新形势下企业档案管理信息化建设趋势探究

文/中国铁路成都局集团有限公司 邓学国

一、信息化建设在企业档案管理中的优越性

（一）方便档案信息管理。随着经济的发展和政治的民主化，人们的档案意识有了一定程度的提高，档案信息的用户群体也逐渐庞大，用户类型随之增加，相应的档案信息的管理方式就要与之适应，采用不同的管理方式。由于现代化档案信息管理工作对档案工作人员的要求较高，当下缺少现代高技术人才，复杂的档案工作疏于管理。对企业档案管理工作进行信息化建设，能够解放一部分人力，方便档案信息的管理档案资源的开发利用。

（二）信息利用专业化。档案信息用户的增加使档案管理工作的范围逐渐扩大，由于档案管理类型日渐丰富，档案管理显示出了不同特性的变化。信息包含的内容可能会因为资源的剧增而不够准确，可能还会存在冗余信息和虚假信息，信息化建设能够使用户需求向精品化、个性化及专业化的形式发展。在有效降低企业管理档案的成本的同时，有效延长管理期限，使管理操作更加系统，使信息利用更加专业。

二、目前企业档案管理工作存在的问题

（一）企业缺乏重视。目前，部分企业并没有认识到企业档案管理工作的重要性，没有对档案管理予以应有的重视，企业的领导对信息技术的优越性缺乏认识，对信息技术的投入不足，档案管理信息化建设流于形式，没有真正建设起来，也不能发挥它对于企业的真正作用。

（二）管理人员能力缺失。现代化的档案信息管理随着科学技术水平的提高对档案管理工作人员的要求越来越高，企业更加需要聘用高知识水平的工作人员，但是，当下企业的档案部门缺少的就是现代高技术人才，使得现代化的设备不能发挥作用。档案管理工作人员的综合素质和接受能力直接影响到企业的信息化水平，管理人员缺乏扎实的理论基础和相关的实践经验，档案管理工作的效率和质量不能提升。而且，由于一些企业体制特殊，档案管理人员的选拔过于草率，缺乏责任意识，影响档案管理工作的信息化建设。

（三）规划不清晰。企业的档案管理工作不是一件小事，需要长期而又系统地开展，因此，对于信息化建设要先进行规划。没有工作规划，档案管理工作的开展就会像无头苍蝇一样，眉毛胡子一把抓，这样就会使工作的效率低下，管理的效果也不如人意。如果工作人员没有责任意识的话，信息化建设可能就会变得虎头蛇尾，最后仓促结束，既浪费时间精力又起不到作用。

（四）管理体系不健全。行之有效的管理体系是企业档案管理工作进行信息化建设的关键，只对档案进行整理，忽视管理的话就不能发挥出档案信息建设的作用，也不利于档案管理技术的进步，不利于提升工作效率，还增大了档案遗失和损毁的概率，为后期的档案查阅和调用带来阻碍。

三、推进企业档案管理信息化建设

（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度。在企业发展的新阶段，对于企业档案管理开展信息化建设首先要转变传统的管理观念，提高对企业的档案管理信息化建设的重视程度。企业的领导层和负责信息化建设的管理人员应该转变观念，认识到档案管理信息化建设的重要性，为信息化建设工作的开展提供一定程度的人力、物力和财力的支持，积极为企业的档案管理部门引进信息云端存储技术和网络数据库技术等先进技术，还可以和一些企业展开合作，学习其他企业的技术，还可以引进其他企业的先进设备。企业领导者要聘用一些高知识水平的档案管理人才，或者为企业中的成员提供学习和进修的机会，为档案管理信息化建设提供专业的人才队伍。管理人员和相关的工作人员要对档案管理信息化建设的重要性有一个清晰的认识，转变陈旧的管理观念和学习观念，顺应企业发展的趋势，学习相关知识和技术，充实和完善自己，深化对数据化管理和相关技术的学习，从而促进企业档案管理信息化建设的进一步发展。

（二）提升管理工作人员的综合素质。人是工作的主体，没有高素质的管理人员，企业档案管理工作就无法实现信息化建设，因此，必须要提升档案管理人员的综合素质和技术水平。首先，加强企业管理人员对现代网络技术、数据库技术和信息云端存储技术的理解和掌握能力，对档案管理人员组织培训，加强对专业知识和操作技能的培训，并实行奖惩制度，对于积极参加培训并取得明显进步的人员给予奖励，提高工作人员的积极性，提升企业职员的综合素质和技术能力。其次，企业可以积极地引进档案管理工作能力强的人才，对他们予以高薪聘用或者请他们对本企业的管理工作人员进行培训，传授工作经验，使企业的档案管理工作跟进时代发展的步伐，和新时期的技术标准接轨，提升企业档案管理工作的效率。最后，培养职员的职业道德感和工作责任心，使管理人员转变陈旧的观念，正确认知档案管理工作，对档案管理工作的重要性和必要性予以宣传教育，让职员在学习中提升对档案管理工作的重视程度，从而树立起对信息化建设工作的责任心，认真对待工作，严谨地完成档案管理工作，提高工作的效率和质量。

（三）制订合理的工作规划。为了确保企业档案管理工作的有序开展，就要为管理信息化建设进行规划，制订科学合理的工作计划，保证工作按照程序有序进行。首先，要对档案管理工作的具体操作和流程予以明确的规定，严格规范具体操作，并在对管理人员的培训中予以体现，让管理人员提升自己的操作水平，同时明确工作的流程，约束工作人员按照规定的流程进行操作。其次，要对操作过程予以监督和控制，防止操作不规范行为，保证操作的规范和工作流程的正确，从而防止信息录入错误和查询不便等问题。最后，要对企业档案管理程序和系统进行养护，尤其是网络信息库的维护和管理，要想保持企业档案管理信息化建设的持续有效，就要保证信息化建设相关的网络设备始终保持良好的状态，维持工作的稳定性，保证信息化建设工作的顺利进行。

（四）建立和完善档案管理体系。缺乏系统的理论化的管理体系就会使工作缺乏指导，从而导致在档案管理工作中出现很多不规范的行为，拖慢档案管理信息化建设的工作进度。因此，在企业档案管理的信息化建设的过程中，需要建立一个完善的管理体系。管理体系应该具有系统性和全面性，既要保证档案管理工作的正常运转，又要防止特殊情况阻碍信息化建设。这个管理体系要包含工作的各个方面，从而对工作人员的行为予以规范，防止工作人员的不法行为。同时，要加快建设档案管理机制，使企业档案管理部门独立，从而使各个部门的管理职责更加明确。

四、结束语

信息技术的发展给我国企业的生存和发展带来了很大的机遇，企业应该迎合时代发展的浪潮，在企业的档案管理工作中科学合理地应用信息技术，对档案管理进行信息化建设，以服务企业发展。上文中，我们分析了新形势下企业档案管理进行信息化建设的重要性和当前企业的档案管理工作面临的问题，进而分析了应该如何顺应时代趋势，对企业档案管理进行信息化建设。企业应该根据自身发展的情况，对档案管理的信息化建设制订与企业相适应的策略，从而真正地发挥出档案管理工作对企业发展的重要作用。