浅谈档案安全保密与利用的关系

孟婧媛

摘 要：本文主要阐述了档案保密工作的重要意义，从档案保密过程、档案利用等方面提出了做好档案保密工作的具体措施，与此同时还要做好档案保密与开发利用之间的关系，在保全国家秘密和利益的基础之上更好地发挥档案的利用价值，以便更好地服务于单位生产。

关键词：档案保密;档案管理;保密与利用

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密与利用工作的重要性，这项工作的好与坏直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发与利用，以实现信息资源的共享。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

1做好档案保管过程中的保密工作

1.1档案的库房管理是档案保密的重点

从总体上讲，档案库房门窗应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2提高档案管理人员的素质。

档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是个关键。尤其是绝密的档案管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”存储在头脑中的秘密泄露。档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.3加强涉密档案的日常管理

涉密档案的调阅、移出、销毁等都应严格按照保密规定，经领导审批，完成登记签字等手续，任何人无权擅自调阅。对已使用完毕的涉密文件应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

2、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的监督工作，档案利用监督是做好档案利用过程中的保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全，具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面进行：

2.1制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对涉密人员涉密等级的不同确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。使得提供档案利用工作有章可循。在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密，不泄密及文件的完好无损。

2.2队伍建设

担负利用服务档案工作的档案管理人员，是利用制度直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，要有高度的政治责任心和全心全意服务的精神;在业务上，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;在文化上，要有较高的文化知识，能总结和分析档案利用工作中的经验与问题，从中掌握档案利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察力，善于做档案利用者的工作，能独立处理档案利用中出现的问题。

2.3监督措施

在档案利用中，要根据不同的对象利用目的的不同，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。对利用者要防止其损毁，涂改档案。要在利用者离开之前，仔细检查翻阅被利用的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记本上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关部门，以便及时查处挽回损失。

3.正确处理好档案开放利用与安全保密工作的关系

我们要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密与开放、信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。对于档案来说，利用是建立在保密基础上的，无限制的利用会给国家和单位的安全利益造成危害，所以保密与利用两者都十分重要，不可偏颇。

3.1档案开放范围的控制

对外开放公布的档案一定按照国家有关法律规定能够进行开放的范围。重视档案的安全保密，在保证国家利益、集体利益和个人利益不受损害的情况下公布开放档案。

3.2档案利用对象的控制

凡对涉及本单位、本部门的在一定时期和一定场合具有保密性质的档案，要严格把关，按有关规定办理利用手续，对不属于知悉范围的人员坚决不予提供，避免失泄密事件的发生。

3.3做好档案密级的调整工作

重点解决两个问题：一是严格执行解密的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二是严格划清涉密与非密的界限，确定哪些能开发利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

3.4做好档案的保管期限与保密期限的划分

要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本單位工作需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。这标志着该涉密事项在其确定的期限范围内受国家有关保密法律、保密法规的保护。

3.5用创新的精神指导档案保密与利用工作

要用新思路新方法，研究出档案在开发利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求。要建立起法制新秩序，根据涉密档案的变化而调整，不仅要立足于当前实际工作，还要着眼于未来。

结束语

总体说来，档案的保密与利用是相辅相成、不可分割的，我们不仅要严格遵守《保密法》，“十不得”、“十不准”等相关法律法规，而且要充分发挥档案的利用职能，只有兼顾这两点，才能够把“档案”这两个字无论从字面意义上还是实际生产生活的应用中，真正发挥出它的优势和作用。

[参考文献]

[1] 李湘杰.浅谈档案信息资源保密与开发利用，【J】档案学通讯， 2003.

（作者单位：西安长峰机电研究所  信息档案中心，陕西 西安 710000）