高等院校干部人事档案信息化建设初探

贺庆琳　龙学文

【摘 要】干部人事档案整理与保管工作是高等院校管理的重要工作之一，做好干部档案人事管理具有重要意义。党的十八大以来，随着我国人事制度改革的不断推进，纸质人事档案管理方式已无法满足新时代人事档案管理的需求，传统的纸质人事档案管理亟须改革。人事档案信息化管理已经成为未来人事档案管理的必然发展趋势。本文从高校人事档案信息化改革的必要性出发，提出了做好高校人事档案管理信息化转型的几点措施。

【关键词】人事档案;信息化

中图分类号： G270.7文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）30-0190-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.30.097

A Preliminary Study on the Informationization Construction of Cadre Personnel Files in Colleges and Universities

HE Qing-lin LONG Xue-wen

（Hunan huaihua college， Huaihua Hunan 418008， China）

【Abstract】The collation and preservation of personnel files is one of the important tasks in the management of colleges and universities. It is of great significance to do a good job in the management of personnel files. Since the Eighteenth National Congress of the Communist Party of China， with the continuous advancement of personnel system reform in China， the paper-based personnel archives management mode has been unable to meet the needs of personnel archives management in the new era， and the traditional paper-based personnel archives management urgently needs reform. Personnel archives information management has become the inevitable trend of future personnel archives management. Starting from the necessity of the informationization reform of personnel archives in Colleges and universities， this paper puts forward some measures for the informationization of personnel archives management in Colleges and universities.

【Key words】Personnel files; Informationization

0 引言

高等院校人事檔案是教职工职称晋升、工资晋级、工龄计算、工作调动及各种社会保险办理等项目的重要依据。同时，人事档案也是国家和单位选拔人才的重要依据。干部人事档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分，人事档案管理水平的高低无疑会对高校的管理及发展产生比较大的影响。由于人事档案管理非常重要，因此必须着力加强人事档案管理建设，提高人事档案的管理水平。目前我国高等教育事业蓬勃发展，前景广阔。随着我国高等教育迅速发展和人才需求剧增，因传统的纸质档案管理过程中，很多工作需要靠手工完成，效率低下，已不能满足新时期高等院校人事档案管理的需要。为适应高等院校快速发展发展对人才管理提出的新要求，人事档案管理信息化建设势在必行。本文从人事档案管理信息化数字化建设出发，提出了人事档案管理信息化数字化建设的基本要求、措施和建议。

1 人事档案管理信息化转型的必要性

人事档案作为重要的文件资料需要占用大量的空间存储。一般各单位都会把档案集中存放在档案库房内。库房要防火、防潮、防虫和防盗。纸质档案容易受到环境因素的影响，高温、潮湿、虫蛀、有害气体都会使纸张寿命变短，从而造成人事档案不同程度的损毁。另外，我们常常会遇到由于保存时间过长，字迹发生扩散、模糊的现象。这些都给纸质人事档案的完整性带来巨大的威胁。日常工作中，要定期整理、清点和加入新材料，如果遇到变动，档案还需要改变存放地点，或通过机要投递到其他单位，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。总之，纸质人事档案的管理需要耗费档案管理者大量的精力和劳力。由于社会的进步，信息产业的发展，纸质档案的使用受到了一定程度的冲击，各种资料采用电子文档备份和贮存，办公无纸化是一种必然趋势。传统的纸质档案数字化信息化后，优势十分明显的。首先，电子档案方便档案查找。电脑及相应软件具有查找搜索功能，不仅查找速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案数字化信息化之后，可以方便地川用“搜索”功能来进行查找，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。再者，随着高等院校的快速发展，院校间的交流、人才的流动日益频繁，人事档案的转移越来越多。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于工作效率的提高。最后，电子化档案便于存储、节约空间。电子化档案可做备份，不易丢失、不易损毁。

2 人事档案管理信息化建设的几点注意事项

人事档案信息化建设是指用扫描设备和数码设备把纸质档案信息数字化，将其保存在可以被电脑识别的磁盘或光盘等介质上，是一种图像与文字数字化的加工过程。信息化建设对现有档案管理人员提出了新的要求，不仅要保证纸质档案存放的安全性，更要增强数字档案管理的能力，两手都要硬。

2.1 档案管理信息化转型的软硬件基础

人事档案管理信息化需要一定的人力和物力，需要学校领导的重视、支持和配合。首先要按计划完成电脑及信息化设备的采购、网络的组建、软硬件的调试等一系列前期工作。另一方面要调配人手或请有相关资质的专业公司扫描人事档案，进行数字化建设。在此过程中，单位一定要保证资金到位，要积极购进先进的信息化设备，积极更新原有的落后设施，积极调配人手。

2.2 信息化档案管理人员的培养

要实现高校人事档案向信息化数字化转型，就要求高校人事档案管理人员具有较高的专业技术业务能力，即要求其既要掌握新时代人事档案管理知识，又要拥有较强的计算机和信息数据系统操作处理能力。由于高等院校人事档案数字化转型正处于起步阶段，部分高校人事档案管理工作人员尚且不具备这种能力，部分管理人员甚至抵触计算机技术和信息技术的学习，也不愿意了解数字化档案管理系统，这些都影响了高校人事档案信息化数字化转型的效果。各个高校可以采取引进和培养相结合的方法。一方面要主动出击网罗人才，既可以从本校相关部门或校外引进综合素质较高、特别是具有档案管理知识和经验，具有良好计算机技术和信息化技术背景的人才。另一方面要深挖自身潜力，对现有的档案管理人员开展计算机技术、网络技术、信息安全技術等方面的培训。从而建立一支素质过硬、觉悟高的人事档案管理队伍。

2.3 加大管理力度强化保密意识

人事档案内容具有保密性，要抽调政治觉悟高、原则性强、工作细致的党员专门从事档案信息数字化工作，也可以参照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，外包给其他企业或机构负责。采用外包方式开展数字化工作的，人事档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。要切实加强对数字档案的安全保密管理，数字档案的密级等同于相应的纸质档案，数字档案的保管保护和系统的使用维护等必须符合相应密级的安全保密要求。

3 结论

综上所述，随着我国高等教育迅速发展和人才需求剧增，传统的纸质档案管理方式已不能满足需要，人事档案管理信息化建设势在必行。人事档案管理信息化建设需要硬件设施的升级和完善、人员观念的转变和专业技术能力的提升。只有这些因素共同作用，才能真正做好高校人事档案信息化数字化转型工作。

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[3]王露露.探讨人事档案数字化工作中的问题与对策[J].才智，2012（28）：357.