公安档案管理信息化面临的困境与出路

2019-11-23

办公室业务 2019年12期

公安档案管理工作的信息化建设就是利用计算机技术，将纸质档案转为电子档案，最终实现网上公安档案的信息资源共享。所以在现在的科技发展和建设中，公安档案的信息化建设，已经成为了必然的趋势，要进行信息化建设，公安档案管理工作才能够与时俱进，获得发展。

一、新时期公安档案管理信息化存在的困境

（一）档案管理人员的业务素质参差不齐。公安档案管理者和相关人员的专业素质能力出现不尽人意的现象，政策性方面的内容缺乏一定的指引和导向作用，专业技术性的工作更是要求较高，但是公安档案管理者往往专业素质能力较差，人员素质存在偏低的现象，导致管理效果较为落后。档案管理人员的素质能力较差，需要管理人员提升专业化的素质能力，对现有的管理给予高度的重视，才能使得公安档案管理紧跟时代的发展。公安档案管理人员由于岗位变动时有发生，将会使得岗位内容随时发生变化，导致人员业务素质能力高低不一，最终影响到档案的有效管理。

（二）档案管理的方法单一。公安档案管理由于人员变动较大，使得管理方法较为落后，导致管理上的难度较大，从而影响到管理。从传统的公安档案管理来看，很多管理方法较为单一，管理的效率较低，需要从方式方法上给予高度关注，并进行全面的改良与创新，才能使得管理达到一定的效果。实践中，公安档案管理还需要在方法上给予创新，注重方法的改进，但是就传统上的管理来看，很多方法已经不能与时俱进，缺乏管理上的统一机制，难以面对庞大的档案管理系统。高层领导者要注重给予高度的认识，注重加大人力、物力和财力方面的投入，注重建设相关档案管理的日常维护内容，才能使得档案管理更加高效。档案管理工作需要领导层给予高度的认知，需要加强相关档案的完整性，才能使得公安档案管理更好地发展。

二、公安档案管理信息化的出路

（一）重视档案管理。行政公安档案管理人员应注重将档案管理列入工作日程中，建立一些具有针对性的管理措施，从人员分配、监督考核等方面，开展具体规范的档案管理工作。在人员分配过程中，要注重树立档案管理人员的保密意识，适当进行保密教育活动，做好档案的解密划控与保管期限的明确工作，对文件进行销毁的过程中，要严格进行鉴定监督。在制定考核机制时，应结合行政单位的实际特点，通过升降级来对工作人员进行动态管理。参考国家档案质量的相关标准体系，积极实施符合自身档案管理需求的评价体系，明确档案工作的基本框架，为档案管理质量提供有力保障。

（二）完善管理机制，建立档案管理制度。公安档案管理机制是开展档案管理工作的重要保障，通过建立档案管理的各项制度，可以详细划分工作人员的工作内容，使工作人员能够按照要求积极落实档案管理工作。工作人员在创新档案管理的工作方法时，首先，应当建立健全档案管理制度，为档案管理工作提供秩序，使工作人员能够按照流程完成工作。其次，应当加强档案管理工作的落实力度，使公安档案能够实现制度化管理目标，提升档案信息的使用效率。最后，应当建立相应的奖惩机制，使工作人员能够积极开展工作，提高工作人员的工作质量。通过完善管理机制建立档案管理制度，可以给予工作人员明确的工作方向，使工作人员能够有序开展工作内容，提升工作人员的工作积极性，推动公安档案管理工作的建设发展。

（三）完善管理信息化建设。在信息化技术快速发展的今天，公安也开始提升管理的信息化水平，档案作为公安的重要组成部分，急需在工作过程中提高信息化水平，使其更好地满足管理服务需求，更便捷地为公安的发展服务，从根本上使得档案的使用寿命得到提高。信息化系统的应用，可以使档案提取的速度加快，通过网络使档案以数据的形式进行传输，弥补纸质档案在传递过程的不足，使档案管理更具有实效性。档案可以通过一些先进的科技设备，转化成电子资料，存储在计算机中，实现档案的纸质与电子版相结合的管理模式，更好地避免因纸质的破损导致的内容丢失。现代信息处理技术不仅可以将文字、图片转化为数据，更可以将声音、影像进行保存，使档案保存的水平提升，质量满足单位的需求。档案管理应不断顺应时代发展趋势，在公安信息共享平台不断完善的同时，将不涉及单位机密的档案发布至互联网上，创新档案管理模式，以更加便捷的方式满足社会需求，更好地服务于档案使用人员，实现资源的共享，为档案管理的发展创造条件，在工作效率提升的基础上，将档案的质量带入了一个新高度，丰富档案资源的使用渠道。