如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化

进入信息化时代，随着我国企业管理日趋规范，行政管理、办公室业务等各项工作也逐渐朝着规范化与标准化方向发展。所以，企业想要在激烈的市场竞争中更加稳健发展，需要充分认识到文秘、档案管理等行政工作对企业发展的重要作用，并给予一定的重视与关注。实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，可以有效提升企业管理质量与管理效率，促使企业更好更快发展。所以，本文对加强文秘工作与文书档案管理工作一体化措施等内容进行相应阐述。

一、文秘工作与文书档案管理工作一体化概述

在科学技术迅猛发展的大背景下，先进的网络信息技术得到快速普及应用，为人们生活带来极大便利，也为企业当中文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化，通常情况下会被称为文档一体化。企业对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用，将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合，能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化，进而能够对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督，促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。

二、文秘工作与文书档案管理工作的关系阐述

文秘工作与文书档案管理工作，两者之间在很大程度上是相互联系的，但是同时也在一定程度上彼此独立。文秘工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文秘工作的重要内容之一，是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存，所以，可以将文书档案的管理视为公文发布以后的延续工作。由此可以看出，文秘工作与文书档案管理工作两者之间通过公文这一主体紧密联系起来。如果想要保证文书档案管理工作的顺利展开，就需要从公文拟定、处理环节做出严格要求与规范。公文处理工作是做好文书档案管理工作的基础，也是关键。公文处理工作的好坏在很大程度上会对文书档案管理工作造成一定影响，因此，公文处理工作的规范化、标准化是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的重点。在社会科学技术快速发展的背景下，企业档案管理工作也逐渐朝着电子化、体系化方向发展。文档一体化的管理模式主要是从文秘工作与文书档案管理工作的大局着手，在公文生成、公文归档、公文检索、公文查阅等各项工作中对现代办公自动化技术等进行充分利用。如果想使档案资料的真实性与准确性得到保障，同时发挥档案最大价值，就需要企业各相关工作人员在进行档案录入与档案输出时，严格按照统一的标准流程展开。这样做的好处在于，不仅可以提升工作效率、提高工作质量，还可以促使文秘工作与文书档案管理工作向着规范化、标准化方向发展，促进企业行政管理更加科学有效。

三、加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施

（一）明确管理意识。要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。

（二）强化文书立卷工作。在企业文书档案管理工作中，文书立卷在其中占据重要位置。文书立卷工作能够保证文书档案的体系化与标准化，在文秘工作与档案管理工作之间发挥着衔接作用。文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定良好的基础。二是强化文书立卷工作的规范化、智能化、日常化管理。现在很多企业开始使用电子档案管理系统，这就要求相关人员不仅要对纸质公文档案资料进行及时收集整理、统一装订、分类排列、编号装盒，还要及时进行电子公文档案资料的整理归档，同时要确保电子档案与纸质档案完整、准确、一致。三是持续强化并落实相关工作人员的岗位职责，做到文秘工作人员与文书档案管理工作人员之间既相互帮助、互相协作，又分工明确、职责清晰，确保在展开文书立卷工作时，能够严格按照工作程序展开，保证最终公文资料的真实性与准确性，为企业后续文书档案管理工作提供保障。

（三）促进标准化建设。要想更好实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，需要进一步推动文秘工作与文书档案管理工作标准化建设。文秘工作与文书档案管理工作标准化建设需要严格按照国家相关规定展开，与此同时，需要因企制宜，结合企业文书档案管理工作以及文秘工作的实际情况，加强对外部影响因素的分析与研究，构建统一标准。保证文秘工作与文书档案管理工作一体化软件的实用性与通用性，加强综合管理工作。这样可以在很大程度上实现文书资料与档案管理之间的有效衔接，在企业当中实现资源共享，保证各项资源能够充分发挥自身的优势与作用，促进企业更好发展。除此之外，需要在企业内部针对文秘工作与文书档案管理工作一体化构建管理体制，各工作人员之间需要加强交流与沟通。管理部门要针对文秘工作以及文书档案管理工作加强监督与管理，强化日常考核，促使相关人员在实现文秘工作与文书档案管理工作一体化建设中积极主动作为，充分发挥自身作用。

四、结语

综上所述，实现文秘工作与文书档案管理工作一体化是增强企业行政管理、实现更好发展的必备条件。文秘工作与文书档案管理工作一体化，是企业高质量发展的必然选择。所以，企业领导者需要给予一体化工作高度的重视与关注，做好对相关人员的教育、引导、培训工作，培养一批具备一体化意识、具有较强业务能力的工作人员，为推动企业在新时期的可持续发展做好智力保障工作。