档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆

胡尊浩 刘元珍 菏泽市牡丹区档案局 山东菏泽 274000

档案信息管理是档案事业体系的重要组成部分,是档案事业可持续发展的基石.档案信息管理不是一成不变的,也要遵循形成、发展、规范的规律.随着时代发展,档案信息数字化得到普及,发展智慧档案馆是档案信息管理的必然趋势.本文重点探讨智慧档案馆建设的几个问题.

1. 智慧档案馆概述

1.1 智慧档案馆的概念

智慧档案馆是适应大数据背景下的第四代档案馆,是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态.智慧档案馆的目标是实现跨时空的档案信息资源共享、跨平台的服务集成,使用户可以一站式获取所需要的档案信息资源.对于智慧档案馆的定义,至今尚未形成统一的认识,刘迁将几种常见说法进行比较总结后,将智慧档案馆定义如下:智慧档案馆是以多元化的档案信息资源为基础,将新一代物联网、云计算、大数据分析等智慧管理技术充分运用在档案管理的各个环节,更智慧化的管理档案、实现档档相连、人档相联、人人相联的目标,为用户提供智慧化服务的高于数字档案馆的新模式.

1.2 智慧档案馆的特点

智慧档案馆是档案馆发展模式转型和升级的必然趋势,其中智慧档案馆的技术基础是数字化、网络化和智能化,核心构成是人档互联,而精髓则是智慧服务.综合而言,智慧档案馆具有全面感知、互联互通、协同创新、高效运作、以人为本.全面感知即通过各类传感器、档案RFID标签、红外感知器、高清摄像机、门禁、大数据等现代化手段,对档案资源、档案保管、档案利用等馆内各要素以及档案管理各个系统进行全面透彻的感知、监控及分析,全面提高档案馆的信息服务水平.互联互通即利用互联网实现档案信息的互联互通,为用户提供更加方便快捷的档案服务.高效运作即档案馆在对自身档案馆信息全面了解的基础上,通过档案行政管理部门的指导协调,与一些公益组织、商业机构、专业人员等进行合作,实现档案信息的共同开发,挖掘档案的深层次价值,为档案服务献策献力.以人为本即通过智慧档案系统的使用,减轻档案馆工作人员的体力劳动,让其将更多工作重心转移到为用户提供更加人性化、个性化的服务中去.

2. 智慧档案馆的设计与实现

2.1 政策支持与规范

建设智慧档案馆,应发挥引导统筹作用.首先,智慧档案馆是未来智慧城市中的必不可少的一部分,是未来社会的发展趋势,相关政府部门应该放眼未来,支持智慧档案馆的建设工作.注重新型信息技术的开发与利用和多元化档案管理人才的培养,为各有关部门提供相互交流的机会,促进信息共享,促进智慧档案馆的不断提升.其次,法律法规要跟上,目前存在的档案系统有关法规还不能完全解决智慧档案馆建设中存在的问题,补充完善法律法规,使智慧档案馆在建设及应用中做到有法可依.例如,进一步制定与之相关的国家及地方标准,明确规定部门数据的归档格式,限定不同信息访问人员的使用与修改权限等,建立健全标准的智慧档案管理体系.第三,应该加强智慧档案馆的宣传教育,一方面,提高档案管理工作人员的工作素养,建立官方网站、微信公众号、微博等便捷有效多样化的服务平台,满足用户的多样化需求.另一方面,通过公益广告、宣传册等方式,向用户宣传智慧档案馆的使用技巧及信息安全方面的知识,使智慧档案馆可以高效安全的运行.

2.2融合现代信息技术

目前,部分县级档案馆已经将传统的实体档案资源做成了数字化的档案资源.但受制于观念、思维、制度、资金等的影响,这些数字资源往往成了档案馆内的一个个独立"信息孤岛",未能充分发挥数字档案资源的优势.智慧档案馆是建立在云计算、物联网、大数据分析和移动互联网等技术发展的基础之上,可以跨越时空限制的,更加高效的一种档案馆模式.智慧档案馆对档案信息的管理更为精细、更为全面,对各项档案业务更具感知力、智慧性.智慧档案馆建设最为重要的支撑为信息技术.我国信息技术高速发展,智慧档案馆所需的云计算、物联网、大数据分析和移动互联网等也在实践中走向成熟,为智慧档案馆的建设提供了可能性.在今后的发展中,我们应该高度重视信息技术的开发、专业人员的培养为只会档案馆建设提供坚实基础.

2.3 档案工作人员能力的加强

促进智慧档案馆的健全发展,必须要有一支专业的管理队伍,将不同专业、知识、技能的人才进行合理分配,从而最大程度的发挥档案管理人员的价值.一方面,根据职位需求,引进专业化人才,如专业的网络信息维护人才、专业的新媒体人才、专业的档案管理人才等.另一方面,加强对现有档案管理人员的再培训,积极鼓励相关人员参加智慧档案馆工作技能培训,根据实际情况学习相关知识,从而能提升工作人员信息技术运用水平,将智慧档案管理知识有效运用到实际中.此外,可以通过小组比赛、知识竞答、文章推送等方式,调动档案工作人员的工作积极性,寓教于乐,形成积极活跃的工作氛围.

3. 我国智慧档案馆建设现状及未来发展探索

目前,在我国青岛市、珠海市和张家港市已有智慧档案馆建成,这几个地方的智慧档案馆各具特色,均有可圈可点之处,取得了突破性的进展.各地档案馆运用电子档案管理系统、自主化电子档案平台、网上档案办公等已成趋势,这为智慧档案馆的建成提供了较好的基础.智慧档案馆处在刚刚兴起的探索阶段,其成熟完善还要经历一个较长的发展过程,我们要给与智慧档案馆足够的时间和信心,相信随着时间的推移,技术的发展、建设的深入,智慧档案馆会更好的发展起来.