大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响

文/王沛媛

大数据时代的到来，使传统的人事档案管理模式受到了极大的冲击，这就要求必须创新和完善传统的管理模式。本文主要结合事业单位传统的纸质人事档案管理中存在的问题，讲述了大数据时代事业单位人事档案管理的影响和作用，以及创新的方法和路径

事业单位人事档案管理在单位的行政管理及人才管理中占据了极其重要的地位和极大的比重，它是全面记述和反映个人的德才表现和自然状况的原始资料，进入信息化时代，传统的纸质人事档案管理的方法和思路，已很难适应大数据时代对人事档案管理工作的需求，只有创新人事档案管理的体制、方法和手段，才能适应事业单位发展对人才需求的要求。

一、事业单位传统人事档案管理存在的问题

1.不注重人事档案管理工作。事业单位一般情况下是政府建立的具有一定公益性的组织机构，为社会提供文化、教育、卫生、科技等方面的服务。事业单位人事档案是个人德、能、勤、绩、廉等情况的真实记录，是正确合理用人选人的依据。然而，有些事业单位的领导和工作人员认为人事档案工作是一项繁琐的工作，人事档案是一种固态的资料，不能给单位创造经济和社会价值，因此关注的程度不够，重视和支持的力度不够，从而使单位人事档案管理工作比较死板和被动，不能实现自我的创新。

2.人事档案管理人员素质偏低。在大数据时代背景下，高素质的档案管理人员是顺利开展事业单位人事档案管理创新的前提，但就目前情况看来，大部分事业单位的档案管理人员还不具有全面的技术应用技巧和管理能力，不能把大数据技术和档案管理有机结合起来。所以，通过培训来提升档案专业技术人员综合素质已成为摆在事业单位面前的一项任务。

3.硬件设施及保管利用方式相对陈旧。在一些事业单位，人事档案管理硬件设施几乎没有，档案室的保管条件也达不到“十防”要求，特别是档案利用的方式也比较落后，基本上是靠人工查阅的方式来进行的，这样不仅容易造成人事档案的损坏，也不利于人事档案长久安全保管的要求。

4.信息更新滞后，人档分离严重。事业单位人事档案大多是用纸质材料归档，且单位对这项工作本来就不重视，那么人事档案信息的更新就肯定比较慢，比较滞后，难以满足人员调动时的需要。同时，在传统的人事档案管理背景下，对流动人员的人事档案管理是许多事业单位面临的一个新问题，很多人员因为档案的不及时更新，不能及时传递带走，就出现了弃档不要的现象，最终导致了人档分离。

二、大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响

大数据时代，信息化技术为事业单位人事档案创新管理带来了技术支撑。档案人员可以利用计算机对人事档案资源信息进行统一的登记、整理，简化了事业单位在纸质人事档案管理中的繁琐工作。同时，有了这些技术的支持，可以为人事档案的信息化管理提供了一种全新的管理和利用模式，增强了人事档案管理的保密性、规范性、科学性。

三、大数据时代对事业单位人事档案创新管理的作用

大数据时代背景下，信息技术由于性能好、作用高，被广泛应用于各项管理工作之中。利用信息技术管理人事档案，提高了人事档案管理的质量和效率，有效地避免了档案造假和遗失的现象，从而确保了事业单位人事档案的完整性和科学性。将大数据技术和人事档案管理有机结合在一起，可以更好地研发和运用人事档案的信息，让人事档案的利用效率发挥到最大。

四、大数据时代背景下事业单位人事档案创新管理路径

1.加强对人事档案创新管理的重视。事业单位在人事档案管理中，要加强对创新管理的重视。首先，要建立一套涵盖人事档案管理各个过程的相关规章制度，使人事档案管理工作达到收集整理规范、操作程序合规、利用权限清晰、符合保密要求；其次，还要创建统一、集中的数据库管理机制，实现人事档案电子和纸质的同步管理，实现新背景下人事档案管理的一体化和全程化要求。第三，在人事档案管理上还必须注重人事档案管理的实时性和动态性要求，及时对人员信息变动情况，进行电子和纸质的同步信息更新，确保信息的准确完整。第四，为了保证这项工作的持续健康发展，要成立机构配备好专业人员，并将它和工作人员的业绩考核结合起来，用定性考核的方式来测评人事档案管理人员的履行状况，以此加强工作人员做好人事档案工作的意识。

2.加强档案管理工作人员的综合素质

在人事档案管理工作中，工作人员的政治素质、专业素质起着主导的作用。因此，选拔人事档案管理人员是一项非常重要的工作。事业单位可以通过招录、选调等不同的形式，选拔那些政治素质高、业务本领强的人员来从事这项工作。为了使人事档案管理人员更好地胜任工作，事业单位首先要做好对人事档案管理人员进行专业知识和技能的培训工作，既可以通过举办信息技术讲座、计算机技术讲座、人事档案管理知识讲座等形式学习相关知识，也可以通过走出去参加培训的形式来开阔视野提升能力，通过培训使管理人员的专业技术水平和管理技巧得到提升，使人事档案管理水平得到很大程度的提高。其次要根据单位的实际状况，把人事档案管理和绩效考核结合起来，即把人事档案的管理效果和工资薪酬、奖金福利以及内部岗位提升等与员工自身利益息息相关的项目直接挂钩，从而提高档案管理的工作人员的重视程度。除此之外，在平时的管理中还要做到严要求、严管理、严监督，真正使他们把精力用到工作之中。

3.加强观念转变和信息化基础设施建设。在大数据时代背景下，事业单位的人事档案管理人员首先要转变观念，积极主动地适应新形势的要求，要变被动为主动，认真做好人事档案管理的各项工作，为单位选人用人提供好服务。人事档案要实现信息化发展，离不开软硬件基础设施的配备和高科技人才的使用。因此，要想提高人事档案管理工作的质量和效率，事业单位就必须适应新形势的需要，加大基础设施设备的配备，即在单位内部配置电脑等网络系统，为大数据技术和人事档案管理工作很好的结合，打下牢固的设备基础。同时，事业单位的人事档案保管条件也必须得到改善，例如，通风设备、灭火设备等，人事档案管理人员要做好防盗、防火等工作，以确保人事档案纸质资料、电子资料的完全存放和基础设施的完好运行。

4.创新和完善人事档案管理制度。在人事档案创新管理的过程中，首先要制订完整的人事档案管理制度，使之遵循有章，规避“弃档不用”等不良现象的发生。为人才选拔和职务晋升上提供比较客观、公平的参考。其次要把信息化管理人事档案的制度制定好落实好，把好资料采集、建档、转入及转出上关口。要对调出或调入的档案资料进行仔细的核对检查，遵守保密规定，防止人事档案的遗失和泄露，保证人事档案信息的真实、完好。另外，在人事档案资料的归档管理中，也要重视人员考察、党团资料、职务调整等信息的及时归档。

综上所述，在大数据时代背景下，给事业单位的人事档案创新管理带来了发展机会，人事档案管理改变原来的被动方式，完成了把人事档案信息进行高效的传送和共享，把人事档案信息的利用价值发挥到最大，同时较好地完成了人事档案的长远安全保存和个性化服务。