《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

六、企业档案保管工作要求

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

对接收进馆的档案，要先进行消毒、除尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内。对已损坏或有不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复其原来面貌，提高档案耐久性。对易损的制成材料和字迹，可采取复印、拍照、重印副本、摘录等方式复制，制成复制品提供使用，以保护档案原件。

7.6.3 库房管理

库房是保管档案实体的重地，根据档案制成材料的物理和化学性质及其变化规律，采用科学的技术方法保护档案，最大限度地延长档案的寿命，是档案业务工作的重要部分。

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。

档案库房管理要有专人负责，企业档案部门应建立库房管理制度，要对库房内外及周围环境进行定期保洁工作。库房管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防晒、防潮、防霉、防高温等基本保护设施。

档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期进行检查、更换。安全使用电器设备，对电源、線路、开关、照明设施要定期进行检查，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品，消灭一切火灾隐患。安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施，有条件的企业可安装视屏监视系统。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案。库房加密封门或过渡门，配备吸尘器，除尘与防尘相结合。有条件的档案库房可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房。此外，还应对有害生物（霉、虫、鼠等）采取防护措施，墙壁、地面、顶板、框架等都要平滑无缝隙，库房和框架内放置防虫剂，建立定期虫霉检查制度，发现虫霉及时处理。具体防护功能的技术要求详见JGJ25《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记。

档案的长久保存对环境的温湿度有一定要求，不适宜的温湿度不仅会直接影响档案制成材料的耐久性，而且会加速一切不利因素对档案制成材料的破坏作用，因此，保持库房温湿度的基本恒定尤为重要。不同载体的档案对保管条件还有不同要求，按照《档案库房技术管理暂行规定》的要求，档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过士±2℃，相对湿度应控制在45%～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%，保存母片的胶片库温度应控制在13～15℃，相对湿度应控制在35%～45%。潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。库房及库外应安设温湿度记录仪表，库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，并在《温湿度记录表》上做测量记录积累库房温湿度变化的资料，以便掌握规律，制订综合管理计划。

磁性载体档案贮存与保护的要求较高，关于磁性载体档案贮存前的准备，包括性能要求和物理准备;贮存，包括温湿度、清洁、风压、防水、防火、防磁、防紫外线、放置、保养及维护等要求;再使用和运输等各方面的具体要求可详见《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）第七章。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。

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