试析办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

李振庭

摘 要：当前，我国经济发展已经步入新常态，各级机关事业单位纷纷围绕发展实际进行必要的行政改革，以适应经济的新常态化发展趋势。在机关单位的发展过程中，办公室行政管理工作越来越得到大家的重视以及肯定。本文以办公室的行政管理工作为研究对象，探讨行政管理工作在机关事业单位中所扮演的各类角色，通过角色及工作分析提出一些提高行政管理工作效率的具体策略，希望对机关事业单位的行政管理工作发展有所帮助。

关键词：办公室；行政管理；重要性；策略

引言：办公室行政管理是机关事业单位的核心工作部门，在日常经营与机关系统工作中扮演着承上启下、连接内外、协调服务等重要角色，在整个工作流程和工作系统中担负着基础性的桥梁作用。在当前行政管理工作改革发展的进程中，准确把握办公室行政管理工作的角色，并根据其工作内容进行工作效率的整体提升是一项十分必要且势在必行的工作任务，需要社会与各界管理人员的重视与支持。

一、办公室行政管理工作的“角色”

（一）领导的助手与参谋

办公室行政管理工作是直接服务于领导工作的，他们所扮演的是领导及单位的服务助手与参谋助手的工作角色。如，在领导的决策办公中，领导往往需要大量的事实数据信息来增强决策的科学性，这时候办公室行政管理人员就需要做好领导及单位的信息服务，通过广泛收集各渠道、各类型、各方面的数据信息来帮助领导佐证决策，服务于领导及工作单位的发展大局，对机关事业单位的发展贡献智力支持与信息支持。同时，办公室行政管理需要把机关单位实际发展情况如实准确的汇报给领导，做好参谋建议工作，协助领导加强对机关单位各项工作的管理能力，提高机关单位的运营效率与发展效率，对机关单位发展贡献服务支持与建设支持。

（二）领导决策的执行者与落实者

办公室行政管理部门是领导与单位决策的执行者与落实者。一方面，由于办公室行政管理部门处于承上启下联络内外的位置，所以对领导决策起到很好执行者的作用，行政管理部门主要负责把领导决策一以贯之，变成各部门的行动指南。另一方面，行政管理部门还要在政策的执行中，对政策决策的落实起到监督监管的作用，保证各部门在落实政策时能够完整、正确、科学的执行，防止政策执行的不畅与落实不严，始终坚持扮演落实者的角色。

（三）各部门的协调者与服务者

办公室行政管理部门要做好单位各项工作的协调调度与联系配合。一方面，行政管理部门因为第一时间可以接触到领导指示与工作安排，所以对于各部门获得工作指令具有协调指挥作用。另一方面，各部门在日常工作中需要相互配合，这就需要行政管理部门的中间协调，保证各部门顺畅工作，完成大家的共同使命。同时，各部门在办公中，需要后勤保障与办公保障，这些工作均是行政管理部门的工作范畴，所以需要行政管理部门做好必要的保障服务工作，保证各部门工作顺利开展，有序进行。

二、办公室行政管理工作效率提高的策略

（一）完善行政管理制度，提高办公信息化能力

辦公室行政管理部门是按照行政管理制度的规定来完成工作任务的，所以完善机关单位的行政管理制度可以大大提高办公室行政管理工作的工作效率[1]。一方面，经济的新常态化发展会对经营发展产生深远影响，想要在市场竞争中获得更大的竞争力，就要提高行政办公效率，提高工作执行力度。所以，行政管理制度要因时而变，做到顺势而为，围绕市场经营方向，提高行政管理能力，强化行政管理的执行效力。在制度细节方面要逐步完善，以提高市场应对能力和机关单位内部发展实际为出发点，细化行政工作准则，细化行政执行流程，保证行政管理制度的便捷执行。另一方面，严谨科学的行政管理制度，能够提升行政办公人员的工作执行速率，简化不必要的、繁琐的行政管理规定的限制与束缚，提高行政管理工作的运作能力，让行政人员的政策执行更迅速，工作效率更高。此外，在信息化快速发展的今天，机关单位要积极利用信息化的行政办公手段，提升办公室行政管理部门的工作能力。如利用信息化办公软件，简化纸质化文件的流转次数，减少行政审批的时间与流程环节限制，让决策更好更快的落地实施；利用信息化沟通协同办公软件，如“钉钉、微信”等，加快行政信息的传输与协同办公指令的传达，让信息多跑路，让工作人员少跑腿，把信息流转起来，让办公室的行政管理效力得到质的飞跃，让办公室行政管理能力得到进一步增强，保证行政事务协调统一运行，行政制度科学规范高效管理。

（二）加强行政人员培训，讲求科学合理分工

在办公室行政管理工作中，加强行政人员的业务培训与素质培训可以提高行政办公的工作效率。一方面，行政管理人员是行政管理工作的执行者与落实者，他们的业务能力决定了机关单位决策落地，工作任务落实的工作效率。如果他们的工作业务能力不足，会大大降低行政管理工作的落实速度。所以，提高行政办公人员的业务显得尤为重要，既要按照单位内部的工作内容不断夯实业务培训的内容，加深行政人员的工作理解与工作认识。也要不断夯实他们工作方式方法，帮助他们找到正确科学的工作方法，提升个人工作业绩。另一方面，也要加强行政管理人员的思想素质培训，调动他们工作的积极性，防止懒政怠政等不良工作情绪与态度的出现，让他们产生热爱本职工作的热情，加强行政人员的激励与鼓励，让他们能够主动反思工作中的不足，逐步提高行政工作效率，培养他们的行政管理工作的大局观与全局观，发挥他们主观能动性，提升部门整体工作效率。此外，在办公室行政管理工作中，也要讲求科学合理分工，充分考虑每个行政人员的工作长处与自身短板，做到行政工作划分的科学合理，做到行政人员之间配合的取长补短，提升整个行政事务管理团队的梯队建设能力，发挥出每一个行政人员的优势优点，进而来提升行政事务管理效率。

（三）重视团队合作建设，营造和谐工作氛围

在办公室行政管理工作中，行政人员之间的团队合作能力是衡量与提高办公室行政办公效率的关键[2]。所以，很多机关单位十分重视团队合作的建设，重视营造积极向上的行政工作氛围。一方面，在办公室行政工作的划分中，要根据每个人的工作特点来划分，如工作性子急的，可以分配一些对外联络事情，分配一些决策执行监督落实的工作。如工作细腻稳重，重点分配一些活动执行策划与工作对接等细致的工作，形成一个科学分工配合有度的行政办公群体，从而提升行政工作效率。另一方面，在行政团队的合作建设中，要营造一个和谐的工作氛围，既要给每个人制定科学的职业晋升渠道来调动大家的工作积极性，形成群策群力互帮互助的和谐工作氛围。也要加强行政工作的交叉配合与人员联络工作，让行政人员在业务执行与工作配合中，可以相互依赖共同努力，形成良好的奋发向上的工作圈层文化，激励行政人员围绕共同目标使命努力工作，提升整体办公速率与效率。

结语：办公室行政管理是现代机关单位现实管理中一个重要的组成部分，在整个管理工作中，办公室的行政管理工作担负着重要的角色和不容忽视的作用，它是保证机关单位正常运转与平稳运行的基础。对于机关单位来说，要不断完善行政管理制度，通过制度的完善来提高行政管理工作的科学化管理能力，通过加强办公室行政管理工作的信息化办公建设，来提升办公室行政管理工作的服务能力。同时，各级机关单位，也要重点加强办公室行政人员的业务培训，讲求行政管理的科学分工与重视团队合作建设，在营造和谐的工作氛围方面重点下功夫，提升机关单位的行政管理能力，发挥行政管理的坚实服务作用。

参考文献：

[1]丁强.公司行政管理工作的信息化建设若干思考[J].现代经济信息.2017（12）：48.

[2]赵娜.做好办公室行政管理工作的思考与建议[J].企业改革与管理.2016（10）：49.