文书档案的收集、整理和利用

文/安徽省六安市舒城县水利局 陈少庆

当前，我们虽然已经意识到强化文书档案收集、整理和利用的必要性，但是在实际工作中，还面临着诸多实际性的问题，需要我们强化以下工作的开展，提升文书档案的收集、整理和利用水平。

一、找准文书档案管理中的不足

（一）管理制度。其存在诸多不完善的地方，尤其是在文书档案收集管理方面缺乏长效机制，在管理分类上也不完善，在文书档案管理中，所建立的规章制度没能统一，很多单位都是根据自身的经验来进行文书档案的收集，而法律法规对其的约束几乎没有，久而久之就会导致文书档案缺失。

（二）意识方面。在文书档案管理意识上较为薄弱，将文书档案管理工作作为可有可无的工作，忽视文书档案管理工作的开展，在文书档案的收集、整理和利用上严重不足，使得文书档案的作用难以有效的发挥，利用率低下。尤其是在新时期，在文书档案归档管理中更加注重数字化和信息化的今天，由于文书档案管理人员自身缺乏与时俱进的意识，导致文书档案管理具有较强的滞后性，极大地影响了文书档案的信息化建设。

（三）人员方面。虽然意识到了加大人才的培养力度，但是文书档案管理人员方面则忽视对其专业素质的提升，导致文书档案管理人员自身的专业水平较低，使得文书档案管理的系统性难以有效提升，在文书档案管理能力上较差，创新力度较为缺乏。

（四）软件方面。在文书档案管理方面的投入严重不足，导致文书档案的管理设备较为陈旧，所采用的管理技术手段较为落后，文书档案的信息化程度较低，很多文书档案都是采取手工的方式进行，导致文书档案开发利用严重滞后。虽然近年来得到了较大的改进和完善，但是大都是在硬件方面的改进，而在软件方面的投入则不足，尤其是在软件与系统的兼容性和安全性方面的问题较为突出，导致整个软件系统的运行可能出现瘫痪，导致文书档案资料消失、损毁，甚至有被窃取的风险。

二、切实加强文书档案的收集、整理和利用

（一）加大文书档案收集、整理力度，着力实现依法归档。为促进文书档案管理成效的提升，首先就必须意识到加强文书档案管理的重要性，并在文书档案收集、整理中加大对其的投入，着力达到依法归档的目的。在文书档案收集、整理中，需要在制度、意识、人员、硬件四个方面加大对其的投入力度，并确保整个文书档案管理工作的开展，着力实现依法归档的，切实加强文书档案法的学习，提升文书档案管理人员的管理意识，完善现有的管理制度，在资金上加大投入力度，强化硬件环境的改善，注重人员的培训，为促进文书档案管理成效的提升奠定坚实的基础。1.坚持事前谋划为先。要做到任何一项工作，都需要科学全面地谋划，做好充分准备，为后续管理奠定坚实的基础，这样才能确保文书档案管理工作取得实实在在的效果。针对不同档案类型的隐私程度不同，制定相应的制度，将公开和涉密类档案的查阅权限予以区别，科学分级分类，还要合理安排查阅过程中的控制。2.坚持事中控制为主。要根据工作的流程，科学制定文书档案管理的具体流程，确保文书档案管理科学化、高效化运作。在文书档案管理过程中，要突出重点，针对重点岗位、重要工种、关键环节、薄弱环节，采取全程化重点跟踪，确保各块文书档案收集更加及时完备。可以采取先尝试运行，根据运行中出现的具体问题，再进行调整和逐步完善，使所制定的制度更为科学高效。3.事后控制为要。针对各块工程的流程不同，加强档案后续管理的方式方法也不尽相同。要切实做好文书档案的登记、收集和整理，在后续工作中，要切实做好档案查询、借阅、保管、销毁和保密等工作。

（二）完善文书档案收集、整理和利用体系。为了更规范化地对文书档案进行管理，就必须不断完善现有的文书档案收集、整理和利用体系，制定完善的收集、整理和利用制度，所有文书档案材料都必须进行集中、统一的管理和考核，确保文书档案管理和各项业务得到同步考核、评价和发展。这就需要在文书档案体系完善中，对每个环节的文书档案管理人员在文书档案收集、整理和利用方面切实注重自身职责的履行，各方面之间要保持高度的默契和配合，才能更好地促进整个文书档案体系的完善和优化。

（三）加强文书档案信息化建设工作的开展。针对目前在文书档案信息化建设严重不足的现状下，需要在切实加强纸质文书档案管理和保管的基础上，循序渐进地实施文书档案的信息化建设步伐，将文书档案逐步变成电子化的文书档案，促进文书档案信息化的建设。但是信息化建设并非将传统的纸质文书档案录入信息系统之中。而是在将文书档案信息进行分类的基础上，有针对性地对文书档案保护等级进行确定，并对其安全性进行提升，不断地提高其建设成效，促进文书档案作用的发挥。文书档案的信息化建设应一直坚持以数字化为重点。首先将数字化当作文书档案管理的发展方向，并同时以文书档案的网络化为基础，把文书档案信息化资源的整合和可视化当作目的。其次在以数字化资源为核心的前提下，还需将视野放在完善管理体系方面中来，不断提高文书档案管理能力，利用构建图文一体的文书档案管理登记模式，提高文书档案应用率。除此之外，在以数字化为资源核心前提下，还需保证统计业务实现办公自动化，在此基础上，实现部门内信息资源共享。

（四）注重文书档案的开发利用和社会效益的发挥。文书档案管理的最终目的在于充分利用文书档案。这就需要文书档案管理人员致力于服务意识的树立，并从多方面加强文书档案信息资源的开发，这样就能更好地利用文书档案开发、建设和管理工作上提供服务，并积极开展多元化的科研活动，加强信息资源的深度开发与加工，为文书档案利用详细、真实、多方面和多层次的信息，注重文书档案信息利用的反馈与管理，尽可能地将文书档案的社会效益发挥出来。但不管是开发利用，还是日常运行，信息化的发展已成大趋势，所以我们必须切实加强对其全程的安全管理，切实做好文书档案权限的设置，确保文书档案资料的安全，尤其是保密资料，必须在人防和技防基础上有机地结合起来，提高其开发利用的成效。

（五）创新文书档案管理模式。对过去文书档案管理方式进行创新，文书档案管理需朝着科学化管理发展。创建庞大规模的数据资源系统与数据处理系统。构建文书档案管理的数字化模型，用全新的方式，通过对庞大数据进行分析，成为档案部门特有的一种全新型的服务功能。因此，文书档案实现科学化管理还需对现有信息资源进行合理整合。在重视信息资源整合过程中，首先，需从根本上解决，文书档案科学化管理中信息零散的问题，在此过程中，如想保证文书档案管理能更高效，便需对整体格局进行优化，只有解决资源零散问题，才可以提升管理效率。除此之外，工作人员在对信息资源进行整合的过程中，还需重视强化文书档案管理结构性，尽量防止信息的零散性和不确定性，对工作进行不断总结，只有这样才能不断进步，充分做好文书档案管理工作，不断完善，提升文书档案管理的信息化发展。

三、结语

综上所述，在目前的文书档案收集、整理和利用中，还存在诸多方面的问题和不足，将影响档案管理的成效。这就需要我们在日常文书档案管理工作中，不断地完善和优化，切实注重上述工作的开展，切实提升文书档案管理效率。尤其是要朝着数字化和信息化文书档案管理方向发展，并注重自身专业技术知识的提升，在文书档案归档管理工作上不断强化和完善，实现对其的高效利用。