知识点与就业之间的关系，从而优化培养方案，提高就业质量。