ICS系统内控督办信息化助推企业管理向精细化转型

田永昌 王媛媛

[摘    要] 督办管理是企业部门改进工作作风，提高办事效率，确保政令畅通的重要手段。但在实际工作中，往往因为人员执行力差，跟踪督办不力，导致落实效果不佳。文章旨在通过“ICS”系统督办信息化在实践中运用作为创新管理手段，将企业审计内控督办工作利用信息技术，提升闭环管理效率，完善整改管理长效机制，构建审计内控督办集中统一、全面覆盖、权威高效的监督体系，强化企业管理的执行力，为促进企业精细化管理，提升管理效率做出贡献。

[关键词] 信息化;执行力;精细化;创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 017

[中图分类号] F239    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）19- 0039- 04

0      引    言

督办管理是企业执行力的重要保障，针对审计内控督办管理需求，豫新发电公司始终本着精细化管理原则，在信息技术的引导下，自主开发了“ICS系统”，实现了对企业审计内控督办业务的周期闭环管理，为企业审计内控问题整改的执行力增强供给创新思路与有力支撑工具，使企业督办业务逐渐朝精细化管理模式过渡。

保证企业稳步、规范发展，促执行力提升的关键点即加强审计内控督办管理。把风险防范、问题整改落实、整改事项推进情况等视作企业执行力增强的关键指标，促其在企业经营发展中受到重视并发挥最大化作用。因此，审计内控的事项督办应当是企业管控体系的重点。

1      传统内控督办管理存在的问题和弊端

在实际工作中， 审计内控整改的督办存在闭环效率不高、职能未充分发挥等问题。一是督办执行的力度不够、效果不佳， 且在原有工作人员配备下， 原有督办模式不能很好地适应管理新常态，管理模式有待创新。二是现有督办工作没有抓手， 督办结果执行力不强，各项考核落实存在滞后或者力度减弱，对部门相应的奖惩措施不公开、不透明。主要体现在以下几个方面。

1.1   传统审计内控督办的方式方法简单、单一

督办事项依靠协同发送、电话沟通、信息发送的形式通知，督办内容具有涉及范畴较广、“来源多样”（专项审计、内控评价、审计调查、审计后评估等）、周期、启动时间、部门等存在差异的特征，怎样保证督办工作于繁重工作日程里得到实施，确保整改事项得到及时、高质量的落实，一直是企业审计内控督办的难题。

1.2   督办事项体系化管理困难

面对公司纷杂的经营业务和相关管理要点，督办部门、领导决策层需对事项执行情况引起重视，时刻以面谈、电话等方式时刻留意进程情况。

一些详细事项传递不到位、不明确，信息周期时间长、不能及时查找原因，并对督办事项执行开展情况心中有数。企业领导应借助一个有效管理工具及时、全面地掌握事项开展情况，且制定详细的体系化督办管理视图，方便正确决策。

1.3   督办事项跟踪烦琐

因受工具单一、权责不对等多因素影响，提高了督办任务艰巨性，也增加了负责督办人员或部门的工作任务，使督办执行跟踪出现占用时间多、流程烦琐、文档数据查找留存困难等现象，也就影响到督办质量。过去所应用的人工管理模式与简单工具对现今审计内控督办事项执行、统筹分解、沟通、汇报、统计与查询等展开一体化管理需求不相符，在没有科学管理工具支撑的条件下，可能在规定时间内事项无法及时完成，即便完成质量也得不到保障。

1.4   注重督办事项过程化闭环管理的落实

对于督办事项的有效制定，企业内部仍存在整改部门重视不够、整改不力、质量不高等情况。整改部门向领导或督办部门提交的结果，仅仅停留在表面，不能追根溯源起到实效，其过程缺乏有效的监督，以至于决策者、管理者不能及时发现存在于事项执行期间存在的各项问题，进而第一时间给予纠正与改进，形成较多的时间成本，影响整改的效率和效果。

1.5   督办执行效能统计分析实现困难

审计内控事项督办整改的有效开展，可为企业制度完善，监督计划制定等的推進提供参考，还是确保企业管理水平提升、管理效益增强的关键支撑。传统手段的督办管理，需要督办人员对执行情况不断跟踪收集整理，再根据过程情况形成结果反馈给领导层，反复沟通汇报，耗费人员精力与时间的同时，准确性与时效性还得不到保障，这和预期目标存在差异。

2      “ICS”系统提升企业执行力、推动精细化管理

国电投豫新发电公司，在2018年初开始投入督办信息化应用研究，对督办业务各环节、各流程、各节点进行了梳理，结合大量业务实践不断总结，经过实验、测试和不断地创新，自主研发推出了审计内控督办系统，对督办的审核、发起、反馈与归档等多项业务链管理进行了固化，实现了各项督办业务的全过程跟踪管理，帮助公司提升了执行力，在落实事项整改中也取得了一定实效。其使用价值主要体现在以下几个方面。

2.1   督办信息化周期闭环管理助力企业管理提升

有别于传统的督办管理，即能实现整改事项的分解下达，执行反馈、督办跟踪，办结确认等周期闭环管理，同时也可达到了管理视图（体系化、统一化）的制定，对督办过程给予了全面监控，保证了管理效能的提高。传统督办与信息化督办区别如表1所示。

2.2   协同与管控的结合确保督办事项顺利有效开展

企业督办管理并非仅是业务方面的流转，还展现出的是管理上的协同。“ICS系统”中固化了事项处理链条，针对每项督办任务在责任部门、职能部门、分管领导之间根据分工和职责设置了审批点、审阅点，将督办事项逐级分解、逐级反馈，系统功能实现了不同角色人员的职能发挥，包括查看与催办、反馈与审批、协作与沟通、反馈与汇总，通过各部门、各管理层职能作用的融合，保障了督办事项科学、高效地完成。如图1所示。

2.3   自动计时、预警机制彰显人性化管理

“ICS系统”的功能齐全、完善，可实现督办事项的自动预警、自动监控与自动提醒等。于督办事项中设置确立完成时间节点并发起流程后，系统开始自动倒计时，每天自动提醒责任部门“有待处理事项”需要办理，当时间节点较接近时，自动提醒的频率增多提醒办理人员迅速及时办理，从而使督办管理实现“督办事项自动找人”的转变，大大提高跟踪的效率。

2.4   自动流转的考核机制，规避了人为因素影响

督办事项的整改与落实，在传统管理中往往容易遇到因部门说情、领导协调而碍于面子无法实现考核的情况，同时因沟通链条较长，涉及部门和管理层的环节较多，难以及时有效落实考核机制。而“ISC 系统”突破了传统管理中人为因素影响的弊端，在督办事项自动流转的过程中，在自动计时的功能影响下，整改任务一旦超时未完成，信息会自动推送到人资部门，人资部门根据督办事项中的既定考核内容和标准实施考核，有效规避了人为因素造成的影响，使考核闭环管理机制落实更加有效。

3      ICS系统督办信息化管理创新与实践成效显著

3.1   增强督办工作开展的积极性

依靠ICS系统平台来推进督办工作的有效开展后，督办部门对任务及时给予细化，对不同部门应该执行的任务落实到位，划分到人头，明确负责整改工作的第一責任人，要求部门负责人能依靠平台系统时刻掌握工作开展情况或将信息反馈给上级负责人。对即将到期的任务，可通过系统自动提醒功能，达到督办任务网上跟踪、网上发布、网上反馈的目的。

3.2   提升整改的效率和质量

通过督办信息化的运用，系统平台从任务链发生到结束，每一事项都锁定在固定时限内，如在规定时限内整改仍未办理完结， 系统自动流转至人资部门实施考核，增强了督办的严肃性和权威性，由此大大提高了整改的执行力，提升了整改的质量和督办反馈的效率。

3.3   增强督办工作时效性

督办系统平台特有的提醒、自动催办、结束与归档等一系列功能，能在线发布、督办与反馈一切督办信息，实现一体化“督办台账”的建构，省略了繁杂的中间流程，提高了执行效率，也使任务流转速度明显加快。

3.4   做到督办工作权责对等

任务管理模式属于督办系统平台的主要方式，详细记录了各项任务开展情况，因受权限影响，要随意改动是不行的，保证了信息的安全性。而协办部门、责任部门与监办部门三大部门在某项任务上均具备同等浏览权限，能够时刻通过平台掌握工作开展情况，便于后续工作开展计划的制定。

3.5   促进督办整改公平公正公开。

ICS系统督办建立在信息化管理的基础上， 以实现督办工作的信息化、透明公开化、公平化;督办整改的统计结果，企业各级管理层都能在系统平台上随时查看，实现了督办工作的信息公开，更好地推动了督办整改工作的开展。

在企业面临的市场竞争日益激烈，在河南公司“二次创业”弯道超车的改革发展中，审计内控作为企业的保障机制，其成果的运用对企业转型发展、提高竞争力具有重要的意义。企业审计内控督办信息化管理，是企业不断提升督办整改的效率和效果，提升企业精细化管和企业执行力的有力手段和重要机制，必将为企业提升管理水平持续发挥积极作用。

主要参考文献

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