浅议档案利用过程中的保护工作

范文超 航天系统部档案馆

一、档案利用过程中出现的问题对档案寿命的影响

（一）人为因素

1、 档案利用者档案保护意识不强。档案利用者不按照档案阅览室的规章制度查阅档案,比如：在档案利用过程中，纸质档案占有较大比重，笔者在接待查档人员时曾经见过这样的现象:由于档案在库房放置的时间较久,不好轻易翻开档案，有的查档人员会用手蘸唾液翻档案 有的查档人员在喝水时，会不小心把水浸湿在档案上，还有的查档人员在所需复制或摘抄的档案上做出标记，殊不知，查档人员的这些无意之间产生的行为，都会影响档案的保护与安全，对其造成不可挽回的损失。

2、 档案工作人员素质参差不齐。目前，以我馆为例，大部分干部不是档案专业出身，懂档案保护技术的人员少之又少。近年来，随着老同志由于退休等原因，陆续离开我馆，出现了人才断层的现象。近年来，虽然我馆信息化建设快速发展，但是忽略了对纸质档案的保护，在人力、物力、财力上都无法保障档案保护工作正常开展。

(二)环境因素

档案利用需要复杂的环境，其中环境对档案产生的危害有：温度、湿度、灰尘、光、有害气体等，这里笔者重点谈谈灰尘和光对档案的影响：

1、 灰尘对档案的影响

空气中的灰尘是固体杂质，形状多不规则，带有棱角，当灰尘落在档案上后，在档案的利用过程中，随着档案的移动和翻阅，会造成灰尘与档案的摩擦，这种摩擦会使不同载体的档案遭到破坏，比如：照片、磁带、光盘等。

2、 光对档案的影响

档案阅览室大多使用荧光灯照明，荧光灯产生的光源含有少量紫外光，紫外光会对档案产生不同程度的损坏。比如：紫外光对木质素的纸张破坏性更大，能在较短时间内使木质素变成氧化木质素，使纸张发黄、变脆。光也能使不耐光的字迹褪色。

（二）复印档案频率过高

笔者在提供利用的过程中，发现了一些问题。为了减少对原件的损坏，我们主要采用替代法，比如：复印。有的查档者在查档完毕后，会要求我们用打印机对档案进行全文复印，打印机中的高强度照射会影响档案的寿命，纸质原件会受到损坏。

二、档案利用过程中保护档案的措施

1、加强宣传工作，增强档案保护意识

首先，强化领导和官兵的档案保护意识，其次，对查档者进行档案安全利用的宣传和教育。方法一，把利用规范张贴在档案阅览室的墙上，让每一个查档人员在查档之前均需浏览利用规范。方法二，做一个原始档案重要性的小册子，发放给查档人员，让更多的人了解档案工作和档案的重要性。同时，也能够理解在提供利用过程中使用计算机屏幕看原文，而不提供纸质档案的原因。因此，只有通过宣传与教育，才能提高档案保护意识，认识档案保护的重要性。

2、建立电子阅览室

在档案利用与保护工作中，要积极利用先进的技术，借助计算机技术、网络技术等，使档案数字化。比如：建立电子阅览室，既可以保护档案实体，又可以节约查档的时间。比如：我馆自行研发的总装档案馆信息查询系统，来我馆查阅档案的人员都愿意使用该系统查阅他们所需的档案，因为在该系统上看档案几乎与实体档案一致，电子阅览室的建立，既保护了纸质档案，又提高了服务利用工作效率。

3、建立专题数据库

以我馆为例，我馆先后建立了“干部立功受奖”、“干部任免”、“干部晋衔”等几十个专题数据库，专题数据库的建立，既提高了档案的查全率和查准率，又保护了纸质档案。具体的利用环境在满足了利用人员需要的同时，又最大限度地避免了对档案在不同程度上的损坏。

二、培养合格的专业队伍

1、加大在职培训力度

针对档案保护人才缺少的情况，我们可以利用全军唯一设有档案专业高层次的培训机构——南京政治学院上海分院，该院校每年举办档案基础理论与档案保护的培训班，举办培训班的目的是为了提升档案馆工作人员的业务能力与档案保护技术能力。比如：我馆已经连续六年向南京政治学院上海分院派人学习。通过学习，使工作人员具有较强的专业技能与较高的服务意识。

2、参加地方档案馆的档案保护技术学习

积极开展宣传与教育，学习地方档案馆的档案保护技术，通过学习，可以增长档案知识，丰富专业储备。我馆可直接派干部去地方档案馆参加档案保护技术的学习，来提高档案工作人员的档案保护技术能力和档案业务能力。

3、调动档案工作人员积极性

档案工作人员只有具备过硬的政治素质，高度的政治敏锐性，在提供利用工作中做到全心全意为用户服务，做到不怕苦、不怕累，档案工作人员具备较强的业务素质，拥有熟悉馆藏、检索各种工具及懂得档案保护技术的知识，具备善于与利用者沟通，会灵活的处理档案利用过程中可能出现的问题，充分发挥各个规章制度的作用，借助奖惩制度，责任机制及检查机制等，对档案人员进行及时有效的惩处与鼓励，这样才能调动档案工作人员的积极性。

结语：我们在档案提供利用的过程中虽然能体现档案的价值所在，但是我们更应该注重档案的保护工作。档案的保护不仅需要人力、物力、财力，更需要领导的高度重视。只有领导高度重视，档案的保护工作才能受到重视。