基于物联网环境的智能化档案库房的问题与趋势研究

佟纯　李照璐　王聪　梁懿

【摘  要】物联网的感知技术及智能处理的能力被广泛应用，能够对物体进行实施智能操控，可以将信息实时准确的传递等。随着这一技术的不断发展，档案库房的管理模式也开启了新起点，如何对电子标签进行建立智能识别，电子编目信息，电子档案存储功能作为现下企业需要解决的问题之一。这一新兴技术的发展，虽然已经被广泛应用，但是在实际档案管理中，档案工作得不到完善、重复性工作、达不到档案库房的标准化建设等问题。因此档案库房的智能化管理模式，需要根据实际情况得到相应的调整，弥补其中的不足。

【关键词】物联网;智能化档案库房;智能化

1.档案库房智能化发展现状

1.1标准化建设规范

随着研究的不断发展，物联网已经涉及多个技术领域，逐渐进入到大众的生活中。由此可见，物联网一体化实现智能管理系统、空调系统、监控系统、温度和湿度自动调节系统等等智能化管理，多样化的系统管理影响着彼此之间的共同存在和共同的适用性。其中档案管理系统中有些信息是需要人工再次录入的，此操作作为管理系统的一大缺陷。此外管理系统之间的信息问题影响到各个环节的正常运作，使工作效率变低。因此，系统的开发要结合现实生活，根据实际情况开展工作，以确保工作的准确性和规范化。

1.2 思考问题的合理性

智能化档案库房可以提高档案库房的管理水平和提高工作质量，在开发之前，建设管理要根据实际情况研发。智能化档案库房已经为库房管理带来了极大的帮助和便捷，据现今发展情况而言，档案管理工作的重心越来越趋向于服务化。因此在建设智能化库房要考虑硬件和软件的采购以及安装，正确正视投入以及产出之间的关系。伴随着电子档案的发展使用，提高了智能档案库房的使用率，更可以高效的处理电子文件。对于企业办公中可以在库房管理中增添电子识别和设计电子标签功能，对新建文档、存储需要的资料做好档案阅读。由此可见，智能化档案库房的建设需要配备专属的设备系统，针对其现今办公使用率问题进行深入研究。

1.3 低水平建设的重复性

为了方便资料查阅，电网企业将档案室与档案库房设立在综合办公大楼，并且建筑结构基本相同，对水、电等设施进行统一的规划，针对此建构，在智能化档案库房建构中跟要注意其中的特殊需求。在建立智能化档案库房时，库房内需要配备自动调节湿温度设备，并且提前布置电源线等位置，以确保建立之后正常运行。档案库房中的加湿器需要一个单独的进水口，缺水时会自动预警，提醒人工加水。除此之外，档案工作还要做好保密工作，合理采用二维码技术。利用二维码技术来对档案存储进行编目信息，把编目好的电子档案信息与实体档案资料的位置相对应。而二维码技术作为通过扫描进行识别，能够提高识别准确率。需要注意的是使用该技术要对准标签后进行正确识别，否则技术会产生自动盘点，其准确效果不够理想，无法对档案资料位置进行实时定位。

2.档案库房智能化描述

2.1智能化库房给管理模式

智能化档案库房通过对RFID进行信息存储，可以更好地进行标注和识别，从而可以更快地知道档案资料的准确位置和信息，达到搜索引擎的功能，实现快速的获取信息的目的。相对于传统库房的管理模式来看，档案资料的密集架和标签，二者合一的联系起来，以此来完成上架工作。并且把数据同步到系统库房中，实现档案库房的实体与系统相符合，以便及时从根本上发现问题，而且对档案资料进行盘点的时候，需要拿专属的读卡器进行标签扫描，这样就可以实现档案资料的自动识别，把所识别到的信息与目录相对照，从而完成盘点工作。然而档案资料入库时，也只是需要用读卡器来获取档案标签上的信息，把资料入库。当然，借用和归还资料时也是会自动识别标签。

2.2 智能化库房的安全管理方法

无论是传统库房还是现有的智能化档案，库房都要具备一定的消防意识防盗意识，根据当代的智能化档案库房的条件来看，在智能化库房安装消防系统、监控系统、自动防盗报警系统等等，此举措均有效的对智能化档案库房进行安全化管理。使用者拿着带有标签的资料，进行出入库均会被通道门识别出来。且还会识别出档案资料是否被安全借用，只要发现异常就会及时报警。根据传统档案房的存储，不论是纸质文件、一些音箱档案对存储环境都是有着特殊要求。傳统的库房环境管理需要进行人工查看，并且记录下来查看的结果，只要稍有松弛就会出现一系列问题，而智能化档案库房的管理，只是通过传感器来了解环境，并且能够自动调节档案库房的环境。

3.物联网影响着智能化档案库房的发展

物联网的应用和服务功能，使智能化库房实现了现实档案存储和数字相结合的档案管理，为档案库房实现存储和借阅等管理方式。但是它具备一定的局限性，只能对特定的档案进行查找和阅读，这让档案库房的信息得不到充分利用。所以，在物联网的影响下，应实现档案库房资源的共享性，争取在一定程度上提高档案资源的利用价值，以此达到需求者的要求。当然在智能化档案库房中，档案信息的录入来自于人工录入还有档案管理系统的自动同步，系统的录入主要包括种类、资料编号、作者、年月日、页数等项目。这对于一些查找目标明确的人来说，可以更好更快的去查找档案资料。然而也有一些档案资料没有被充分的利用起来，这就说明在录入资料的时候比较笼统，不易查找。而有一种方法叫做搜索引擎，把内容进行电子搜索，就能快速查找出其资料，提高了工作效率。

结语：物联网技术的提高使档案库房智能化管理水平得到进一步提升。在一定程度上来讲，档案库房的智能化对系统是由一定的深度开发和完善，并运用到实际的档案库房管理之中，只有这样，才能使档案库房管理工作得到根本的改变。所以说，物联网对智能化档案库房的管理，有了很大的帮助，提高了工作效率，加强了合作效率，服务水平得到深层次的创新。

参考文献：

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[5]高康.基于ZigBee的档案库房环境监控系统研究与实现[D].青岛大学，2014.

基金项目：

本文由国家电网公司总部文档智能化管理及关键技术选型研究科技项目资助。

（作者单位：1国家电网有限公司2.国网湖南省电力有限公司3.福建亿榕信息技术有限公司）