OA办公系统在机关管理中的应用与实施

董海军

摘要：伴随当前经济快速发展，信息技术日新月异，我国很多企事业单位越来越重视OA办公系统的应用，文中重点对OA办公系统在OA办公系统在机关管理中的作用以及在机关管理中的应用和实施进行分析和研究，以供参考。关键词：OA办公系统;管理中;应用;实施

中图分类号：TP371

文献标识码：A

文章编号：2095-6487（2019）01-0022-02

0引言

在伴随当前经济快速发展的今天，信息技术日新月异。合理的使用办公自动化系统就成了让企事业单位的管理效率和管理质量进一步提高必要途径。

1OA办公系统在机关管理中的作用

伴随当前信息化技术发展速度进一步加快，各行各业都在充分利用信息化技术，对机关的业务进行处理，OA协同办公系统逐步成为现代办公事项与通讯技术、网络技术、计算机技术进行结合而形成的一种新型的办公手段，在应用的过程中，能够对工作流程进行规范，让企事业单位内部办公业务的发展，处理速度进一步加快，保证企业向无纸化、网络化、自动化办公的方向转变。2OA办公系统在管理中的应用与实施

2.1OA系统在机关公文处理工作中的应用

在企事业单位日常管理的过程中，公文处理是经常性的工作，公文的收发管理是工作洽谈、交流情况以及传递信息的重要基础，在管理过程中是非常重要的一个部分，建设OA公文管理系统的主要目的在于对OA管理系统进行充分的利用，保障公文的上行和下达。[1]

2.1.1收发文管理

控制流程的设计及流程的节点管理公文具有非常重要的意义，能够有效的实现公文的收发、审核、承办、校对、归档等。笔者所用OA系统在收文登记方面的特点在于收文转发文的功能，利用这一项功能能够将下属部门的发文和上级部门的文件直接转变为机关的收文，并且对其进行自动登记，将来文的题目、单位以及正文的内容转入到承办事项当中，防止来文登记的过程中需要进行繁琐的录入，在传阅的时候，依照文件的内容进行文本的设计，可以把文件向多个部门的领导系统当中输送，完成办理工作之后，直接将文档归类归入档案管理系统当中，根据分析和统计，在使用协同办公系统后，单份文件的办理效率及原来相比节省了大量的时间，能够让文件的流转效率进一步提高。[2]

在发文办理系统当中，另一个特点在于会签。在会签节点可以进行会签串行或会签并行的设置，发起人可以依照文件的内容对会签的方式进行合理的选择。其次是印制工作，在印制节点，系统可以让文件自动套红，可以把标准文件题的格式提前向系统当中录入，在制作文件的时候可以利用这一项功能将文本自动套入到标准格式当中形成标准格式的公文，让文件格式出错的概率进一步下降，另外在完成发送之后，可以自动把文件向档案管理系统当中转入。

2.1.2文件催督办功能

催办工作指的主要是对需要办复的公文，依照公文的缓急程度以及时限要求对其进行管理，如果催促较急，为了防止出现文件积压等情况，一定要进行紧急催办，对于一些重要的文件进行重点催办，如果文件要求不是很紧急，可以进行定时催办。在OA管理系统当中，催办功能主要是在收文登记表当中进行设置的，对催办文件的实现缓急程度以及主办单位等信息进行设置，在文件办理时限前一天会自动，给相关的责任人发短信，让主管人员及时处理相应的文件系统，还能够自动汇总需要督办的文件，便于督办人员随时对文件的进度情况进行了解，防止产生文件积压等情况。

2.2OA系统在会议管理中的应用

在一般的会议室管理当中，需要人为的进行登记和预定等工作，各部门不能第一时间掌握会议室的使用情况，往往会出现安排不周或者不及时等情况或者出现会议室登记不全、重复订出的问题。作为会议室管理部门综合办公室，在产生这种问题的情况下，需要花费大量时间进行协调和沟通，导致办公效率大幅度下降，在应用OA系统之后，设置了会议管理系统，可以对会议进行申请、登记、发布、审核，第一步需要对会议室使用的要求进行设置，[3]比如说使用的时间、使用的位置、需要的设备以及大小等，机关某个部门如需使用会议室可以直接将这些信息向会议管理系统当中传送，并且通过会议申请功能进行会议室的选择，并且提交会议的人数，会议召开的时间等项系统当中录入，发送给会议室管理人员，相关人员可以依照会议是当前的使用情况，对会议室的信息进行管理，并且做好统筹和安排工作，依照时间区分，对会议室的使用情况进行显示，这样能够让会议室管理的效率大幅度提高。

2.3OA系统在印信管理中的应用

在机关管理当中，印章管理也是非常重要的一项工作，因为印章会非常频繁的使用。在没有OA系统之前，在运行管理的时候，需要通过纸质审批单进行申请，这种审批单在申请的过程中时间较长，而且流程相对较为复杂，效率比较低下，另外用印是由概括较为笼统，不能对，每笔业务的内容进行清楚的记录，另外每年需要使用印章的文件非常多，就会导致用印审批单出现积压等情况，在查找的过程中具有较大的难度，伴随当前岗位调动和时间的推移，经手人员无法对当时所加盖印信的情况进行准确的记录。[4]

在OA系统当中使用印信管理的方式，可以将传统管理过程中出现的各种问题解决，在审批流程当中，经办人把审批单向负责人处提交，负责人可以通过手机或者电脑进行系统的登录，并且快速进行处理，经办人在进行审批表填写的过程中也可以把用印的文件电子版向电脑当中传送，这样可以永久的对这些数据进行保存，以便日后进行追踪和处理。

另外运行管理过程中具有强大的检索功能，可以通过关键字查询等方式就可以将需要查看的单据查找出来，另外还可以对当时用印的文件查找出来，让办公的效率大幅度提高

2.4OA系统在办公用品及综合业务中的应用

在现代管理过程中，办公用品的管理也是相对较为复杂的，因为办公的部门很多，需要申请的物件用相对较为零散，导致每个月进行办公用品汇总过程中，工作相对繁杂，而OA系统可以通过此系统来进行调整和汇总，可以将这项工作进一步简化，工作人员只需要将所购买的办公用品的规格、型号、样式向系统当中录入，各部门如果需要进行办公用品的申请，可以在每个月底进行系统的登记，将所需的物品申请出来，这些系统会将各部门申请的办公用品的明细自动汇总，管理人员依照汇总的情况进行分发和采购就可以了。[5]这样可以避免人为统计导致繁琐的工作量以及一些失误，工作人员可以对需要采购的办公用品进行实时查询，并且及时调整年度审核。

3结束语

合理的使用办公自动化系统可以让企事业单位的管理效率和管理质量进一步提高。在机关日常管理的过程中，我们需要对办公自动化系统进行充分的认识，合理地与相关部门进行沟通，不断对系统功能进行完善，让系统的应用水平提高，让OA系统能够在日常管理过程中扮演更重要的角色，发挥出应有的作用。

参考文献

[1]刘建萍.OA办公自动化系统在集团企业信息管理中的应用[J].新疆化工，2015（2）：21-23.

[2]张高翔.浅析OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J].办公自动化，2006（1）：16.

[3]方亮.浅析办公自动化（OA）系统在中小企业的应用研究[J].经营管理者，2009（8X）：19.

[4]杨柳.OA办公自动化系统在企业中的应用价值[J].电子技术与软件工程，2016（20）：169.

[5]王嘉寧，马淑敏.OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值[J].商业经济，2017（6）：53-55.