探究信息技术运用与文件管理流程的重组

高瑞海

【摘 要】随着我国科学技术不断发展，当今信息技术在文件管理中的应用愈加广泛。新时期下，文件管理也产生了新的变革，信息化文件管理模式成为了主流发展趋势，这就需要对文件管理流程进行重组，从而适应电子文件管理模式发展。基于此，本文首先阐述文件管理流程重组的含义，进而探究信息技术支持下文件管理流程重组方法。

【关键词】信息技术;文件管理;流程;重组

引言

在过去，由于技术层面的欠缺，文件管理流程、方法都是人工完成，而信息化技术的到来，颠覆了传统的文件管理方式，传统的手工文件管理模式已经无法适用于现代化文件管理方法。信息时代下，文件管理最大的特点就是以电子信息作为管理对象，对电子信息的控制、组织管理方法不再以流程分工为基础，让文件管理各个业务流程的界线变得更模糊。信息技术的应用不仅要重新设计文件管理模式，并且信息技术也提供了新的管理方式。

一、文件管理流程重组相关阐述

文件管理流程重组是指家在衡量文件管理绩效关键指标上得到了明显改善，重新本质上重新思考，从而改变文件管理业务流程[1]。衡量文件管理绩效关键指标包括文件自身质量、信息服务质量、文件管理成本、文件管理效率、文件管理制度可行性、文件安全性、用户满意度等。可以從以下几个方面理解文件管理重组的含义。

1.文件管理流程充足要对已经习惯的文件管理模式、方法重新思考，也就是将文件管理中的分工制度、文书、档案管理等环节重新思考，打破原有的管理模式和思想，适应文件管理模式、重新审视管理方法，找出过时、不当、缺乏生命力的元素。

2.文件管理流程充足必须要重新设计流程或赋予每个流程新的定义。以文件形式作为起点、以文件管理作为核心，从而保证文件管理的便捷性。

3.文件管理流程必须要实现彻底变革，而不是对原有管理模式上小修小补，并且重新设计必须要反映出自动化环境下文件形成、运动基本特性。

二、信息技术与文件管理流程重组

（一）文件著录

文件著录是指通过获取、核对、分析、组织、记录等方法，获取内容、结构、背景、文件信息等，从而获取精准的文件过程、成果。

信息技术下生成的电子文件著录不仅要编制目录、具备检索功能，还需要确保文件信息的真实性。电子文件著录要素为内容、结构、背景。在文件一体化管理模式下，自动化技术更加成熟，传统的人工著录逐渐演变为人工和计算机共同著录的方法，主要是应用元数据技术，也就是将著录项目设计成元数据，系统自动著录信息数据。电子文件管理上数据除了有信息资源，具备定位、搜索功能，还记录了和文档信息相关的背景信息、技术状况等内容，除了可以检索，还可以确保电子文件的完整性、真实性、可读性。并且电子档案主要是在网络环境中存储、控制，有专门的元数据，提供信息追踪、密码口令等功能[2]。

在重组当中，为了更加方便形成一个部门著录，确保著录信息标准化，以便于档案部门著录信息进入到统一数据库当中，档案部门和文件形成部门合作，将所需著录的文件信息编制为统一的表格软件，交给文件形成者，保证著录信息质量，避免档案工作者在文件归档后效率过低的现象。

（二）文件鉴定

1.鉴定内容

任何文件在归档之前都必须要做好鉴定工作。在鉴定中要确保文件的真实性、完整性以及信息价值、技术状况等，做好这些方面的评定工作，进而对文件元数据进行维护。传统文件检定主要是以内容鉴定为主，也就是对非现行文件内容信息识别文件的数据价值，保证文件可以永久、长期保留。电子文件内容鉴定可以借鉴纸质文件检定。但是在技术鉴定方面有所不同，必须要全方位进行评定，包括可靠性、真实性、完整性、文件载体性能等。大体上可以划分为以下几个方面：

1.1真实性鉴定

检定电子文件版本，非正式版本往往不具备法定证据价值。电子文件的识别难度大，这是由于电子文件更易于人工修改，并且不留痕迹，可以通过计算机记录元数据信息进行对比、鉴别。

1.2完整性鉴别

重点分析文件的相关性，在文件保存系统当中，一组电子文件的文字、图表、数据分布在不同地理位置，一份文件也可能和其他文件信息相互作用，所以鉴定中必须要保证文件信息齐全，审查数据库信息和目录是否匹配、结构形式是否正确。对于一些特别复杂的关系型数据库配备说明文件，让数据库和电子文件可以有效连接。

1.3可读性鉴定

检测文件是否可读，是否可以获取相关文件信息，是否可以被识别等。分析文件的可处理性、保存功能、收集情况，如果计算机系统没有文件信息自动保存、收集功能，则文件可能无法读取。一旦计算机系统出现问题，会直接造成存储信息损坏。在鉴定当中可以将电子文件设备上进行检测和演示，保证归档文件载体质量，可以正常运行。

2.    确定保管期限

文件保存系统中，要对文件保存期限进行鉴定。要求信息系统具备自动提示功能，文件打开时要提示工作人员结合文件保存期限鉴定文件价值。同时，系统还要具备自动追踪文件的能力，如果期限截止系统就要自动处理程序信息。特定文件，包括重要文件、保密文件等，系统要设置警告、提示功能，在这些文件最终处置前，启动特殊处理功能，要求管理者对文件信息再次鉴别。二次鉴别要在信息系统设计中增设该功能，也就是计算机自动鉴别电子文件，之后再由人工鉴别文件，这样可以最大程度上避免重要文件自动消失或误操作删除。在文件鉴定分类中，对于外来文件可以暂存，本单位文件默认长期保存[3]。二次鉴定在介质实体归档、脱机保存时进行，也要有档案人员、有关部门人员协同展开，鉴定内容包括内容价值、文件原始性、文件完整性、技术状况等。

（三）文件归档

由于电子文件信息容易修改和泄漏，这就不能采用过去的归档流程（信息生成→累计→立卷→鉴定→归档→分类→著录），否则可能在很多工作没有进行电子文件就已经被删除或更改，造成文件信息丢失、失真等问题。纸质文件归档时间根据不同文件种类确定，行政文件多数是在文件形成后第二年上半年完成归档;科技文件主要是在项目结束后立即归档。但这种归档时间在信息管理模式下发生了改变，归档时间有所提前。

从文件管理系统方面来看，多数文件管理都是采用SQLServer平台以及Delphi程序代码编写，在各类计算机平台上均可以运行。并且平台上可以同时实现客户端/服务器、web两种模式[4]。客户端/服务器模式有助于定制数据库，以及信息文件管理和维护;web模式主要功能是信息检索、浏览、借阅等功能。此外，为了提高文件信息应用的便利性，很多单位都生成了矢量文件，其最大的特点是可以随时更改、绘图，所以矢量文件的使用率非常高，信息系统的主要任务就是控制生产流程，并实现整个流程的标准化、自动化。

结束语

综上所述，文件管理流程重组必须要能够满足行业发展趋势以及使用者需求。信息技术实现了文件管理流程的变革，需要我们正视信息技术所带来的机遇，敢于创新和应用。同时，还要作出未来发展预测，对提高信息资源管理范畴、性能进一步研究，这样才能够提高信息文件管理质量和效率，充分发挥文件信息价值。

参考文献：

[1]杨中庆，高小明，王文程.大数据环境下基于信息化文件过程控制体系的项目总控管理[J].中国公路，2016（23）：108-111.

[2]李娟，夏敏捷.工作流技术在电子文件管理系统中的应用研究[J].数字技术与应用，2016（08）：92-93.

[3]冯辉.版式技术在电子文件管理系统中的应用[J].信息技术与标准化，2013（12）：39-42.

[4]朱治军.J2EE技术在电子文件管理系统开发中的应用研究[J].兰台世界，2010（14）：514-515.

（作者单位：广西壮族自治区梧州岑溪市农业农村局）