档案信息化建设与档案管理的几点思考

张庆宁

摘 要：随着时代的发展，相关单位在进行档案管理的时候，要将其和信息技术进行有效融合，避免出现信息管理问题，让档案能发挥出最好的效果，也为整个社会建设服务。本文将先指出档案信息化建设和档案管理存在的问题，再阐明提高档案信息化建设和档案管理效率的策略。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考

档案信息化建设能提高档案信息管理的效率，那么在这个时候，就需要管理人员能够根据档案信息的收集情况和时代的发展情况，不断调整档案信息管理的方式，充分利用已有的信息资源，在不断改革和创新的基础上，不断提高资源利用效率和回收效率，让整体档案信息管理质量和服务水平获得提升，并能促进整个时代的发展。

一、档案信息化建设和档案管理存在的问题

（一）对档案信息化建设和档案管理的认识不足

管理人员在进行档案信息化管理的时候，大都是将档案信息进行汇总整理，并未根据档案信息的内容进行有效分类，没有将档案信息管理当做是管理工作的一部分，档案信息化建设和档案管理也没有列入到整个管理体系中，而管理者也都会以自身的利益为主，对档案信息化建设和档案管理本身不一定非常了解，这就会出现对档案信息保管、利用等方面存在认识不足的问题，也就会让档案信息化建设和档案管理的效率低下[1]。

（二）档案信息化建设和档案管理模式不够完整

档案管理模式不够完善主要体现在三方面，首先，基层的档案管理工作发展较为缓慢，很多档案信息资料并不完整，其档案信息的真实度也有待考证，而如果基本的档案信息都无法获得保证，也就无法系统的进行档案信息化建设和档案管理；其次，档案管理体系很分散，每个管理部门的衔接也不是很紧密，这就让各部分人员无法充分发挥其管理职能，在档案信息传递的过程中可能也会存在一定的信息漏洞，这会降低整个档案信息化建设和档案管理的效率；最后，很多档案管理人员只注意档案管理能带来的经济效益，并未从档案本身进行分析，这就会让档案信息化建设和档案管理的初衷产生偏差，如果让档案信息和时代脱节，不仅不会让经济获得良好发展，还可能阻碍其他方面的社会发展。

（三）管理人员在进行信息使用的时候存在错误

档案信息化建设和档案管理是时代发展的产物，这就需要管理人员能转变原有的信息管理方式，将信息化引入到档案建设和管理中，但是由于相关管理人员对档案信息资源的理解和利用存在观念上的错误，这就会让他们认为档案只需要完整的保存在馆藏中，在需要的时候再将其调出，除此之外并没有什么其他意义，这种观念上的错误减缓档案信息化建设和档案管理的进程，无法将档案的价值完全发挥出来，在另一种程度上来说也是对资源的一种浪费，对整个社会的发展都会带来不利影响。

二、提高档案信息化建设和档案管理效率的策略

（一）培养和引进现代档案信息管理的人才

在對档案信息化建设和档案管理进行改革的时候，首先就要从管理人员入手，毕竟之前的档案管理人员普遍学历都不高，而且缺乏专业的档案信息管理经验，这些都不利于档案信息化建设的发展[2]。在这种情况下，就要从档案院校引入专业的毕业生进行管理，在入职之前就做好专业培训工作，让他们有一个完整的档案信息化建设和档案管理意识，并根据他们的能力进行分工，着重培养年轻的管理干部，不断提高管理人员的综合能力。与此同时，还需要对他们的素质进行培养，引导他们树立正确的三观，这样才能让他们在工作的时候能够时刻保持责任心，提供更加好的档案管理服务，在结合实际情况的基础上进行创新，将档案信息化建设落到实处。

（二）加强档案信息管理的安全体系建设

对档案信息化进行安全体系建设很重要，毕竟在网络信息高速发展的时代，除了能更加快速的掌握信息，同时信息的安全也会受到更多的影响。那么在进行档案信息化建设和管理时，建设档案信息安全系统，制定档案信息安全防护措施，可以采用防火墙、网关等信息技术，确保档案信息不会受到任何网络攻击，有效将档案信息保护起来，让档案能更好的在内部进行流通而不会受到外界的干扰。另外，还需要定期对安全系统进行维护更新，让其能更好的为档案信息服务，如果设置了密钥，持有密钥的管理人员就需要承担相应的责任，避免出现档案失密或者泄露的事情，让档案信息化建设和档案管理稳步向前发展。

（三）形成系统的档案信息化建设和档案管理模式

档案的管理模式对档案建设的质量和效率也会起到很大的作用，在扩大管理工作的时候，要注意三方面的内容：第一、在开展档案管理工作的时候，需要做好基层管理工作，补齐缺失的档案信息，对档案信息进行一个系统的排查，确保没有虚假的信息渗入其中，即使有虚假的信息，也要及时进行处理，确保归入系统的档案信息准确无误；第二、用网络系统建立一个完整的档案信息平台，将所有的档案信息进行归纳整理，这样不仅方便管理，还能让档案信息管理方式能更符合时代的发展需求；第三、在进行档案信息化建设和档案管理的时候，更要将档案重点放在发现档案信息的内在价值上，引导管理人员能够更加深入的了解档案内容，并能结合实际情况进行深入探究，对档案进行更加合理有效的分类，从而对社会的发展起到积极的引导作用。

（四）对档案信息化建设和档案管理做系统规划

在对档案信息进行信息化建设和档案管理的时候，需要遵循一定的规律，这个发展规划需要管理人员在正式开始管理工作之前就要进行设定，其目的就是为了将档案信息的特点和规律完全挖掘出来，并根据档案信息的特点进行分析，找到最适合其管理的方式，这么做不仅能提高整个档案管理的效率，更能充分发挥档案信息的意义，提升整个档案信息化建设和档案管理的服务质量[3]。而不同的地区或是企业可能遇到不同的问题，这就需要管理人员能从地区本身入手，在充分开展管理工作的同时，用管理考核来监督管理人员的管理工作，让档案管理能更加高效的进行下去。

（五）充分利用网络进行档案信息化建设和档案管理

网络化管理也是档案信息化建设的重要组成部分，而建立网络信息平台是提高档案管理质量的最好方法。具体来说，要先建立起档案网站，在建立之前就要首先将网站的优势以及如何建设这个网站进行规划，确保档案信息能很好的通过网站展现在大众面前，之后，还需要定期对网站进行维护，根据管理需要更新主页信息或是后台档案信息，这样也能让大众在接触到档案信息的时候是第一手资料，并且能真正从网站上获得相关信息，还要根据大众的需要提供相关档案信息，让信息资源利用效率最大化，提高档案管理的整体服务水平。

结束语：

综上所述，在进行档案信息化建设和档案管理的时候，要充分结合当前社会发展的背景，从培养和引进现代档案信息管理的人才、加强档案信息管理的安全体系建设、形成系统的档案信息化建设和档案管理模式、对档案信息化建设和档案管理做系统规划、充分利用网络进行档案信息化建设和档案管理这五方面入手，让档案信息化能更好的为社会的发展服务。

参考文献：

[1]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018（9）：29-29.

[2]薛龙峰.人力资源档案信息化建设的相关思考[J]. 文化创新比较研究，2018（20）：148-149.

[3]钱敏.档案信息化建设在档案管理中的优势与管理变革[J].机电兵船档案，2018（3）：76-77.