关于办公室工作精细化管理难点和对策分析

黄慧萍

[摘 要]随着我国社会形势的不断转变，行政办公模式也在更新，办公室工作内容具有很强的复合型，贯穿了整个企业运行的各个流程，本文将结合办公室精细化管理必要性，针对重难点问题，制定量化整体目标、制定规章制度、提高人员认知、建立科学考评体系、强化细节控制等对策，为优化办公室工作质量提供参考。

[关键词]办公室;精细化;工作管理

[中图分类号]C931.4 [文献标识码]A

从办公室职能性质来说，其在整个企业中起到了连接各个部门单位的重要作用，提高各部门之间的沟通效率，帮助企业管理人员制定科学的发展决策，提高督办督查的可信度。目前我国办公室管理工作仍存在一定问题有待调整，精细化管理能够加强办公效率，避免在问题发生后各人员相互推诿责任。

1 办公室精细化管理必要性

精细化管理是源于对社会分工的规范化，其不仅仅是一种现代化管理理念，同时还是一种企业文化。1911年被称为科学管理之父的泰勒发布了《科学管理原理》相关内容，正式奠定了管理方式向着精细化方向转型。随着工业革命的结束，世界经济市场开始向着多元化方向转型，企业不仅仅从规模上开始拓宽，同时生产方式、活动类型也变得更加复杂，想要实现对内部的精准调控，就必然要以更加科学的手段采取管理，例如：经济学、心理学、决策理论研究、系统工程等学科都被融合到其中，从定性到定量地去更新系统结构。目前全球范围内，日本是践行精细化管理最全面的国家，其精益思想与精细化管理理念不谋而合，我国虽然起步较晚，但是已经打开创新管理的局面。

对于企业来说，办公室是不可或缺的部门单位，其工作质量能够直接影响到高层领导人员策略下达的准确性与时效性，也影响了决策制度在企业内的运行效果。通过精细化处理，办公室工作能够更好地协调各部门单位，使其打破传统“信息孤岛”的制约，将公司内部环境转变得更加和谐，从而提高核心竞争力，在当前紧张的市场环境中占据和抢占份额，提高综合实力。与此同时，办公室管理精细化发展还能够提高部门员工的责任感，使其更加清楚地认识到岗位工作的重要性，正确规避重复工作、工作疏忽的可能性，减少内部矛盾与冲突，帮助企业构建积极向上的办公室环境。

2 精细化管理难点解决方案

2.1 量化整体目标

办公室是行政工作的重要单位，所以必须要以明确的前期管理目标为办公基础，目标的确定关系到后期制度的建立。目前很多单位、企业在前期都没有树立起完整的办公目标，无法体现出现代化理念。当前我国发展形势为社会经济主导，所以目标的设计需要结合实际市场动向，保证其具备良好的前瞻性与可发展性，例如：当前很多管理人员在平时工作时，过于依赖经验，缺少计划与目标，造成各部门之间的业务交接不流畅，办公环节丢失等问题，而且如果缺少完整的前期目标，工作人员的积极性也会在重复工作中消耗殆尽，降低内部员工的凝聚力，给单位的整体运作带来不良影响，甚至是不必要的纠纷与麻烦。思想是行动的指挥官，所以在量化整体目标之前，首先需要做好前期的理论指导，通过理论引导实践行动，强化各部门人员对精细化管理的认知，让全体办公室人员都能够理解精细化理念，将管理落到实处。“精细化管理”不仅仅是一句口号，而是实际工作内容，在建立前期目标时，需要融合“以人为本”理念，积极在企业内部建立完整的文化氛围。

2.2 制定规章制度

办公室工作内容较为多样，如果缺少制度的管控，就很容易造成内部结构混乱，从而导致岗位责任不清等问题，严重时甚至会制约发展。很多办公工作都具有突发性，所以需要以强而有力的秩序进行合理控制，但是目前我国很多企业单位都缺少制度规范，办公室工作经常毫无头绪地进行，虽然部分人员每天都很忙碌，但是工作质量不高，一旦遇到突发状况，就很容易措手不及。精细化管理的深入需要制度做基础，良好的制度能够提高办公执行能力，从而确保办公流程顺利。首先在制定规章条例时，需要结合企业实际发展情况，将各单位工作进度汇总成数据报告，精细定义每个岗位的工作量与工作责任，在企业单位内部营造出“按规矩办事”的氛围，提高工作人员的应急能力，确保其面对突发问题时能够有良好的适应水平。以科学化、规范化的制度填充办公室工作死角，将工作计划与前期目标有效联系起来。制度与考评体系之间存在必然联系，呈现出一种相辅相成的状态，制度是保障工作有效性的最后一道堤坝，也是企业发展的刚需。另外制度还能有效帮助净化部门工作风气，通过条例的设计，杜绝徇私舞弊、私收贿赂、责任推诿等不良情况的出现。

2.3 提高人员认知

上文中提到，当前我国办公室工作内容具有很强的复合型，所以在岗工作人员不仅仅需要具备良好的专业知识，同时还要保证自身的责任感、积极性、事业心、业务处理能力以及语言表达沟通能力。从而在实际工作中能够正确与其他部门人员做好业务对接与决策传达，提高企业工作效率。但是目前我国很多企业对于办公室人员的选择都存在一定疏忽，例如：很多新上岗的人员没有经过专业培训就直接开展工作，老员工知识储备较少，不具备及时更新知识结构的意识，在平时工作中出现懈怠、散漫、无责任心的表现，极大程度上影响了公司形象，制约办公活动的顺利进行，甚至会影响到其他部门的执行效率。为改善这一问题，就需要尽快提升办公室人员队伍的综合素质，例如：适当提高入职门槛，筛选技术过硬、专业知识强、为人热情的人员进入到工作当中，对于老员工需要定期开展培训工作，树立起自我学习意识，将认真负责的态度贯彻到整体工作当中，注重细节把控，通过课程化、专业化的训练提高其服务质量，明确自身肩负的责任，帮助领导人员与基层群众做好沟通协调，提高办公室处理效率。

2.4 科学考评体系

虽然现在办公室部门内工位设置的种类较多，但是从实际执行效果上来看，各工位之间的责任划分比较混乱，例如：岗位工作内容重复、工位挂空等，如果放任发展会对整体办公室工作带来不良影响，造成岗位职能的缺失，精准化管理效果不能得到全面发挥，很大程度上制约了办公效率的提升。对此就需要制定出更加科学的考评制度，从精细化管理结构上来看，考评体系对于辦公部门十分重要，利用规范化、标准化的考核制度能够做到对员工个人行为、工作成绩、执行效率采取综合考量。为了确保考评的准确性，首先需要制定一套严格的考评标准与考核流程，秉承公平、公开、公正的原则，提高员工对考核结果的信任。企业领导人员可以引进激励机制，改变以往“一刀切”的考核方式，给每个员工相同的起始分数，按照工作质量加分，每到月底一同核算，如果员工分数较高可以加大绩效奖励，如果部分员工考核分数较低甚至低于基本分数线，就只能给予其基本工资，甚至对于一些工作态度较差，平时在岗行为散漫，有不良记录的员工可以请离。通过科学的考评体系，员工的积极性能够被最大程度上发挥出来，潜移默化中培养其主观能动性，以更加饱满、积极、专业的态度投入到工作当中，确保企业运行质量的提升。

2.5 强化细节控制

办公室日常的很多工作都具有复杂性，甚至会呈现一定的被动化，需要相关人员重视细节的处理，避免问题疏漏衍生的风险，杜绝不必要后果的出现，例如：规章制度的设计要从实际开展，不能盲目套用其他企业单位的模板内容，没有两个企业是完全相同的经营模式，所以需要办公室人员加大前期调查力度，确保制度的设计贴合实际发展形式，另外在平时进行精细化管理时需要注重“以人为本”原则，明确人才对于企业发展的重要性。积极构建企业文化，将柔性管理与刚性管理有效融合在一起，把办公室内容落到实处。“合抱之木，生于毫末;九层之台，起于累土”“千里堤坝溃于蚁穴”，这些理论都证明了“细节”对于“整体”的重要性，只有尽快将办公室工作目标进行量化、细化，才能保证业务进行的规范性与科学性。

3 结论

随着我国社会经济水平的不断提高，企业单位办公内容也开始向着多元化方向转变，办公室工作内容具有很强的复合性与结构性，为顺应新时期背景下发展需求，就需要融合精细化管理观念，将管理延伸到各类工作的细节当中，通过规范的考评制度明确个人责任，做到及时问责，整体上提高办公效率。

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