信息化时代高校档案管理安全性问题探讨

文/西安工程大学档案馆 李瑛

在现在信息技术不断发展的背景下，信息技术在高校信息档案管理中应用的越来越广泛，信息技术在高校档案技术管理中的作用也越来越大。在信息技术的帮助下，高校档案信息收集、管理与查阅变得十分方便。但是随着网络信息技术的发展，高校档案信息化管理的过程中也出现了很多的问题。因此在实际的档案管理过程中，需要相应的档案管理人员根据实际情况提出解决措施，保证高校档案信息管理的安全性。

一、高校档案信息化管理存在的问题

（一）档案管理保障制度不规范。在档案管理过程中，由于对档案综合管理的认识不够、方法过于单一，各个管理部门之间独自管理档案，不相互合作，不相互沟通，也不进行档案之间的互通与交流，导致档案资料内容不齐全，衔接不通顺，整体上不能相互统一，造成了档案资料的不齐全、不完整。这也从某些方面反映出一些部门不重视档案资料，不关注档案资料的完整度，也没有采取相关措施去完善档案资料，也反映了部分部门不负责任的态度问题。档案一定要具有完整性，一旦缺失就会影响以后相关档案的查找。有些档案资料对于党和政府事业的发展有很大的帮助，但因为档案的缺失导致有价值的档案在需要时无法及时找到，可能会影响一些单位对一些问题的解决进程。另外，档案的不完善会造成相关信息的不完整，信息的缺失不利于对档案进行科学的管理，对新时代企业事业单位的发展有一定的阻碍，也会使企事业单位中的制度无法跟上时代的发展。档案管理属于相关部门的售后整理工作，并不是部门管理的重要岗位，因此，有些部门领导忽视了对档案的管理和保护。

（二）档案管理人员的素质偏低。信息化时代要求高校档案管理人员必须是高素质的人才。要求他们不只是拥有档案管理的意识和知识，更重要的是能够操作多种系统的计算机软件，能够熟练地使用不同的计算机管理软件，学会维护系统，努力提升自身的安全意识，这样才能够保证档案信息的安全性。但是在我国的高校档案管理中，档案管理人员的素质普遍偏低，对于档案管理的安全性意识也偏低，不能够很好地适应现在信息化时代的发展。还有部分高校档案管理人员各方面的能力有所欠缺，没有专业化的信息管理知识。也就是说我国严重缺乏信息管理方面的人才。

（三）档案管理资金不足。在档案信息管理的过程中，很多信息管理与维护都是需要资金的，对于系统的维护需要大量的资金，但是资金的缺乏会严重地影响到档案管理的效率，会影响到对高校档案信息化的管理，很多高校虽然已经建立了相应的信息管理数据库，但是由于各部门之间互相不配合，导致信息管理工作难以正常有序地进行。还有的学校主动寻求外界的帮助，与外面的公司合作开发档案管理软件，用来管理档案数据。但是由于公司与学校的知识层面不同，所以开发出来的软件在实用性方面就有所欠缺。因此为了更好地管理高校的档案数据，就需要高校的档案管理人员强化档案管理意识，加强在档案管理方面的投资，这样才能够更好地对高校档案进行信息化管理。

三、高校档案信息化管理安全性的措施

（一）提升领导信息化档案管理的意识。首先，应通过对档案法律法规的宣传，使领导意识到档案管理工作的重要性，从而得到相关部门领导的支持和认可，让相关部门领导重视对档案的保护，从实际出发，与实际相结合，加强对档案法律法规的执行力度。其次，各级管理部门不仅要加大对相关工作人员的培训，也不应该忽视对相关领导的培训。这样才能使部门领导重视档案管理工作。最后，相关的档案管理机构应根据时代的发展需求对档案管理工作做出相应的改革措施，建立起一套完整的管理制度，用来管理档案。要想要做好档案的管理工作就需要在思想上意识到档案管理的重要性，并且需要在实际中做好相应的管理工作。在档案管理过程中如果出现了问题，一定要及时地进行相应的调整，确保档案管理工作的顺利开展。一方面，负责档案管理的工作人员一定要具有强烈的责任心，在日常生活中做好档案的管理工作。只有档案管理的领导和工作人员都能够意识到档案管理的重要性，才能够保证档案管理工作顺利地开展。另一方面，有关部门也可以提高档案管理部门人员的福利待遇，加大对档案管理的投入，以此来激励相关工作人员更好地完成本职工作。档案管理人员要在心里对档案管理工作重视起来，坚持遵守自己的职责，不断地根据档案管理的现状对档案管理工作做出相应的改变，以便更好地展开档案管理工作。

（二）规范化档案管理方式。在对档案进行管理的过程中需要做到规范化，使得档案管理的效率得到提升。在对档案进行整理与分类的过程中需要制定相应的档案分类整理的制度与原则，科学合理地对档案进行归类管理，在有序并且制度化的状态下对众多的档案进行分类管理。具体的就是在档案管理统一制度的基础之上制定档案管理标准，使档案管理能够更加符合单位实际的发展特点，这样的方式也能够使得单位中的档案管理工作更加规范与具体。在进行档案整理的过程中，工作人员需要找出档案管理工作中存在的问题，对存在的问题进行深入的分析，使得档案管理能够更好地满足单位的发展需求。在管理工作中逐渐提高档案管理的稳定性，使得档案管理工作能够更好地进行。在实际的档案管理工作中需要对档案管理进行明确的分工，将各个方面责任都落实到个人身上，增加工作人员的责任心，增加工作人员对档案管理工作的重视度。

（三）加强监督确保信息安全。档案管理的信息化必须要有效地处理好文件的隐私性与开放性之间的关系，注重保护档案的知识产权。随着信息化不断地发展，现在的信息之间的距离变得越来越近了，相应的信息之间的保密性也受到了一定的挑战。档案管理部门既需要做好内外部的管理又需要解决好档案的信息化建设问题，这样才能够更好地保证档案信息的安全。档案管理部门必须要提高安全意识，对相应的计算机档案进行管理，提高计算机管理的意识，这样就能够有效地提升计算机档案的安全性。与此同时，还必须要保证档案信息的有效性，档案管理人员一定要保证档案管理数据信息的有效性，确保信息数据能够有效传输。另一方面，相关的信息管理部门一定要制定安全保障制度，这样才能够更好地保证档案信息的有效性和安全性。只有保证档案信息的有效性，遵守相关安全保密制度，才能够更好地保证档案信息的安全性，才能够更好地管理高校的档案信息。

四、结束语

高校学生档案是学生在校期间形成的，反映个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。高校档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。高校档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。高校信息管理是社会发展的必然选择，现阶段的教学任务就是处理好信息时代高校档案管理的安全性，这是时代赋予高校信息管理的任务。在信息化的管理下，高校档案管理工作变得更加简单，处理信息的速度变得更加高效。但是在享受着信息带来的便利的同时，高校档案信息管理工作也面临着很多的挑战，其安全性受到严重的威胁。因此，高校信息档案管理部门应该加大对信息档案的管理力度，高效率地管理高校档案。