强化高校毕业生档案管理，服务大学生就业工作

摘 要：近年来，社会在不断地发展，档案管理尤其是高等学校毕业生的档案管理变得越来越重要，毕业生的档案记录了学生的学习成绩、社会活动表现、奖励与惩罚情况、思想道德品质等全方面信息，起到保障毕业生的作用。对高校毕业生的档案进行管理是非常重要的工作，也是对毕业生的一项服务，其工作的特点具有很强的复杂性和严谨性，不仅关系到学生的前途，同时也影响着学校的进步，大学生就业状况和高校毕业生档案管理水平有着非常密切的联系，档案管理水平越高，大学生就业状况就越好。对高校毕业生的档案进行管理非常重要，所以需要多重视档案管理工作，增强管理力度，明确其管理工作存在的不足与问题，改革高校毕业生档案管理工作的方法，树立更完善的全新服务理念，不断提高高校毕业生档案管理工作的质量，从而更好地服务于大学生就业工作。

关键词：高校毕业生;档案管理;大学生就业;强化措施

随着社会经济的发展以及高等学校教育的不断进步，高校毕业生档案管理工作也应该及时做出调整与改变，必须提高高校对毕业生档案管理水平。当下，很多高校在管理毕业生档案的时候还是会出现一系列问题，针对这种现象，必须增强高校对毕业生档案管理能力，通过不断改革和创新管理手段，解决档案管理工作中存在的问题，让高校毕业生的档案管理工作变得更加规范，同时还具有现代化和信息化等特点，从而有效地为大学生的就业提供相应的支持，才能保证更好的服务。

一、目前高校毕业生档案管理工作方面出现的问題

1.不重视高校毕业生档案管理。随着社会市场经济的不断变化，各企业转变了分配和接受就业人员的制度，使毕业生档案管理工作不够重视，造成高校毕业生档案管理工作出现很多问题，不仅不利于毕业生档案管理，对学生的就业情况也会有不好的影响。首先是毕业生对档案认识不足。很多学生在入学时，没有按着学校要求把档案转进所读的大学，以致大学期间的档案填写不够完整、不够准确，造成了档案的缺失。这些问题也为后续档案管理工作产生了负面影响。其次，就是毕业生档案的存放不够统一，例如有的毕业生把档案放在就业单位，有的则放在教育部门，还有的放在家里，甚至有的毕业生已经把自己的档案遗失了等等，这些都给高校毕业生档案管理工作带来了困难。

2.档案管理标准不一致，管理内容不统一。当前，我国没有一致的高校毕业生档案管理标准，导致很多学校档案管理标准都不一样，档案中包含的材料也是千差万别，没有特定的标准。由于欠缺统一的档案管理标准，很多学校的档案管理工作都受到了很大的影响。在档案内容上，大部分档案内容只简单标注学生毕业时的学籍情况、入团情况、学习成绩等，这些记录不能帮助学生更好的进行就业，此外甚至还有很多部分学校的档案不规范的表达，从而导致档案内容的复杂和不规整，严重影响了档案资料的使用效果。

3.高校毕业生档案管理方式落后。很多大学仍旧采用相对落后的档案管理方式，其中，分散管理是最主要的模式，管理学生档案的责任就落在了学院下，同一个学校，不同的学院档案管理标准也不一致，当学生面临毕业的时候，才对各个学院的档案进行规整和管理，这样就容易加大毕业生档案管理的工作量，再加上工作环节分布的不科学，导致高校毕业生档案管理工作的不合理，容易产生档案丢失等一系列问题。

4.对高校毕业生档案存在滞后利用现象。滞后利用现象就是毕业生不能把个人档案及时提供给相关就业单位，不能为自己的就业提供保障。人事档案管理的基本原则就包括“档随人走”，但是随着市场经济的发展与进步，毕业生的就业不再是“包分配”，而学生与就业单位之间是一个双向选择的关系，学生在进行就业面试的时候基本是不带着档案的，往往是只有毕业生确定了就业单位，档案才能从学校寄出给相应的就业单位。所以，学生应聘的时候，应聘单位不能在同一时间看到应聘学生的档案，出现了档案利用滞后现象。另外，大部分学生对于自身档案的填写不能保证完全记忆，所以在应聘工作的时候往往会出现个人简介与实际档案内容不相符的情况，也会影响毕业生的个人信誉。

5.管理工作人员的专业素质有待提高。对于高校毕业生档案管理工作的不足，除了管理制度和方式上存在问题，其负责管理的工作人员素质也有待提高。随着社会人才需求量的逐渐增大，高校的招生状态一直处于扩大招生计划，各大高校的大学生数量在不断增加，因此就增加了档案管理工作的难度，然而，很多档案管理人员的素质明显不足，再加上一部分高校不重视对学生的档案进行管理，实际上管理学生档案的人员也不够专业，缺乏必要的素质，档案管理意识也比较淡薄，缺乏系统科学性的管理制度，导致档案存放时太过杂乱等现象的发生，最终影响了学生档案的管理质量。

二、强化高校毕业生档案管理工作的意义

对高校毕业生的档案进行管理对于学生未来的发展有非常重要的影响，加强对高校毕业生的档案管理工作必须予以高度重视。首先，高校毕业生档案管理工作为毕业生与就业单位之间搭建了信息交流平台。大学生毕业以后，首要面临的就是就业问题，档案在学生应聘工作的时候发挥非常重要的作用。档案是学生在学校表现的书面反映，档案中存在的记录都是真实的记录，反映出学生的素质和能力水平，具有很强的权威性。单位在进行人才选择的时候，要想全面了解来应聘的毕业生，就可以借助高校的档案管理工作，通过调取学生的档案，对学生有了一个整体的认知，如此便在学生与就业单位之间搭建了良好的信息交流平台，为学生能够顺利地就业提供了保证。其次，强化高校毕业生档案管理工作，有利于大学生档案的妥善管理与保存。人事档案管理工作中，其中一个重要的原则就是“档随人走”，所以，毕业后，学生的档案都会跟着学生离开，转到其他部门，比如各个地区的人社局或者是企业，增强高校毕业生档案管理，学生档案得到了更妥善的保存，还能够保证学生档案的顺利转存。如果学生完成学业毕业了，不管是不是已经找到了就业单位，其档案都会随着学生的离开而进行转移。

三、增强高校对毕业生的档案管理工作的方法

1.重视毕业生档案管理工作，建设相应的管理制度。想让高校毕业生档案管理工作变得更加专业，首先就要改革和建设档案管理制度，使其更加的规范化、科学化、严谨化。在实际管理工作中，对于毕业生档案管理程序要有严格的执行制度，制定相应的档案管理制度时，要以档案管理标准为依据，统一管理，避免因分散管理档案而出现的问题，从而促进后续档案的归档和管理的顺利进行。在制定档案材料的具体格式的时候，要注意档案内容的规范性和全面性，同时在管理工作当中要进行分类整理，并且每个档案都要有一定的管理工作台账，帮助毕业生及时查询了解档案的归档位置，以及档案转移后能够被很好地记录。

2.增强档案管理人员的素质。想要让高校对毕业生档案管理的能力得到提升，必须提升管理人员的专业素质。只有优秀、专业素质高、能力和责任心强的工作人员，才能够更好地完成毕业生档案管理工作。所以，要加强档案管理人员的业务培训，要求工作人员不仅要具备系统的管理方式，同时还要对档案管理工作存在很强耐心和责任心，以及工作時必要的细心。管理人员素质更加专业化，才能保证高校毕业生档案管理工作的顺利进行。例如，对档案管理工作人员定期开展专业培训课，同时要制定相应的考核制度，要求其在进行档案管理工作时保持警惕，帮助工作人员加强对档案的管理意识。通过培训使工作人员不仅加强对档案管理工作具体流程的熟悉度，同时也为其能够更好地进行管理工作积累经验。

3.实现高校毕业生档案管理信息化，提高档案利用的及时性。随着现代信息技术的不断发展，越来越多的工作中都融入了信息化的元素，高校毕业生档案管理信息化，不仅可以提升学校的档案管理效率，同时改变了档案利用滞后的现象。信息化档案管理模式的实现，改变了传统单一的纸质档案模式，有效地提高档案信息资源的共享能力，可以通过备份有效防止档案遗失状况，利于档案价值的展现以及能够更好地为学生就业提供服务。就业单位也可以经过学生同意登录档案管理系统，查询和整理应聘者的档案，对学生有更全面的认识，对选拔人才的过程提供了有力的参考。例如，管理档案时利用计算机的存储系统，可以解决档案信息存储难的问题，方便查询与整理，为管理人员减轻了工作量。还比如，在高校毕业生档案管理工作中，可以利用有效的电子技术进行信息保护，在对学生档案进行很好保存的基础上也采取了相应的保密措施，为学生的就业提供了保障。所以，强化高校毕业生档案管理，将纸质档案信息化，让档案信息变成流动的资源，不仅有效减少档案丢失等问题的出现，同时也利于保存管理，增强了档案利用的及时性。

4.加强学生的档案认知，提升学生的档案管理配合意识。学生作为档案材料的主人公，必须加强其对个人档案的认识，让学生明白档案的重要性，积极配合档案管理工作。在实际的档案管理工作中，高校要加大宣传力度，提高学生对于档案的重视程度，同时加强学生对于档案管理工作重要性的认识。毕业生档案是学生就业的根本保障，也是相对最有利的证明，所以加强学生对于档案管理工作的配合意识，也能够强化高校毕业生档案管理工作。例如，学校可以开展室内演讲、组织活动宣传等，增强学生对档案的认识，让学生在活动中体会到档案的重要性，在学校积极参与到档案管理工作之中，不要置身事外，保证档案管理工作在学校能够顺利进行。这对学生以后的发展都有非常重要的影响。

四、结束语

时代在快速发展，世界环境下竞争压力也是越来越大，每个学生都面临着更加严峻和复杂的就业形式，加强高校毕业生档案管理工作，不仅为学生提供了更好的就业保障，也有利于我们国家的进步和发展。高校毕业生档案管理工作是高校管理的重要组成部分，工作者要提高自身素质，坚持“以生为本”的服务理念，及时发现并解决档案管理中出现的问题，制定科学规范的管理制度，增强高校对毕业生档案管理能力，在根本上为毕业生提供支持，促进毕业生发展。

参考文献：

[1]陈 旭，李 林.强化高校毕业生档案管理的措施[J].企业改革与管理，2015

作者简介：张娜（1985-），女，大学本科，档案馆员，主要负责单位档案管理工作和档案的应用与开发。