办公室绩效考核激励作用研究与优化

一、实施现状和问题分析

处室考核工作涉及很多要素，既有员工岗位、业务划分、考核系数等等一些理性指标，也要考虑员工情绪、整体稳定等软性因素。笔者所在办公室的处室绩效管理机制一直严格遵循企业的基本制度，从一段时期的运行效果看，考核结果与处室实际运行效果处在基本匹配的状态。随着部分工作、人员的发展、变化，初始的岗位设定与实际业务划分开始产生错位，受制于对所级考核、薪酬管理办法中相关要求的僵化理解，以及原有处内员工考核办法相对粗框、形式化、平均主义的特点，导致处内考核对员工的激励作用不足，员工对原有考核办法的满意度相对较低，工作积极性和创造性有待提升。对办公室原有的员工考核办法进行分析不难发现，原有考核办法对员工的实际工作量这一考核中最重要的部分缺乏测量手段，且在全部考核中占比过低，考核评分缺少数据支撑，导致员工工作量无法在考核结果中得到应有体现，同时，也不可避免地衍生出考核导向模糊、激励作用不足等诸多问题。

二、优化思路

本研究旨在通过对现行处室考核办法过程出现的问题的分析，研究制定出全面评价员工实际工作量和工作质量的测量工具，并以此优化员工处室级考核方案，使考核对员工的激励作用得到加强，使绩效考核结果与员工的实际贡献值持续处在相对平衡的状态。新版办法的设计始终遵循以下几个原则：

（一）贯彻企业级管理制度要求和精神。一是更强调处室的整体概念，二是更强调处室领导班子的导向作用。

（二）深度结合办公室业务特点。办公室各项工作之间关联度低、临时性事务多、基础性服务性工作多，需要员工具备较强的综合能力、勇于担当的责任感、周到服务的大局意识以及踏实钻研基础业务的心态。

（三）聚焦并力求解决原版办法中的主要问题。原版办法中最核心的问题就是缺少对员工工作量的综合评价工具，因此将此次修订的主要精力放在了制定测评工具的工作上。实质是通过经验的积累、数据的支撑，最终实现管理工作的显性化。

（四）考核结果更加直接地在绩效分配中体现。将考核结果与薪酬分配紧密联系，减少人为因素、尽可能以数据说话，也会促进处室员工相对公平的良性竞争环境的形成。

表1 办公室工作项目基础系数表

表2 基础维度测量表

三、设计与实施

基于上述问题分析和优化思路，本研究将考核工作分为3部分，员工薪酬绩效部分总额由基础部分、考核部分和即时部分组成。

（一）基础部分。打破原有岗位与具体工作的固有关系，将每位员工的各项工作重新组合为一个新的虚拟岗位。各项工作条目设置的颗粒度以人力资源部门提供的岗位资料为基础，按实际情况予以增减，每项工作对应一个基础系数（详见“表1”），每项工作的基础系数=核心工作系数×工作量系数×重要程度系数×工作难度系数。为加大对核心工作的考核力度，设置核心工作系数，该系数作为核心工作的考核加权系数，按1、5、10取值，其余3项系数按照基础维度测量表（详见“表2”）中的标准取值。将每位员工所负责的工作基础系数求和，得出每个人的基础系数之和占所办公室全部工作基础系数总和的百分比，按照比例分配所办公室季度绩效总额的80%。基础部分主要体现员工实际承担的工作对于所办公室整体的综合贡献度。

（二）考核部分。考核人对标员工季度内的综合表现对员工进行季度考核打分，一般情况下，得分第一名为“优秀”，其他为“称职”，特殊情况可为“基本称职”或“不称职”。根据考核结果将办公室季度绩效总额的20%按比例分配至每位员工。考核部分主要体现员工在考核期内的临时性（替代）工作、劳动纪律、工作态度、工作质量等因素，不再重复考虑职责范围内正常开展工作的要素（即基础部分）。

（三）即时部分。办公室领导可根据实际情况对员工进行奖励，并以即时绩效工资的形式兑现。即时奖励的行为包含完成硬性要求且需要投入大量精力的职能范围之外工作的；因客观需要在一段时期内持续高强度（加班）工作的；高质量完成临时交办的阶段性急难险重工作等等事项。办公室领导班子对即时奖励事项、奖励范围以及分配额度有决定权。综上所述，新方案整体上以量化主体、简化主观、强化主导为指导，力求明晰每部分考核的侧重点。相对固化的分工体现在基础部分，动态的、相对主观的体现在主观考核部分，突出导向和突出事项则体现在即时部分，做到基础考核有数据支撑，主观考核程序简化，即时考核体现导向。

四、应用预期

本课题研究成果已直接应用在办公室2018年四个季度员工绩效考核过程中。处内员工对新版考核办法基本认可，但考虑到应用时间较短、应用范围有限，该方案的合理性、准确性和导向性还需要进一步多维度考量。办公室的业务特点决定，员工实际承担的工作、完成各项工作的标准、甚至同样工作在不同时段的复杂程度都是不断变化的，需要动态管理。此次实施的新办法并不是一步到位、一成不变的完美方案，办公室将在不断积累数据、听取意见的基础上，对方案进行逐步完善，力争最大程度发挥绩效考核这一管理工具的效能。同时，此次研究也是对量化机关管理工作的一次有益尝试。以办公室多年来各项工作的大数据为基础，对各类管理工作之间的联系和规律进行提炼，制定了各项工作测量维度和测量标准，一定程度上使员工工作得以数字化、显性化，为同类型的其他机关处室的考核模式提供了一种新思路。