大数据时代对档案管理发展的思考

王俊乾

摘 要：在信息化社会的不断发展之下，大数据的应用既给档案管理工作带来了挑战，同时也为其带来了发展与机遇，档案工作要想提高效率与质量，那么充分地利用大数据以及信息化现代设施必不可少，档案管理的相关部门也应该不断调整方向与目标，提高档案管理工作人员的素质，一起为档案管理工作做出贡献。

关键词：大数据;档案管理;坚持原则;应对举措

深入思考大数据时代对档案管理的发展是尤为重要的，通过分析大数据时代给档案管理带来的机遇，有利于形成社会档案观，有利于为电子文件的有效管理开辟新途径。同时阐述大数据时代给档案管理带来的挑战，传统的档案管理模式受到冲击，难以确保数据的安全与隐私。提出大数据时代档案管理的应对举措，强化大数据思维宣传教育，建立大数据档案信息资源平台，全面引入云存儲与云服务，打造特色智能化档案服务。

一、大数据时代给档案管理带来的优势

（一）大数据的应用使档案管理能够高效率完成

在进行档案管理时，由于有大量的数据需要整合记录，所以大数据的应用大大提高了档案管理工作的效率，并且节省人力资源使得档案管理工作的成本大大降低。由于传统的档案管理工作不仅需要大量人力资源，它所产生的档案也是数不胜数，需要大量的空间来承载，但是使用大数据进行档案管理，大大节省了档案管理的保存空间，有效提高了资源的利用率。

（二）大数据能够提高档案工作的质量

在传统的档案管理工作当中，由于档案报讯需要一定的空间，如果保存地点发生意外，如火灾等情况的发生，那么档案的恢复工作非常困难，数据信息的流失非常大，就算能够有效避免意外情况的发生，那么随着时间的推移、纸质的老化以及自己的不清晰，也会使大量资料数据受到损失，但是如果运用大数据进行档案的保存，就能够有效避免上述情况的发生，并且能大大节省实际空间。

二、档案管理领域运用大数据技术应坚持的原则

（一）实事求是原则

近几年来，大数据技术发展速度迅猛，大数据技术与互联网技术、人工智能技术和其他信息技术的融合趋势加强，大数据技术在信息处理上的能力也有了显著的提升。因此，档案管理人员要用动态的眼光看待档案管理工作，根据单位档案工作实际选择合适的信息技术。单位要保障人力、物力和财力的开支能够跟上档案实际工作需求。例如，在人力资源管理上，单位要培养档案管理人员的大数据技术、互联网技术的运用能力，提高档案管理人员操作软硬件设备的能力。在财力开支上，单位要保障信息化设施的购置经费，购置先进的计算机和其他信息设备。

（二）系统性原则

运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂性的系统工程，单位只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，单位要从绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素与要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量。

三、大数据时代档案管理的应对举措

（一）强化大数据思维宣传教育

只有转变传统的档案管理理念，才能将大数据技术更好地应用在档案管理中。基于此，档案管理部门应当不断强化大数据思维宣传教育，使得档案管理人员能够充分意识到大数据的价值所在，从而推动档案管理的信息化。一方面，档案管理部门应定期组织档案管理人员参加各种培训活动。例如，邀请专家到本部门进行演讲、开展各种知识竞赛等，这不仅有助于档案管理人员更好地了解大数据技术，还有助于培养档案管理人员的信息素养。另一方面，档案管理部门还应当获得其他部门的拥护，使各部门都能意识到大数据的重要性，并相互配合促进档案管理的信息化。

（二）建立大数据档案信息资源平台

由于档案信息资源种类比较繁多，要想实现档案信息资源的共享，必须建立大数据档案信息资源平台，确保人们能够充分利用这些信息。目前，我国已经建立了全国开放的档案信息资源共享平台，但依然有些不完善，需要进行调整。一方面，应当借助大数据技术，有效整合档案资源，并充分发挥双方优势，使档案信息资源共享平台的功能不断完善，从而更好地服务于大众。另一方面，还应当加速将已经完成数字化的档案资源，合理纳入信息资源共享平台中，以推进大数据档案信息资源平台的深入发展。

（三）全面引入云存储与云服务

全面引进云存储与云服务是大数据时代档案管理的应对举措之一。一方面，在档案管理过程中，应不断吸取企业在云存储方面的精华为我所用，并不断丢弃企业云存储方面的糟粕为我所鉴，同时强化与相关企业之间的合作，为档案管理安设特定的云存储服务器，以促进数据处理能力的提升。另一方面，由于云服务具有较强的交互性，它在一定程度上能够提升服务的效率与质量，所以，在档案管理过程中，应当对云服务这一多元化的服务模式加以高度重视，这对提高档案管理的效率与质量来说是很有帮助的。为了推动档案管理云存储与云服务的进一步发展，档案管理部门可以采用网络授权的方式，根据人们的喜好给予相应权限，从而使人们能够在自身的权限内选择所需要的服务，这不仅能够满足人们的实际需求，还能极大程度地确保档案资源的安全可靠。

（四）打造特色智能化档案服务

由于每个人都是独立的个体，所以，他们对档案资源的需求也不尽相同。这就使得在档案管理过程中，对所有人的实际需求都要有一定了解，这样才能针对每个人的实际需求给予相应的权限。在档案管理中合理应用大数据技术，能够基于数据挖掘技术针对人们进行详细的分类处理。随着信息技术的迅猛发展，各种先进技术已经成为人们生活中的重要组成部分，例如，智能化、云计算及数字化等。基于此，档案管理就必须打造特色智能化档案服务。在档案管理过程中，仅进行收集管理环节是远远不够的，还需要将数据分析部分纳入进来，通过档案管理服务的精确化处理，改进传统档案服务过于粗糙的档案信息记录，以此提高档案管理服务的效率与质量，从而更好地服务大众。

四、结束语

在信息社会，档案信息化水平决定了档案利用程度，档案管理人员紧跟时代步伐，牢牢抓住大数据技术这一有力抓手，能够平衡档案管理质量与效率的关系。大数据技术在档案管理领域仍然处于一个不成熟阶段，内部需要要素还有待探讨，因此，文中难免存在些许疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

参考文献：

[1]李杨.浅析大数据时代背景下的档案管理[J].长江丛刊，2017（34）：168.