“互联网+”背景下高校档案管理工作方式

2019-11-23

办公室业务 2019年12期

国务院于2015年7月印发了《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，意味着“互联网+”正式上升为国家战略计划。“互联网+”的发展，代表了新型的经济形态，以互联网作为技术支持，同传统各行各业相结合，优化了工作流程、重建了业务体系，将传统行业的生产力大大提高。作为高校档案管理，也应当紧跟时代发展的趋势，主动将互联网同档案管理结合起来，从而满足新时代的档案管理需求。

一、高校档案管理面临的困境

（一）档案管理工作存在滞后性。因档案的工作性质存在滞后性，同时是一门游离的边缘学科，高校的领导层在推进数字化校园建设的时候，往往忽略了档案管理数字化的工作。同时由于滞后的工作，财务、人事、教务等多个部门与档案管理部门对接时，会存在抵触情绪，拒绝配合工作的推进。如此不仅使得档案管理工作更加滞后，也使得档案管理工作愈发被边缘化，失去了本应承担的责任和作用。

（二）缺乏必要的硬件、软件支撑。在“互联网+”背景下，数字化建设离不开硬件和软件的支撑，但硬件和软件的资金投入较大，使得数字化档案的建设缺少必要的支撑。即便进行了数字化建设工作，许多高校也只是将纸质档案转成图片存在服务器上，缺乏相应的软件支撑，对于档案中所包含的丰富信息依旧不能够加以利用。硬件和软件的缺位，使得档案数字化建设以及在“互联网+”背景下的发展初衷是相违背的。

（三）档案管理人员自身技能不足。在高校档案管理部门，专业的档案管理、信息情报学及计算机专业的人员较少，专业素养和技能都存在很大的不足，不能够从容应对“互联网+”背景下档案管理工作的需要，使得内部改革的动力严重不足。

二、“互联网+”背景下高校档案管理的应用前景

在“互联网+”发展趋势下，档案的管理工作从单纯的纸质档案管理、信息的传递，逐步转变角色参与到管理活动中来，同时将档案信息做到实时更新和使用。当信息建设完备的时候，可以通过局域网建设，实现B/S端的节约浏览，不仅节省了人力成本，纸质档案在电子信息化以后可以集中码放，节省大量存储空间，同时能够实现信息的保管、利用以及权限的全面管理，拓宽档案服务的广度，更有利于信息利用和信息隐私安全之间的平衡。

三、“互联网+”背景下高校档案管理工作方式的突破策略

（一）建立档案信息管理标准化体系。根据本校长期的发展规划，在档案管理信息化建设的前期阶段，就参照国家《电子文档归档与管理规范》及相关规范性文件，将档案信息进行标准的、规范的编号，并制定一系列的工作流程，以便为后续的档案管理发展做出预留空间，满足日后发展的需要。

（二）建立利于信息利用的结构化信息程序。电子信息化的档案内容，能够编辑成结构化语言程序的尽量做到结构化，以便后续的信息检索和数据提取使用。因为，结构化的计算机语言程序，才是计算机能够充分识别和利用的信息，具有实用价值；不能够编辑成结构化语言程序的档案信息内容，应能够做到全文历遍检索，或是关键字作为提示主体内容的建设模式。

（三）提要业务人员水平。档案管理工作人员的业务能力，直接关系到整个高校档案管理工作的开展深度和广度，只有不断提高业务人员的专业水平，吸收专业对口的人员，特别是图书馆学专业、信息情报学专业和信息管理等专业的毕业生，优化科室人员的组成结构，才能够切实有效地提高档案管理工作的质量，突破传统的工作局限，紧跟互联网时代发展的步伐。

（四）做好信息安全的防护。信息安全的防护工作主要有两个方面：首先，在建设信息化档案管理系统的时候，要选择安全可靠的存储服务器，能够高效保证7天×24小时不间断工作，同时在数据备份方面应力求做到准确，甚至能够实时备份，防止数据的丢失。其次，数据的安全还包括了使用方面的安全，管理人员应根据不同人群，做好数据分层分级的权限分配，电子化借阅的档案应在图片上标明时间和用途水印，方便查宗溯源，防止信息的泄露。