高职校办企业“钟点秘书事务所”的可行性研究——以汕尾职业技术学院文秘专业为例

■李争娃/汕尾职业技术学院

一、前言

随着我国市场经济体制日趋完善，对外交流加深，秘书逐步由政府部门、事业单位转向企业、生活的舞台。钟点秘书和各种文秘服务企业在大城市应运而生，秘书工作开始趋向社会化，为各行政事业单位和私人企业或是个人提供秘书相关的智能工作，如提供单位日常运营所需要的信息服务，以专业的秘书技能完成日常的工作信息帮助，如文书写作，安排行程会议，提供单位各项目运行的最基础保障。笔者在调研和深入分析的基础上，结合汕尾职业技术学院秘书专业人才培养实际情况及汕尾地区发展需求，依托于职业院校中的文秘专业的教学现状，提出在面向市场需求的文秘岗位中，提出职业院校加强校企合作的深度，共同构建其钟点文秘事务所的可行性和必要性，并且以汕尾职业院校为例，分析创办企业钟点秘书事务所的有效途径。最终实现高职院校的文秘毕业生能够实现无缝的校企衔接工作。

二、成立钟点秘书事务所的条件

（一）汕尾地区市场需求是建立秘书事务所的强大动因

目前各大城市进行商务活动的外商外企、民间团体越来越多，这部分机构和人群大多不带自己的专职秘书同行，当地的钟点秘书成为他们辅助工作的首选。笔者通过调查发现：当今汕尾地区进行短期商务贸易的外地（境外）企业、组织和个人，观光旅游、参加非商务活动的团体和个人以及短期的展览会等活动十分频繁。庞大的市场需求驱使我们迫切地在汕尾地区建立一所钟点秘书事务所。

（二）文秘专业建设的日趋成熟为秘书事务所的成立提供人才供给

汕尾职业技术学院作为汕尾地区唯一一所高职院校，从2005 年开始，在深入社会调研的基础上，针对汕尾市快速的经济发展，秘书人员和秘书岗位的大量缺口，结合中文系的教学资源和专业特点，进行了第一届的招生，原方向为文秘（涉外），后为适应汕尾地区的需要，更名为文秘，主要培养中文秘书。

2009 年根据教育部16 号文件精神（教高〔2006〕16 号）专业主干课程进行了针对性的调整，重在实践性教学的改革与创新，建立设备完善的文秘综合实训室与实训基地，实现以工作过程为导向，通过工学结合驱动知识与技能的教学模式。而专业建设、师资配备、校内仿真实训室等条件日渐成熟，为钟点秘书事务所的成立奠定了基础。

近几年来，课程建设已形成多媒体教学、案例教学、网络教学、模拟情境教学等一套做法，实践性教学指导已经形成相对完整的体系。

（三）新《公司法》的实施为秘书事务所的组建提供制度的保障

在2006 年1 月1 日新实施的《公司法》中为高职院校创建企业钟点秘书事务所的提供了强有力的制度保障。如，在《公司法》中有明文要求组建有限公司的最低注册资金为3 万，却可以实现分期缴纳。这大大降低了组建秘书事务所的门槛，高职院校的文秘专业可以通过以班级为法人的方式，向学院申请获得事务所创业资金的扶持，在事务所的经营管理中，还可以由学院的主管院长、中文系主任担任所长以及办公室主任，由骨干教师带头组成员工队伍。外聘资深秘书及文秘专业优秀学生组成，以对外提供钟点秘书服务为产品。

三、钟点秘书事务所的建设与管理

（一）机构设置

根据传统和现实的市场需求可知，当前在高职院校校办企业钟点秘书事务所构建中，需要参考现代企业管理制度。首先在事务所的组织机构上要全面，如此才能够确保钟点秘书事务所能够进入到市场竞争中，真正地掌握市场中实际需要的秘书实践能力情况。参考成熟的律师事务所等中小型企业单位可知。高职校办企业钟点秘书事务所要能够基本拥有综合办公室、宣传与策划部门、市场拓展部、组织人事部、业务部五个大的部门，各部门分管不同事务。五大部门上面有所长以及主任统辖，维持钟点秘书事务所的日常工作。

（1）综合办公室。综合办公室可以说是钟点秘书事务所中的“秘书处”。在整个事务所中承担着螺丝钉的作用，更发挥着协调事务所各部门，为事务所的各项日常运营以及项目开展保驾护航。如对内，综合办公室要能够完成对事务所的内部控制管理，构建其事务所的企业文化内涵，提供后勤保障，完善各类规章制度确保事务所能够有据可依，对外，综合办公室要能够维持公司的对外交流，做好行业的发展趋势的跟踪，走在行业发展的前沿，动态完成对事务所的各项规章制度等的构建。如事务所中的工会部门，综合办公室要能够随时根据2019 年工会最新规章制度，进行本公司的福利待遇等的调整，以此保证事务所工作人员的福利待遇。

（2）宣传与策划部。在网络信息时代下，宣传和策划已经成为各个部门单位对外宣传、联络的重要环节。在竞争日益激烈的市场环境下，秘书事务所在日常运营中需要同社会各用人单位构建良好的信息互通的渠道。从而实现对本秘书事务所的对外形象的构建，如，及时发布秘书事务所的最新人才动态信息。

（3）市场拓展部。高职校办企业钟点秘书事务所的本质在于盈利的企业，同时其还承担着为文秘专业学生提供实践操作的职能。对此秘书事务所只有进入到企业发展中，才能够真正地参与到秘书发展需求中，目前设置市场拓展部正是秘书事务所根据本所的业务情况，展开宣传策划，设计和实施工作，结合本地的实际完美的完成每一项对外业务工作。同时还树立其秘书事务所的形象，提高事务所的知名度和美誉度。

（4）组织人事部。高职校办企业秘书事务所本质上具有双重的特点。其既有学校教师、学生，还有外聘的资深秘书等，事务所员工组成层次较为复杂。而在现代企业经营管理中，复杂的人员结构虽然能够带动整个企业的创新发展，同时若是没有采取相应的人力资源管理制度手段，则更容易出现人心涣散，工作积极性不高等问题。因此组织人事部门能够让校办企业秘书事务所的人力资源更加有序科学。在事务所人才招聘中，组织人事部门能够本着人着公开、公平、公正的原则面向整个学院秘书专业的学生及其他相关专业（如商务英语、市场营销等） 学生进行招聘，还可以根据秘书事务所的业务范围行程绩效考核机制，完成对初级、中 级、高级秘书的工作评价。

（5）业务部。业务部门是整个秘书事务所的核心所在，其正是根据钟点秘书事务所所承接的业务情况，按照事务所中的秘书人员工作能力情况，将秘书业务进行二级细分，如分为文字工作、会议会务工作、接待工作、商务谈判工作、公关策划工作、公关礼仪工作等，这些工作下面再划分为高级、中级、初级秘书业务，分别由专业骨干教师和资深秘书带领不同能力级别的学生去完成。

（二）业务分类

1、校园外的秘书事务所业务

高职校办企业钟点秘书事务所的校外业务工作总结概况为三大类办文、办会、办事三大类。根据所承接的不同的企业项目，高职院校的文秘专业学生的秘书基本技能都能够得到有效的实践锻炼。如办文业务，主要是展开文字拟写处理工作。包括一般性的领导讲话稿，工作计划、总结，市场调查以及文案策划等文书工作。这类工作需要在掌握文秘理论知识的前提下进行多练多写。另外还有秘书事务代理业务，即各类会议（会谈）的会前的策划、筹备，时间、场地的选择安排，会中的服务工作和会后的信息收集、处理，总结报告等反馈工作。第三类是办事，主要是指商务谈判、公关礼仪、公关策划、接待服务、翻译等工作。一般情况下这类工作现如今同公关工作具有关联性，一般情况下对于学生的对外公关以及人际交往能力具有较大程度的培育和提升。

2、校园内秘书事务所业务

高职校办企业钟点秘书事务所的业务还包括对学校内部的一些不以盈利为目的的，能够实现秘书行业宣传营销的工作业务。如能够展开完成校内各部门交办的各类资料的收集、整理、加工以及档案整理等任务；将高职院校当作是一个经营的企业，对学校内部所展开的各项培训活动、教学考核活动、会议晚会等提供秘书事务服务。

（三）管理设计

一个完整的企业需要有系统的科学的管理制度和经营理念，对于高校校办企业钟点秘书事务所组建而言也同样如此。高职院校校办企业秘书事务所在组建中，要求能够不断的健全完善管理体制，确保事务所的管理方式“以工作目标管理，业务团队受理”这种宽松的管理方式，实现对事务所各个部门员工的工作的有效监督考核。

（四）薪酬分配

薪酬分配是激励秘书事务所人员参与到“兼职”工作中的最主要的动力。由于高职校办企业钟点秘书事务所具有双重性质，因此其所构建的薪酬分配制度必须要能够尊重秘书等级情况，尊重秘书工作内容。当前参考私有化的秘书事务所可知，其薪酬分配制度要根据行业、任务和要求的不同而定。小型的日常事务可以按钟点计算，中型和大型的如商务谈判、会议会谈、活动策划等则可按场次和天数计算，具体的给付标准也要根据实际情况来确定。在事务所的经营管理中，事务所作为法人需要一些资金维持日常运营。因此在个人以及事务所的薪酬分配中，主要是按照3：7 的比例，三成项目报酬作为提供秘书事务服务的员工薪酬，7 成作为事务所的日常人员的管理费用等。

（五）文化设计

企业文化是现代企业提供核心竞争力的重要内容。对于高职校办企业钟点秘书事务所而言，构建起符合社会主义核心价值观的，符合秘书职业要求的企业文化，能够确保高职校办企业秘书事务所实现可持续发展。

四、结语

由于课堂理论教学的局限性，直接从理论教学课堂中走出来的学生在业务能力、应用能力等方面与一个真正的、能够胜任秘书工作的职业秘书相比还有一定的距离。因此，我们有必要通过钟点秘书事务所这个平台来强化训练，使其获得这些必备的能力，并规范其行为，培养他们的职业意识和相应的法律法规意识，学生在秘书事务所实习间，每一个人都真正参与办文、办会和办事，提前为进入职场做好充分准备，逐步实现其由学生到职业人的角色的转换，这正是秘书事务所成立的意义所在。