新时期高校涉密档案开发与利用

文/郭志鹏

高校涉密档案身份特殊，其中包含中央、省、市密级文件及涉密科研项目资料等，本文作者结合实际工作中存在的问题加以分析，就做好新时期高校涉密档案开发与利用工作提出几点建议，以促进新时期高校涉密档案管理工作不断完善

高校档案工作是高校重要的基础性工作。高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。在高校档案中还有一部分身份特殊需要特殊对待的档案，即高校涉密档案。高校涉密档案一般由两部分构成，一是高校在日常管理过程中接收的中央、省、市国家机关密级文件，其中包含有国家政治、经济、科学、教育等涉密信息；二是高校自身产生的涉密文件，包含有较高学术价值的论文、期刊、项目以及涉密科研课题和项目信息，这些涉密文件资料归档后形成了特有的高校涉密档案。涉密档案由于自身的特殊性，在开发与利用的过程中是存在界限范围的，无限制地利用会对党、国家及高校的安全利益造成危害，因此对涉密档案的管理工作中，要清醒地认识和正确处理利用与保密的关系。一是要严格做好保密工作，确保涉密档案在使用过程中的安全，避免造成泄密；二是在要求的范围内有效利用档案资源，最大程度地实现档案的价值，更好地为高校各项工作服务。一味“保而不用”只会失去档案管理工作的本质意义，因此如何做好高校涉密档案的开发与利用，对高校档案管理工作意义重大。

一、高校涉密档案开发与利用的现状

近年来，高校不断加大保密宣传教育力度，充分利用各种平台进行普法宣传，保密“两识”教育不断深入人心。在高校涉密档案管理中，从事涉密保管人员担心泄密，对涉密档案普遍存在过度保管，存在重保密，轻利用或“只保不用”的现象。加之高校档案管理人员长期受传统思想影响，一直认为高校档案馆应当为高校或国家服务，不应该对社会开放，认为档案开放可能会影响安全，涉密档案已过保密时间也未能及时解密，造成档案鉴定开放工作相对滞后。因此，高校涉密档案的保密和利用严重脱节。一是对待这类身份特殊的涉密档案更为谨慎，将它们束之高阁，以至于涉密档案难以被开发和利用，难以发挥其自身价值。二是高校档案在收集整理归档过程中，没有进行细致分类，后续工作难以进行，未能按国家和上级机关要求对相关涉密文件进行审查，适时解密公开，造成涉密档案难以被开发与利用。

二、高校涉密档案开发与利用中存在的问题

1.高校涉密档案开发利用中的管理问题

一是高校涉密档案管理资源配置投入不够。高校档案管理工作并非学校中心工作，长久以来被人们所忽视，未能引起学校领导足够的重视，在人才引进、资源分配、管理人员晋升渠道等方面有所欠缺。长此以往，管理人员出现消极对待工作的情绪，工作没有积极性，责任心缺失，工作得过且过，难以高质量完成，且放松了档案安全保密隐患的警惕，对出现的新问题、新挑战毫无应对准备，更难以保证涉密档案安全万无一失。二是高校涉密档案管理应用先进技术不足。随着改革开放步伐不断加快，各种高科技技术应用于档案管理工作，对档案管理工作既是机遇也是挑战。新时代背景下，进入网络和自媒体时代对保密工作提出了更高的要求，而档案管理人员在工作中还停留在原来的老传统老办法，难以提高工作效率，涉密文件与非涉密文件混合存档管理问题突出，造成涉密档案失泄密风险加大。

2.高校涉密档案开发利用中的队伍建设问题

一是高校涉密档案管理人员对保密工作认识不足。档案管理人员没有正确认识到当前保密工作面临的形势发生了深刻变化，泄密窃密的手段和科技含量越来越高，且隐蔽性越来越强，防范的难度越来越大。保密主体越来越呈现出多元性、流动性，涉密载体逐渐呈现出多样性、复杂性。档案管理人员思想上没有引起足够的重视，认为涉密档案和自己关系不大，保密工作和他们距离遥远。二是高校涉密档案管理人员结构不合理。据了解，大多数高校档案管理人员所学专业与档案管理不相关，档案管理部门未设置专职涉密档案管理岗位，在实际工作中缺乏对涉密档案管理和保密教育相关培训，导致管理人员业务能力和专业水平欠缺。

3.高校涉密档案开发利用中的制度建设问题

一是高校涉密档案收集整理工作相关制度不完善。实际工作中，缺乏相关制度保障和精细化操作规范，在收集整理档案过程中，对涉密文件审查分类不严，未标注密级年限，造成到期解密文件与未解密文件混合存档，不利于档案开发与利用。二是高校涉密档案利用相关制度不完善。档案工作的根本目的就在于利用。档案利用是档案工作存在和发展的动力和源泉，离开了档案利用，档案工作就失去了存在的意义。高校涉密档案涉及内容广泛，身体特殊，对于它的利用离不开相关制度的约束与规范，目前高校对涉密档案利用具有针对性的规章制度还不完善。

三、新时期如何做好高校涉密档案开发与利用

1.强化思想意识，高度重视涉密档案管理工作

在新常态下，档案管理人员应进一步强化涉密档案管理意识，在工作中主动作为，不断增强服务意识，注重工作实效，用工作成绩积极争取主管领导重视，进一步加大对档案管理支持力度，加强基础建设，设置独立库房保存管理涉密档案，由专人负责，禁止无关人员入内。将办公室、阅览室和库房分开，对存放涉密档案的库房门窗加固并安装红外感应器、视频监控、烟感以及灭火器等设备，室内配备密码柜，利用先进的技防设施，使涉密档案管理措施到位，安全可靠。

2.强化培训考核，保障涉密档案管理队伍建设

涉密档案管理人员复杂而多变，要确保涉密档案安全，一是要加强管理人员专业培训和经常性地开展保密宣传教育活动，使他们能接触前沿信息，更新思想观念，认清当前形势，学习先进科学技术，更好地完成好涉密档案管理工作。二是要加强对档案人员的考核，让优秀的人才脱颖而出，培育和支持那些想干事的同志，帮助他们干成事，把那些业务知识欠缺，不思进取，缺乏责任感和敬业精神的人员及时调离档案部门，消除泄密隐患，确保涉密档案的安全。

3.规范管理机制，提高涉密档案的管理质量

一是要结合档案管理规定和保密法律法规制定出一系列符合本单位实际情况且具有可操作性的涉密档案保密管理制度。涉密档案保密管理工作中涉密文件资料的立卷、归档、保管、使用、解密、保密期限变更等各个环节都必须有相应的管理制度加以约束。二是高校档案管理人员要按照《档案法》和《保密法》的相关规定，定期对涉密档案进行审查鉴定，定期解密，科学准确地区分和判定涉密档案的开放与控制使用范围，对不同的密级文件采取不同的管理措施。做到不能解密的决不能擅自解密，避免发生泄密事件，给国家及高校的安全利益带来重大损失。对保密期限已满的，做好解密标识；经审查鉴定，已失去保密价值的涉密档案要根据解密制度进行解密，解密后的文件应该按照非密档案进行归档管理，最大限度地提供利用档案。三是要结合办公自动化与互联网+的应用，努力提高管理技术和管理水平，推进档案管理信息化建设。对涉密档案进行严格审查，适时解密公开，在确保安全的前提下，不断提高使用率和利用率，让它们发挥出应有的作用，实现它们的价值。