全国普通高校招生网上录取系统导出投档单数据处理探讨

胡华彬

摘 要 随着普通高校招生网上录取信息系统的普遍使用，高校招生录取人员和学籍管理人员必须解决如何汇总多达上百个录取新生的投档单文件（数据库文件），以形成当年录取新生原始数据的问题。本文提供了一个用Access工具来完成这项汇总工作的切实可行的简易方法。

关键词 普通高校招生 录取系统 数据文件 数据汇总

中图分类号：TP315文献标识码：A

近年来，计算机信息技术和网络通信技术的发展推动了普通高校招生录取方式的重大变革，使用普通高校招生网上录取信息系統进行网上远程录取的方式已在全国高校招生工作中全面推广运用。各高校在录取工作结束后，从招生网上下载新生录取投档单，作为当年新生录取的原始资料，为高校下一步的学籍管理和教学管理工作提供了基础和依据。

然而，对高校来说，不但投档单文件数目多至百个左右（按省别、文理科别、录取类型别、批次别等各自成为一个单独的投档单文件），而且，存储于投档单文件中的许多字段信息为代码形式（如性别、民族、政治面貌等），这给高校的投档单数据处理造成了相当的工作量和困难。如果高校采取手工汇总投档单文件的做法，面对上百个文件一个一个的插入，不但效率低，而且容易出现错漏情况;而且，数据汇总后的代码值需要转换成为显式数据才行。显然，先汇总数据，再进行一次性转换的效率要远远高于先一个一个转换数据后再汇总数据的效率。为了提高汇总数据和转换数据的效率和准确度，我们不妨利用Microsoft office下的Access来完成。

1利用Access完成投档单数据的汇总

1.1把所有投档单文件导入Access数据库文件

为了方便后面编写一个小程序进行自动汇总工作，我们把全部需要汇总的投档单文件（dbf文件）先压缩后解压到同一个文件夹中，然后在文件夹窗口中做如下重命名工作：“编辑” --> “全选”-->“重命名”，输入“tdd”后按回车键，这样所有的投档单文件就重新命名成如下的文件名：tdd（1）.dbf，tdd（2） .dbf，tdd（3） .dbf……。最后，我们再把这些文件统一导入到我们事先建立好的一个空数据库文件“投档单汇总.mdb”中。

1.2设计汇总数据的窗体

我们在数据库文件“投档单汇总.mdb”中新建一个窗体，然后，在窗体中插入一个“按钮”。鼠标右键单击“按钮”，在弹出的快捷菜单中左键单击选择“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中输入如下代码：

Private Sub Command0_Click （）

Dim strSql As String， y As String

Dim s As Integer， x As Integer， z As Integer

z = InputBox（"请输入累加的终值"）

For x = 2 To z

s = x

If s < =z Then

y = "[tdd （" + LTrim（Str（s）） + "）]"

MsgBox "y：" & y

strSql = "insert into [tdd（1）]（ KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04 ）SELECT KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04  FROM " & y

MsgBox "strSql：" & strSql

DoCmd.RunSQL strSql  '运行第一个更新语句

End If

Next

End Sub

最后保存窗体，汇总数据将保存在表文件tdd（1）中。

1.3打开窗体，进行数据汇总

打开窗体，点击按钮，程序会提示“请输入累加的终值”，这时我们只要输入需要汇总的全部投档单文件的个数即可，比如“99”。程序运行过程中，我们需要响应程序的交互请求，不断点击“确认”按钮，以监控当前正在插入的是哪一个表文件。当遇到个别表中没有以上字段时，需要在弹出的“输入参数值”对话框中点“是”按钮。

为了尽可能汇总各种招生类别的投档单数据信息，我们需要熟悉全国各省各种招生类别投档单中到底存储着哪些信息，并将其纳入汇总表中。简要来说，投档单主要包括考生基本信息、报名信息、成绩与志愿信息、体检信息、录取信息、附加信息等。

2利用Access完成投档单数据转换工作

在我们的汇总数据中，多个数据字段信息都以代码形式存在，并不能直接用于后面的学籍管理和教学管理，必须做相应的数据转换工作。各类代码表主要有政治面貌代码表、省市代码表、专业代码表、民族代码表、录取批次代码表、录取类型代码表、考生类别代码表、计划性质代码表、计划属性代码表等。

首先，我们将这些代码表全部导入到数据库文件“投档单汇总.mdb”中备用。

接着，我们设计转换数据的窗体。下面以转换政治面貌和民族信息为例，示范如何转换数据的步骤。

我们在数据库文件“投档单汇总.mdb”中新建一个窗体，然后，在窗体中插入一个“按钮”。鼠标右键单击“按钮”，在弹出的快捷菜单中左键单击选择“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中输入如下代码：

Private Sub Command0_Click（）

Dim strSql1 As String， strSql2 As String

strSql1 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_zzmm ON tdd（1）.zzmmdm = dic_zzmm.zzmmdm SET tdd（1）.zzmmmc = dic_zzmm！zzmmmc;"

MsgBox "strSql1：" & strSql1

DoCmd.RunSQL strSql1  '运行第一个语句

strSql2 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_mz ON tdd（1）.mzdm = dic_mz.mzdm SET tdd（1）.mzmc = dic_mz！mzmc;"

MsgBox "strSql2：" & strSql2

DoCmd.RunSQL strSql2  '運行第二个语句

End Sub

最后，我们保存窗体，随后运行窗体，点击按钮运行更新程序即可完成数据转换。以上程序代码中，我们只是给出了执行政治面貌代码和民族代码转换的示例，当然在实际数据转换过程中，我们应将所有要转换数据的更新语句都事先设计进程序中。

3结束语

在我校实践中，利用Access完成投档单数据的汇总和数据转换工作提高了工作效率和工作质量，使得我校的整个投档单数据的处理工作总能又好又快地完成。

但是，在处理过程也有一个问题有待完善。因为部分省份的高考科目设置不相同、考生类型不相同、录取批次不相同等各种情况导致录取投档单数据表在结构上本身就存在着较大差别，所以我们应仔细研究清楚这些情况后，科学确定汇总表的数据字段结构，最终才能把数据正确、全面地导入汇总表的相应数据字段，尽量做到不遗漏或少遗漏考生的重要档案信息，为做好随后的学籍管理工作和教学管理工作打好基础。