企业档案数字化建设路径探析

张晓飞

随着信息技术的深入发展和广泛应用，企业档案数字化建设已成为企业提质增效与创新发展的必由之路。企业档案数字化建设的主要形式为建立企业数字档案馆（室），即企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。本文在对企业档案数字化建设现状调查的基础上，探析企业（主要针对私营企业）档案数字化建设路径。

一、企业档案数字化建设现状

《国家档案局办公室关于确定企业数字档案馆（室）建设试点单位的通知》（档办函[2018]94号）发文中，确定了35家企业为企业数字档案馆（室）建设试点单位，在全国上百万家企业中，仅有35家企业才成为数字档案馆（室）建设试点单位。而国家档案局官网“科技与信息化”栏目发布（数据截止到2019年7月底）：杭州市城建档案馆、河南省济源市档案馆、重庆市国土资源和房屋档案馆等10家单位被认定为“全国示范数字档案馆”;温州市龙湾区、宁波市镇海区、上海市杨浦区档案馆等12家单位被认定为“国家级数字档案馆”从两者数据比较，企业数字档案馆（室）建设不管从数量还是质量上，与机关、国有企事业单位差距甚大。

二、企业档案数字化建设困境

1.数字化建设推进阻力较大

企业档案数字化建设推进阻力体现在以下几方面：一是企业档案数字化建设意识淡薄。因企业档案极少服务于民众，企业内部利用频率也较低，管理层认为档案数字化建设并非必需品;二是企业缺乏档案数字化建设资源。档案数字化建设需要机房建设、网络设施、硬件设备、基础软件等基础设施建设及经费与人才保障，而企业一般以自负盈亏为主，即使有雄厚的资源，也不愿意消耗资金、人力、物力进行档案数字化建设;三是企业量多面广，发展参差不齐，对档案数字化建设需求不一，相比机关、国有企事业单位推进难度较大。

2.企业档案数字化建设缺乏保密体系建设

保密性是档案的重要属性，档案数字化建设尤其是企业层面因缺乏保密体系建设而存在安全隐患，主要涉及企业及外包机构。对于有能力进行数字化建设的企业，缺乏档案数字化管理及档案人员保密管理的体系建设，责任机制缺失。对于委托外包机构进行数字化建设的，因外包机构人员学历低、缺乏专业的档案咨询、管理及信息分析人才，且偏劳务方面工作较多，对信息的安全管理、风险管理等专业性工作较少。同时，缺乏数字化外包的法律法规，保密性较差，导致企业对委托外包机构进行数字化建设有所顾忌。

三、企业档案数字化建设路径

1.分行业分阶段有效推进

在分行业推进层面，从每个行业选择具备档案数字化建设条件并具代表性的企业先行试点，或由企业自主报名纳入数字化建设试点范围。同时，将试点企业作为数字化建设资源库，并将项目负责人建成专家库，可由专家库成员对企业档案数字化建设予以指导。另外，建立对试点企业及项目负责人的奖励机制，既有利于提高企业档案数字化建设的积极性，也可减轻主管部门对档案数字化建设工作的推进压力。在分阶段推进层面，可按企业档案馆（室）的三个数字化特征，即按照档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化三个特征予以分阶段推进。规模较大且具备资金、人力、软硬件设施等条件并对数字化建设有需求的企业，可全面推进数字档案馆（室）建设。大部分企业难以满足数字档案馆（室）建设要求的，可先实现数字档案馆（室）的第一个特征，即档案资源数字化，将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，建设数字档案资源库，包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建立，这也是企业档案馆（室）建设的基础。

2.分地区分层级强化管理

强化管理是推进企业档案数字化建设的有力保障，而实行考核机制是强化管理的有效手段。在深化国有企业改革中对于如何加强档案工作，国家档案局发文明确规定各国有企业要指定1名领导分管档案工作，切实把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入部门和岗位职责，纳入工作考核检查。企业档案数字化建设可参照此模式，将各省、市、县（区）分地区管理，每个地区指定1名分管领导负责该地区内的企业档案数字化建设，并纳入其绩效考核目标，从数字档案馆（室）建设的数量、质量、有效性等方面设置考核指标。以国家对省、省对市、市对区（县）、区（县）对乡镇逐级考核，将考核工作落到实处，切实推进企业档案数字化建设。

3.充分利用现有平台资源

可参照浙江模式，搭建企业档案数字化建设平台（如档案学会、企业档案工作学术委员会、档案工作协作组），充分利用平台资源，有效发挥其作用，推动企业档案数字化建设。

（1）档案学会

充分利用学会网站资源，扩展资源检索与宣传渠道。如浙江档案学会网站的“档案定点企业”栏目列有计算机档案管理软件、数字化加工类定点企业、推荐产品企业及档案密集存储设备定点企业两类企业的信息资源。可在此平台上纳入企业档案数字化建设示范企业及符合数字化建设要求的外包机构，并制定相关规则，企业可通過该网站寻找与自身匹配的资源。同时，加快网站资源的更新频率，提高更有时效性的信息检索。

（2）企业档案工作学术委员会

有效依托企业档案工作学术委员会平台，增进专业委员会会员单位之间的合作交流、互动发展。一方面发挥成员单位在各行业的领头羊作用，鼓励并积极推动其档案数字化建设，作为数字化建设标杆予以推广。另一方面通过学术委员会开展企业档案数字化建设学术交流、高端论坛、课题研究等活动，在总结提炼可复制可推广的经验、提供有力有效理论支撑两个方面持续用力，引领企业档案数字化建设发展。

（3）档案工作协作组

通过档案工作协作组建立企业档案数字化建设工作网络，增强数字化建设交流和协作。如浙江在省级层面成立了非公企业档案工作协作组，扎实开展活动，传播活动成效，深化发展企业档案资源建设，推动了全省非公企业档案工作协同发展。在地方层面实现了诸如平湖市、海宁市等档案工作协作组活动，将其打造成全市档案工作交流与业务学习的平台，并对数字档案室与规范化档案室创建等工作进行了安排，激发了基层档案工作活力。企业档案数字化建设应紧紧依托该平台，将档案数字化建设示范企业纳入会员名单，总结提炼其档案数字化建设经验，加强档案局与企业、企业与企业之间的数字化交流，实现资源共享共推。

4.落实责任机制，保障数字化安全

保障数字化安全是企业档案数字化建设的前提条件，应落实责任机制，主要涉及企业与外包机构两个层面。对于企业而言，应建立安全保障体系，加强软硬件设施的有效防控;同时，明确档案数字化建设人员责任，签订保密协议，有效保障数字化建设安全。对于外包机构而言，应充分领悟国家档案局发布的《档案数字化服务外包规范》（征求意见稿）等精神，制定相应制度或规范，建立规范化的业务操作程序和有效的安全管理体系，以期指导并监督数字化外包工作，提高服务质量。

（作者单位：中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司）