构建信息化智能物资管理采购体系的关键技术分析

吴俊

摘 要：现阶段，我国各行各业都获得了不同程度的发展，为推进建设智能电网建提供了基础支撑。除新建电力系统外，在电力网络更新换代及完善的过程中，更换及安装电力设备等使设备需求量不断增大，大量的物资采购工作为电力物资管理带来了挑战，传统物资采购及管理模式已难以满足现代电力网建设需求，网络信息化建设水平还有待提高，因此通过引入网络信息化技术对物资采购及管理系统的设计和优化已成为研究重点。

关键词：信息化;智能物资管理;采购体系;关键技术

1 建设智能物资管理采购体系的必要性

以往的物资管理采购系统，单单效率相对较低，还会导致大部分人力资源耗损，管理中容易出现差错。智能物资管理采购系统很好地避免传统管理模式的弊端，能有效的将物资信息在信息化平台上进行传递和处理。建设智能物资管理采购体系是一种管理物资的有效手段，需求計算、物资核算、资金周转都可以纳入体系完成。智能物资管理采购体系能把企业资金充分地利用，提高采购质量实现企业物资管理最优化。运用物资信息化平台技术，能够有效地提高企业物资的现代化管理。通过智能采购平台，企业高层能够对物资的总量以及分配集中管控，能够很好的将资源分配到各层级，满足不同要求，达到提高管理效果、减少成本、避免浪费的目的。

2 构建信息化智能物资管理采购体系的关键技术

2.1 全覆盖下的智能物资管理采购体系

（1）体系建设全覆盖在智能物资管理采购体系建设首先要做到将全部的物资管理工作纳入到体系中去，不但是指前期的物资预算、采购、成本核算，还有中期的物资运输、管理、使用明细也包括后期的物资剩余、维护还有回收利用等诸多项目。（2）物资流向信息化建立自下而上，层次分明的物资运转体系。对物资的运转实行信息化管理，由下级部门对所需要的物资数量进行计算和核查，申报到上级进行审核，物资管理部门对下发的物资进行详细的记录，更新物资目录数据，保证物资信息共享。（3）采购-管理-支出-回收对物资运转和管理的每一环节严格把控，落实责任制度。当任一批物资出现问题时，能快速的找到问题源头，进行及时的处理。（4）物资管理资金核算对企业物资的预算成本、实际物资的采购成本还有各部门的物资使用进行仔细的核算，实现企业物资和资金的最大化利用。

2.2 供应商应用模块

（1）物资信息管理模块，通过该模块供应商可及时查询和更新相关物资供应信息，主要由三个子模块构成：物资信息聚合管理，供应商针对已中标项目根据实际情况按照规定对物资相关信息进行添加、修改等操作，同时供应商需以合同信息为依据按时供货;物资信息聚合查询，项目物资信息通过查询该模块即可获取;物资信息跟踪提醒，针对需按时供货或延迟供货的具体项目向供应商发出及时提醒并显示违约后果。通过实时更新信息使物资管理中心同供应商间信息不对称问题得以有效解决（尤其是在合同履行过程中）。（2）系统管理模块，主要面向供应商，负责管理供应商相关信息，主要由用户管理（负责对信息进行综合管理，包括用户注册、密码修改等）、用户权限管理（以不同角色为依据完成权限的申请及分配过程）、用户交易账户管理（包括账户交易提醒、及对账户信息进行添加、删除和修改等）、移动端登录认证（绑定手机串号即可使用用户名和密码通过移动端登录系统）、用户审核子模块构成。（3）沟通管理模块，同供应商管理模块相连（物资管理中心），供应商通过该模块同物资管理中心进行沟通交流及查看、处理待办信息，支持以文字、语音及文件等沟通形式，后台会对沟通内容进行实时记录以便后续查询历史信息记录，满足责任到人的业务管理需求。

2.3 人工智能应用

用人工智能改造传统客服体系现已成为热门领域，一系列机器人客服产品被广泛应用，大大提高了工作效率，降低了人力成本。但目前智能客服的解决问题能力有待提升，人工智能应用带来的客户体验度的提高将是新的营销增长点。人工智能还将与供应链优化紧密拥抱，以海量精准数据为基础，通过数字对供应商供货信息、用户喜好等做出精准预测，利用平台计算、决策，进而指导企业经营及仓储、运输等自动化作业。

2.4 优化管理，完善功能设计

（1）分层设计，实现物资目录统一。按照上报目录信息进行审核、发布结果，物资处负责对基层单位上报的目录进行逐项审核，站段依据所需材料，申报物资目录。运用物资目录管理模块，对各类物资的名称、型号、规格统一登记造册，达到物资目录数据申请、提报、查询三统一。（2）自下而上，准确提报需求计划。运用需求计划模块，车间根据生产实际，按月度和按项目编制物资需求计划，基层站段材料科汇总把关后，对照本单位库存情况制定新的采购计划，报物资招标采购所统一生成采购计划，集中购置。（3）职责明晰，提高物资采购兑现率。对运输站段自购料，运用采购管理模块，依据采购计划自动生产采购订单，由本单位材料（供应）科进行采购;对于集中采购物资，物资招标采购所利用系统采购管理模块，自动匹配采购计划、合同数据，生成采购订单，供应商可直接读取订单，签认组织发货。（4）全程追溯，严把材料出入关。运输站段利用仓储管理模块，实现材料入库、出库、退料数量的有效记录，追踪物资调拨流向。并通过综合查询模块，实现收料、发料、库存、物资台账的有效查询和统计分析;对产品质量、售后服务进行追踪考核。（5）源头控制，严控产品质量关。运用供应商管理模块，基层站段确定和录入零星供应商信息;所有物资采购单位实现业务往来供应商的基本信息查询，并对供应商进行年度信用评价，由总公司依据信用度决策下年度物资供应。运用合同管理模块，查询采购合同的详细条款内容、供货记录、签署情况，并运用合同数据援引，对合同条款中的采购价格、产品质量、售后服务等事项进行核准，优选供应商家。（6）全面核算，有序控制物资支出定额。运用消耗定额管理模块，基层站段按照财务年度更改、大修、运营等计划规范支出，班组月度依据费用定额和工作需求领取物资，并做到费用定额控制物资支出。当班组领取材料超过设定限额，系统自动显示警告或拒绝发料。（7）横向结合，实现账卡物匹配统一。物资信息系统与会计核算系统互通共融，基层单位财务科根据系统生成的收料单、发料单、调拨单、盘盈盘亏单、调价单等票据，全面掌握物资的采购、供应、库存等信息，严格核对数量、品种、金额，确保物资采购与支出账、卡、物相符。

2.5 实现智能分析

企业智能物资采购平台建立全流程业务监督与有效管控，通过大数据分析，实现实时交易数据统计、商品价格波动监测、合同执行监测、采购行为科学预警等功能。在此基础上，大数据技术正在向库存分析、客户画像、效益分析、履约分析、采购效能分析以及动态直播等进行延伸，为客户提供辅助决策支持。企业智能物资采购平台通过挖掘大数据价值，构建综合的统计分析系统，满足不同层级管理和运营的可视化需求，为领导决策提供依据。

3 结语

对于企业来说，一直默守传统的经营管理模式只会导致自身被社会所淘汰，因此，信息化和智能化改造势在必行。智能物资管理采购体系是一种结合了信息化还有智能化的物资管理体系，在当前的企业物资管理活动中起到了积极地作用，是一种值得推广的新型管理模式。

参考文献：

[1]史世元，左椿皓.电力物资管理工作中存在的问题及其对策[J].山东工业技术，2018（02）：166-167.

[2]陈珏伊.大数据在电力物资需求预测管理中的应用研究[J].电力大数据，2018（03）：83-87.