试论档案开放式管理模式的变革

陈延云

摘 要：探索和研究人事档案管理的新模式，根据人事档案本身的特点和规律，运用科学的理论指导实践，以便更好地服务于社会。

关键词：人事档案；新模式；社会化；开放式管理；市场经济

我国人事档案的历史源远流长，这是由于我国自古就比较重视“为史之道”。自夏朝国开始，先人就很重视人事管理活动。历史文献汇编《尚书》中就载有：“禹曰：汝无面从，退有后言”。这也是文献记载最早的人事管理言论。从人事档案的现实公用上，人事档案管理就是人力资源的管理和开发利用创造条件，提供相关人事数据和信息支持的一项重要的管理活动。在信息时代，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案管理工作已经变得相当复杂，而且面临着越来越大的挑战。因此，探索和研究人事档案管理的新模式就成为时代赋予的使命。

这种模式从含义上讲是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关。所以，它应是一种社会化、开放式管理模式。这种管理模式的含义有以下四点。

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动。因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代，各单位内部人事档案管理机构只收集管理本单位人事档案。在市场经济条件下，已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构。例如：各省、市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各單位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内的各类人员。又由于每类人员的身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

3.利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资或国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性，也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要。那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种、多样的需求。

4.人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度。与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式

人事档案社会化、开放式管理模式是市场经济条件下的一种新模式，是对传统人事档案管理模式的补充。市场经济条件下的新模式与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在人事管理中起到了重要作用。社会化开放式人事档案管理模式是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

人事档案社会化开放式管理新模式，目前主要适用于流动人员人事档案管理。由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。流动人员一般没有固定的单位，工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理体制是统一领导，分级管理。这种体制确保人事档案的完整与安全，特别是维护人事档案的法律凭证价值，起到了重要的组织保障和制度保障作用。但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。应充分发挥两者优势，克服各自弊端，使人事档案管理模式更加充实与完善。

社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。21世纪是一个更加开放的社会，知识经济的发展、人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。今后，我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，随着政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才流动将成为一种没有任何政府色彩的社会现象，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。企事业职工、科研人员及教师等各类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历和经验的记载，值得保密的内容不多。同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业在干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗、下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

在探讨了建立社会化开放式管理模式的必要性之后，再看看有没有可行性呢？因为，任何新事物的出现不仅应该是必要的，而且还应该是有可行性的。对此，我们持肯定的意见。这种新的管理模式不仅是可行的，而且更有利于人才流动、人尽其才，有利于人事档案的规范化、现代化以及网络化管理。有些省、市的人才市场对人事档案的管理也采用了社会化模式，并取得了一些成绩。这些都说明我国人事档案实行社会化开放式管理既是必要的，也是可行的。尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理，但今后在更大范围内、更多类别的人事档案管理中也是适用的。

5.结语

在我国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。例如：某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走。那么，既便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。由此可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。