关于城建档案收集管理的思考

李芸鹏

每个城市在发展的过程中都会有其与众不同的地方，而城建档案会将城市的发展历程记录下来并保存，为后续的发展提供参考。很多重要的工程项目就因为过去没有收集相关的档案资料，没有记录相关的重要音频、视频、纸质资料而造成很大的缺憾。在一个工程项目从立项到竣工验收建设全周期过程中产生的资料记载了重要的信息，这些信息在项目后期的使用、维护、改造、拆除等城建相关工作中将发挥重要作用。

一、城建档案收集管理工作存在的问题

（一）档案工作意识欠缺

因工程建设的相关参与单位对档案收集工作的重要性认识不足，产生的资料没有及时整理，造成重要的档案资料丢失，甚至有的施工单位没有配备相关资料员，很多资料的收集严重滞后。以甲方企业为例相关责任人把工作重心放在项目的资金、进度、质量等环节，而忽视这些环节中产生的资料，档案信息作为工程项目进展中用来反映相关事实的资料，对工程本身来讲尤为重要，特别是一些工程事故发生后，需要调查相关工程资料，用于鉴定责任主体以及工程质量是否合格 。

（二）档案专业人才缺乏

人才结构失衡，城建档案馆作为全市工程档案收集的专业部门，普遍存在年轻干部缺乏、专业人才缺乏的现象。在工程档案收集管理的过程中，要求具有高素质的复合型人才，既要有档案专业的知识结构，同时也要有工程专业的知识结构。档案收集管理的工作量相对大，室外作业要去工地一线指导业务，室内要对接收的档案进行验收整理归档。目前，很多城建档案馆都缺乏这种复合型人才。

（三）规范化的档案收集标准亟待完善

档案工作标准的实施近些年已经取得很大进步，相关的法律法规相继颁布。但是目前存在着规范制度过于笼统，没有实际操作的标准，这就造成在地方的实际操作过程中仍然存在着档案整理标准不统一的现象。缺乏配套的制度，没有统一制定档案整理内容、格式、范围，哪些档案要收集，哪些档案不用收集，没有给出明确的行业规范，在收集过程中容易造成人员、物力的浪费。即使收集上来的资料因为涉及不同的部门、行业、单位而导致资料也不尽相同。

（四）档案收集管理的信息化程度低

传统的档案管理方式已经无法很好地适应当下档案事业的发展。过去单一的纸质档案收集转变为纸质、照片、视频、音频等多种形式并存的局面。互联网、大数据、云服务等新兴媒介已经在各行各业發挥重大作用，而在档案的收集中如何利用这些资源还有很大的空间去拓展。在城建档案收集、整理、接收、保管、开发利用阶段的信息化建设不完善，档案数字化的建设严重滞后，各部门之间的资源不能很好地实现共享，拉低了档案工作的效率。例如基于互联网的档案管理、查询、自动检索不能实现智能化，更多的是依靠人工查找再复印给查档人员。

二、城建档案收集管理存在的问题解决方案

（一）宣传指导

提高档案收集管理的城建档案馆作为专业的档案部门，档案执法人员应主动发力。一是利用多种形式进行宣传，引起群众对档案的重视。例如每年的国际档案日可以组织活动宣传档案的重要性，通过精心设计的城市历史图册展览、播放城市历史建筑的视频等形式吸引大批市民驻足欣赏，通过与市民零距离接触，更好地达到宣传的目的。二是现场指导档案整理。在工程开工前期到一线对施工、监理等相关单位的负责人开展档案业务培训会，做好宣传工作，发放相关档案收集指南。工程建设期间会不定期开展现场业务指导，对工程的资料员保持沟通，及时解决各种疑问，跟踪工程进度，提醒关键节点的资料整理。工程竣工前实行预验收，档案资料整理符合标准，发放预验收通知书。

（二）加强审核工作

审核工作是加强城建档案准确性的重要手段，特别是在城市工程建设竣工阶段，城建部门应当对收集到的资料完整性及其真实性进行审核。在资料移交的过程中，需要对准备文件、施工文件以及竣工文件等内容进行审核，在保证准确性的同时，使其能够符合城建档案管理的基本要求。此外，在审核的过程中，应当要保证文件的“单一性”，避免在信息化平台中出现档案重复的现象，同时也避免用户在检索的过程中出现重复检索的现象。

（三）建立健全城建档案管理服务平台

服务意识是非常重要的，城建档案相关管理工作人员需要在提高自身服务意识的基础上，创新管理服务方式。随着信息技术的发展，城建档案管理部门可以通过建立网络服务平台来实现档案管理工作，将档案资源与单位的局域网结合起来，并在管理部门内部宣传档案资源的重要性，引导其对档案资源进行管理和查阅，使档案的服务功能发挥出更加重要的作用。在此过程中，档案管理人员需要站在网站服务的角度，对城建档案进行全面管理与运行，促进城建档案管理服务模式的创新。

（四）对档案管理人的素质进行提升

1.倡导城建档案管理人员提升自我能力。在城建档案管理工作中，所涉及到的专业知识和能力较为广泛，这就需要档案管理人员具备较高的综合能力和水平。因此，单位可以倡导档案管理人员利用闲暇时间不断充实自己。档案管理人员可以自行在各类学习资料中、网络上搜索并学习较为先进且成功的管理案例，学习其先进的管理思想，并将其应用，逐渐形成具有本地特色的城建档案管理观念和模式;也可以通过社交群、社交论坛等，与有相同职业的人员进行交流，相互促进，通过交流的方式来提高自身管理能力。此外，除了要积极展开自学外，管理人员还要与其他部门做好协调和沟通，以便能够有效提升档案管理工作的质量和效率。城建管理部门应当大力倡导部门管理人员进行自学。

2.借助“外力”来促进管理人员综合管理能力的提升。“外力”是指通过培训的方式将先进的管理观念、管理手段及模式等灌输到管理人员的知识体系中，使其能够掌握更具现代化特色的管理模式和观念，以便为城建档案管理做出更多贡献。部门应当定期组织全体员工展开培训，并结合当地城市建设和发展的实际情况，不断提升管理人员的综合能力和素质。此外，也可以聘请综合能力较强的管理人员到本单位进行演讲，加强深入的交流，将先进的管理观念和方式与本单位的管理人员进行沟通，以便能够面对面进行“解惑”，有效解决工作过程中遇到的问题，促进管理效率的提升。

城建档案作为我国特有的中国特色档案，在过去，在助推城市建设发展上书写了浓墨重彩的一笔，在城市建设科研资源中占据了重要的一席之地。希望在未来的工作中，城建档案人聚力创新推动城建档案事业向更高质量发展，与时俱进地利用好这些宝贵资源，让城建档案的价值惠及城市建设发展的每一个角落，造福建设事业百年大计，服务百姓幸福美好生活，知往鉴来，续写辉煌。

（作者单位：石家庄市城市建设档案馆）