档案管理信息网络型体系创新研究

2019-11-24西安水务集团有限责任公司徐文

办公室业务 2019年17期

文/西安水务（集团）有限责任公司徐文

当下，传统的档案管理模式正在被信息网络管理技术所代替，因为这更适应时代的需求。档案管理工作是很多公司的基本工作，国家等重要的工作像人口普查、网民数量等等大数据方面的工作都离不开信息网络型的档案管理。信息网络技术的应用给了档案管理极大的方便，与此同时也带来了相当多的问题，本文将一一探讨。

一、档案管理信息网络型体系创新的必要性

（一）信息化、网络化对传统档案管理的冲击。传统的档案管理依赖于纸质，档案的分类和排序都要人为操作，并且公司要配上一个专门的档案室，占据了不小的空间，相比之下，信息网络型的档案管理非常简便快捷，仅仅需要一台计算机就可以将全部人员的全部信息全部记录在内。其次人员信息的调查更改等依赖于普通的办公室软件就可以十分方便调用和更改。最后档案可以统一做成一个文件夹，传输方面只要有网络，无论你在哪里想要使用，一键发送即可。传统的档案管理是将有限的资料存储在有限的空间里，而信息网络型的档案管理是将有限的资料存储在无限的空间里。这些只是技术层次上信息网络型的档案管理跟传统的档案管理的区别。

（二）信息网络型的档案管理的体系概念。当今时代的飞速发展以及公司科技化的管理模式要求档案管理做到信息化和网络化。网络化就是要做到将网络建成信息传递的媒介和平台，可以快速地对信息进行有效的传递。信息化是要做到汇总所有人员信息。信息网络型档案管理体系的最终目的是实现信息的全部公开，打开人们固有的狭隘意识，行业之间可以资源共享，最后达到社会共享档案的目的。

（三）只有走创新的道路才可以打破桎梏。改革开放以来制定的对于档案管理的要求规定原则一直沿用至今，管理模式已经相当落后。管理机制停滞不前，管理手段非常单一。最重要的一点由于传统档案管理采用纸质管理，很容易造成文件的损坏，可能被潮湿的天气把字迹涂抹去，或者被鼠、虫破坏等等。传统的档案管理利用率低下，打个比方，公司要派人去接待外商，想要选取英语较好的工作人员，基本上公司会把这个任务安排给中层领导，让领导直接推荐人，而不是通过档案的提取和调查，看看专人信息，最后得出结果，所以传统的档案管理基本上在公司中属于闲职工作，也是公司安排养老人员的岗位。但是随着社会的发展，时代对于档案管理已经提出了具体要求，如果公司不创新档案管理模式，必然会造成重大损失。只有不断创新档案管理模式，才能更好地迎接经济全球化、信息公开化等多方面的挑战。

二、档案管理信息网络型体系建立的基本要素

（一）工作机制的开放化。封闭的系统会带来很僵硬的模式，不适合当前时代的发展。其次人才结构的层次化，在档案管理中，通常女性往往占据着主体地位，而且同事与同事之间没有明显的上下层关系，最终可能导致出现了问题却不知道该找谁负责，即高层的管理人员太少，并且结构老龄化严重，现在虽然档案管理方面只招收年轻人，但是其专业技术以及学历都没有达标，特别是外语方面。

（二）档案的性质。除了各个人事的基本信息外，档案整合的内容应该跟公司或者机关息息相关，只要有关系的档案都可以整理进来，档案管理的信息网络型是不怕内容多。最重要的它可以整合归纳公司最重要的东西，比如签订的合同、签署的文件等，尤其是行政机关通过档案管理的信息网络型体系可以实现行政信息公开化，让人民真正地了解行政机关的运作方式，让百姓知道出了问题，到底应该找哪个相关部门。

三、档案管理信息网络型体系的完善对策

首先档案管理人员要有观念上的创新，要敢于接受档案管理的信息网络型体系的出现，并将它推动起来，不可以故步自封，沉迷在自己的老一套方式方法中。其次管理方式要创新，要逐步地完全使用电子信息技术，纸张将完全脱离档案管理，实现档案管理的科学化、现代化、信息化、规范化。再次要实现技术水平上的创新，档案管理人员在做好档案管理体系后，要对它进行不断的完善和改革，公司可以实施鼓励政策，对于创新人员给予丰富的奖励。最后档案管理人员要不断学习不断进步，多加学习与自己相关的专业知识，提高自己的科学文化水平，向新世纪的高科技人才迈进。