企业文档管理系统的研究

丁奕 福建宁德核电有限公司 福建福鼎 355200

一、绪论

本章主要内容为简要阐述文档管理系统的作用与意义、国内外研究现状，阐明企业文档管理系统实现的任务和目标。

(一)研究背景与现实意义

目前，企业办公过程中产生的各种电子文档与日俱增，除了各种报表、合同等文件以外，还包涵了多种影、音、图像等多媒体信息文档。这些文档具有随时查阅，长期保存的特点。然而，这些电子文档目前大多分散存储于个人或部门的计算机中，缺乏科学的管理，文档的安全性差，检索困难，难以实现对文档的共享访问控制，降低了文档的使用率和价值。针对这一现状，以实现高质量地新建、分发、管理、存储和维护文档为主要研究方向的企业文档管理系统成为一项重要的科研课题。

(二)国内外现状分析

文档管理系统的研究与开发是随着信息技术的蓬勃发展而逐步从概念走向实际应用的。早期的文档管理系统主要用来处理特定领域的复杂办公业务。近些年来，网络通讯技术、多媒体技术、数据库技术、中文处理技术的发展，为现阶段的文档管理系统处理种类庞杂、用途多样、结构复杂的文档对象提供了新的可能性，各种各样的文档管理系统相继出现，实现了文档的操作、检索、存储、交流、合作和自动化。

二、文档管理系统的设计

(一)系统需求分析

信息系统的开发目标必须以满足用户需求为前提，而在系统开发的第一阶段

中，用户的需求往往是不完整的、不明确的，需要开发者协助用户对需求做进一步的理解乃至创造并归纳出较为详细的需求说明。企业文档管理系统以文档处理和事务管理为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能。

典型的企业文档管理系统应满足如下的基本需求:

1.能够处理大量的复合文档型的数据信息

一般认为，关系数据库对于非结构化数据的表示和存储存在一定的困难，而企业文档管理系统中的信息载体大多是以文件、报表等形式出现，因此文档管理系统必须解决利用关系数据库存储复合文档信息的问题。

2.包含大量的工作流应用

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作和工作转交(交互)过程。文档管理系统的大多数应用如文件审批、各类申请等，每一项工作都是以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其它部门的处理最终到达终点的过程。

3.支持协同工作和移动办公

在日常的工作中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能做出某种决定，随着网络技术的发展，异步协作方式打破了时间、地域的限制，使人们能够随时随地参与到办公过程中来，大大提高工作的效率。

4.文档检索功能

对存储的文档进行多条件的模糊检索，包括标题检索，关键词检索，全文检索.

(二)功能需求分析和事务描述

分析文档管理系统的功能，得到系统需要完成的事务流程有如下8个:

·发文办理

·收文办理

·档案管理

·档案借阅

·公告管理

·本人待办

·修改密码

·系统管理

(三)系统用户界面

用户接口设计原则

用户接口原型是系统的可视化接口，用户接口设计基于人的能力，原则如下:

·用户熟悉:接口所使用的术语和概念应该来自用户的经验，这些用户是要使用系统最多的人。

·一致性:接口应该是一致的，即尽可能多地让相似的操作有同样的触发方式。

·意外最小化:永远不要让用户对系统的行为感到吃惊(意外)。

·可恢复性:接口应该有一种机制来允许用户从错误中恢复。

·用户指南:错误发生时接口应该提供有意义的地反馈，同时还要提供具有

·上下文感知能力的用户帮助功能。

二、文档管理系统的安全

文档管理系统为各部门办公服务，办公过程中所涉及的信息有的具有较高的安全需求。因此在文档管理系统的开发过程中必须考虑安全建设，这不仅是单位信息安全保障的需要，也是系统能否顺利实施推广的重要标志之一。文档管理系统开发过程中考虑到了以下部分的信息安全需求，并采取了相应措施进行保障。

1)系统资源安全

文档管理系统的用户在访问所有的网络资源之前都会被验证:是否具有对此资源访问的权限，拥有何种访问权限。用户的存取控制是多级别的，可以从服务器、数据库、文档(包括文档的链接部分)到字段域各种范围进行限制。

2) 服务器安全

通过对服务器的管理对文档管理系统提供高层次的、可靠的安全性保证。在服务器上采用了服务器存取列表控制技术。服务器存取列表在公用通讯录中的“服务器”文档中定义。用户访问服务器时，系统根据服务器存取列表来判断是否可以存取服务器上的信息。该方式可以对以下几种情况判断:

·单独的用户、服务器或群组存取服务器;

·任意用户存取服务器或拒绝任何存取服务器;

·允许公用通讯录中的用户存取，这个限制将拒绝匿名浏览器的访问。

3) 数据库安全

企业文档管理系统的数据库安全是从数据库存取控制列表入手的，它可以控制对数据库的访问。

系统管理与维护工具可以对数据库的用户类型、存取级别做出明确的定义，保证只有合法授权的用户才能访问数据库。采用个人密钥对本地数据库加密并提供口令保护，其他人员即使能复制某些被保护的数据库也无法阅读其内容。

4) 系统数据备份

备份系统数据可保证遭到入侵破坏后，能最快地恢复系统。企业文档管理系统的数据采用服务器代理自动备份的方法，一般在无人使用的夜间运行，系统备份的方法是备份最近几天的数据，以队列的方式每天备份一次。