浅谈档案管理数字化建设

刘桂华

摘 要：现代社会，随着科学技术的不断发展与应用，社会形势潜移默化的发生变革。在事业单位的档案管理工作中，档案管理的数字化建设已然成为时代发展的趋势。档案管理数字化建设，有利于保障档案资料的安全性、准确性，提高档案管理工作产出，完善传统档案管理工作中的不足之处，切实促进档案管理工作质量及效率的提高。

关键词：事业单位；档案数字化建设；问题；对策

档案管理是事业单位工作体系中不可或缺的重要組成部分。档案指的是经过立卷归档，具有查阅价值的各种文件资料。事业单位是社会服务性组织，而事业单位要提高社会服务质量，完善社会服务功能，档案管理在其中扮演着重要的作用。互联网时代下，事业单位对档案数量、质量要求更高，传统的档案管理模式难以适应社会需求，因而，档案管理的数字化建设变得十分必要且迫切。

一、事业单位档案数字化建设中存在的问题

（一）缺乏档案数字化建设的正确认识

互联网时代下，数字化、信息化已然成为社会发展的主要趋势，然而在事业单位的档案管理工作中，仍未树立科学、客观的档案数字化建设理念。有的事业单位，在具体运行中缺乏档案数字化建设的迫切性认真，认为当前实施的档案管理模式十分成熟，且具有良好的工作效益，因而不需要加以改变。有的事业单位，在档案管理工作引进了档案数字化运行的设备仪器，但在具体的工作思维及管理理念中，并没有真正实践数字化档案管理。档案管理的数字化建设虚有其表，在这样的状况下，工作效率自然难以得到显著提高。数字化档案建设，是现行档案管理工作发展的时代潮流。借助互联网技术的优势，可突破传统档案管理工作中，资源消耗量大，工作产出效益低等短板，利用数字化系统灵活度大、便捷性高及运输速度快的特点，可有效降低档案管理工作人员的工作强度，并轻松实现工作效率的提升。社会在不断的发展变化中，固步自封，闭门造车不利于档案管理工作的长远发展。作为档案管理工作人员，应全面考量档案管理工作与社会发展之间的关系，积极尝试新理念、新事物，从而才能在档案管理工作中，对数字化档案管理建设有着正确的认识。

（二）档案数字化建设投入资金有限

档案管理数字化建设，不仅需要较长的建设时间，而且需要投入足够的建设资金。客观而言，在现行社会的各行各业中，因工作所需的数字化或信息化建设不断增加，事业单位在数字化建设方面，也呈现不断提升、强化的发展趋势。然而，在事业单位的档案管理数字化建设工作中，仍存有不少投入资金不足的现象。档案管理数字化建设，资金投入不仅局限于引进硬件设备及开发软件系统建设两个方面，还需要时时更新系统，维护系统，以此保障档案数字化建设的长期性及科学性。在设备仪器等物质层面得以保障之后，档案数字化、现代化人才的培养更加迫切。十年树木，百年树人。现代化档案管理人才的培养，并非一早一夕所能速成，要提高人才的专业素养及综合能力，需要长期的开展培训工作，而人才培养无疑需要大量的资金供给。现行事业单位档案管理工作人员，信息技能普遍难以有效满足档案管理工作的数字化建设。由于资金投入不足，在客观上导致了部分事业单位，缺乏完备的档案管理数字化运行条件，管理体系时有漏洞，高素质档案人才的匮乏，均不同程度的导致了档案管理数字化建设无法真正落实。

二、事业单位档案管理数字化建设措施

（一）明确档案数字化建设目标

在现行事业单位数字化建设工作中，其首要前提是明确档案数字化建设的目标及方向。树立目标，选定方向，才能围绕目标主体，结合事业单位的实际情况，统筹兼顾而有的放矢的开展档案的数字化建设工作。二十一世纪是科学技术飞速发展的大时代，众所周知，以互联网为代表的信息技术，已然全面而深入的渗透于社会运行的多个领域、环节，而随着社会的发展，互联网在社会的整体运行中将变得举足轻重，作用巨大。当前，事业单位档案数字化建设，应以档案管理工作的规范化、现代化及高效化为方向，立足于完整、准确、高效、有序开展档案管理工作的原则，在运行中切实提升档案管理工作效率及更好的服务于人民群众。互联网时代下，事业单位档案数字化建设无疑是时代发展的趋势，而事业单位建设数字化档案管理体系及运行模式，将最大限度凸显出档案管理的功能效应，以此满足社会多角度服务的需求。

（二）建立档案数字化管理系统

事业单位建立数字化档案管理系统，是提升档案管理工作效率的必要条件。现代社会，档案管理工作是否能为人民群体提供高效、便捷的档案信息服务，已然成为衡量档案管理工作产出效益的重要指标。在具体工作中，要行之有效的提升档案管理工作效率，适应于社会发展，高度契合广大人民群众的实际需求，就需要在数字化档案建设工作中优化调节管理系统。档案管理工作不是一成不变的档案收集、记录，档案管理的数字化建设，旨在打破传统档案管理中“重藏轻用”的管理理念。收集、记录、加工档案资源固然不可或缺，但通过数字化档案建设的运行，不但能有效提升档案整理工作效率，还能在此基础上有效挖掘档案价值，促进档案发挥出更大的社会效益。数字化档案管理系统无疑对档案价值发挥至关重要，管理系统通过对汗牛充栋的档案进行分类管理，使其条缕清晰而具有高度的指向性、针对性，输入与输出之间可实现良好的信息对称，无缝衔接。完善的档案数字化管理系统，可从档案属性进行合理的设置，比如说，对于一般的档案资料，可通过数字化管理系统实现档案资源的共享，事业单位内部工作人员，在用户登陆后，即可自由查阅所需的档案资料，并自由的进行下载。资源共享，互通有无，有效提高了工作效率，节省了不必要的时间浪费。对于机密性较高的档案资料，则进行加密管理，由档案管理工作人员进行管理。机密档案需通过管理系统实施维护、安全升级等管理工作，防止机密档案资料的向外泄露。

（三）完善档案数字化管理制度

俗话说：“不以规矩，不能成方圆。”事业单位档案数字化建设，离不开完备的数字化档案管理制度。管理制度，是在长期的工作实践中，兴利除弊，去糟留精而不断形成的，具有高度习惯化、成熟化的运行机制。工作实践表明，高效而有序的工作体系，无一不需要完备的制度支撑。事业单位传统档案管理制度，因其档案管理的工作方式、运行模式与数字化档案管理之间存有较大的差异性。为此，在数字化档案管理工作中，需立足于事业单位的具体情况，推陈出新的完善管理制度，以提升管理制度对数字化档案管理工作的保障性、适应性。不同的管理工作，其管理制度侧重点有所不同，作为管理工作人员，在把握管理主体属性、特点的前提下，可因地制宜的构建管理制度。档案管理工作由于涉及到大量的档案资料，多种类型的档案资料相互输入与输出，再加上甄别、整理、加工、存储等工作，从而决定了档案管理工作具有高度的专业性。而档案管理部门除了内部运行之外，还需要与其他部门进行工作对接，因而档案管理工作在客观上也较为复杂。在档案数字化建设过程中，管理制度也具有层次性，但管理制度需突出核心重点所在，抓住关键节点，才能确保档案数字化管理制度的有效性。

结语

互联网时代下，事业单位档案管理数字化建设是社会发展的必然选择，十分必要且迫切。在档案管理的数字化建设过程中，作为管理者应提高思想意识，提高对档案管理数字化建设的认识，从而树立科学的管理理念。立足于档案管理长远发展的角度，扩大对档案管理数字化建设的资金投入，整合及优化配置资源，以此保障档案管理数字化建设的可行性、有效性。在事业单位档案管理数字化建设过程中，需要设置完善的管理体系，分门别类进行数字化档案管理，资源共享，提高工作效率。强化档案管理的安全性，重视信息化人才培养，制定出合理的管理制度，采用正确有效的路径来进行事业单位档案数字化的建设。