重视并加强出版业书稿档案的管理探究

陈怡

摘要：书稿档案的管理工作尤为重要，各出版社书稿档案工作，在同级档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度下，由其主管领导机关进行业务指导和监督检查，本文主要分析出版业书稿档案管理的问题及措施。

关键词：出版业;书稿档案;管理措施

引言

出版档案就是反映出版单位编辑出版的各类图书全过程以及出版的成果历史记录，其中最具有价值特色的便是书稿档案出版档案也是国家档案重要的组成部分由于出版社是以集散知识的成果为职责，也使得其档案本身具有鲜明学术性，是我国在学术研究与科学技术档案重要的一族。可以说，在知识的经济时代，认真的做好出版社的档案工作，对于出版社新形势下生存与发展都具有特殊意义，本文就将对出版社书稿档案的工作进行探讨和分析。

1、出版业书稿档案面临的问题

1.1 图书品种与数量变化带来的影响

随着人类文化的不断进步，图书的出版方面已经越来越贴近人们的生活，甚至每一个人都可能是一个潜在的出版者。在这种大环境下，近年来，无论在综合性出版社还是在专业性出版社中，其图书出版的品种也都随市场需求呈直线式增长。据统计，各出版社的出书量每年都在翻番，出版业书稿档案的涵盖面也越来越广，书稿档案管理中，与书稿有关的文字材料也成为管理的一部分，这就导致书稿档案的管理工作量变大，而且日渐繁琐，管理起来的困难程度也逐渐增加。

1.2 新技术形式带来的冲击

科学技术的发展越来越迅猛，带来的各种新理念与新技术对各个行业都有着不小的冲击，特别是电子科技无纸化的模式，使得书稿档案的传统载体模式受到了很大的影响，书稿档案管理方式也在悄然发生着一系列的变化。在传统出版业书稿档案管理的进程中，现有的管理技术已经不能满足出版业书稿管理的需求，如果不能与新科技形式相匹配，则可能产生书稿档案管理运作困难、管理系统混乱，甚至出现阻碍出版业发展的状况。

1.3 相关工作人员业务水平较低

在传统观念中，书稿档案的管理被人们认为是一项轻松的工作，笔者经过调研发现，甚至在有些地区，档案室的工作被人们称作“养老区”，一般都是安排即将退休的老同志，甚至残疾人员负责管理档案工作，对于出版业的书稿档案管理工作来说，这种现象更为常见，他们在档案管理工作方面普遍没有经验，工作缺乏热情，自然难以胜任管理工作。在科技迅猛發展的新形势下，档案工作对科技知识的掌握要求越来越高，计算机技术也已经普遍运用于各类档案的管理工作中，这就导致有些出版业书稿档案的管理人员在技术方面比较匮乏，很难形成自己的管理体系，更不用说对档案后期的查找和利用了。

2、加强出版业书稿档案的管理措施

2.1 融入科学技术，完善管理制度

1）提高书稿檔案高检索效率。随着科学技术的飞速发展，书稿档案管理工作应立足于现代科学技术，并以能够迅速提高工作质量为目标，进一步发挥书稿档案的作用。各出版业都应加快完善书稿档案的内容，提高检索效率，扩大其作用。书稿档案可按出版或出版时间的顺序排序，并建立一份备案表。为了便于搜索使用，备案表可以单独使用，具体取决于书的类别和书名的拼音前缀，可以大大提高日后使用时的检索速度。

2）建立完备的档案管理系统。科技的进步与发展，不仅对传统的出版业书稿档案管理带来了不小的冲击，同时也在一定程度上带来了技术上的便利。在出版的方式中也能看出网络传输以及激光排版等技术的不断进步，大大缩短了出版图书的周期。而出版业书稿档案的管理也应依赖于计算机及科技的迅猛发展，在建立档案、排序检索等方面，都可以利用相关现代技术，更加快速简便的建立起完备的档案管理系统，完善建立相关书稿档案管理的现代化机制模式，达到出版业档案管理工作的科学化。

3）定期对书稿档案进行检查。出版业书稿档案管理工作是一件任重而道远的工作，书稿档案也随着时间的推移产生着细微的变化，特别是一些年代比较久远的书稿档案，有用圆珠笔抄写或复写纸打印成的内容，在收藏过程中难免会出现字迹褪变的现象，这就要求管理工作需要对这类书稿档案进行定期的检验工作，甚至需要进行抢救工作，加大对书稿档案的保护，避免造成不必要的损失。

2.2 规范出版业书稿档案工作人员管理制度

如今科技的进步使得档案管理工作更加依赖于电子计算机技术，而相关工作人员自身的工作情况却不容乐观，不仅工作能力有待提高，他们的工作态度也较为消极。笔者认为，为了做好书稿档案管理的工作，首先，领导必须意识到管理工作的重要性，为这个职位配备优秀的员工，而且必须具有一定的职业热情。其次，确保为书稿档案的管理者提供必要的学习机会，管理人员应该定期进行相关培训，相关技术能力也必须随之进一步加强，以保证出版业书稿档案资料的完善性与规范性。并建立健全相应的规章制度，对书稿档案的保管立卷、搜索使用等做出具体的规定。最后，应该让书稿档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，提高他们的自身专业素质，明确管理责任，按照规定的制度严格要求自己，不断调动管理工作的积极性。

2.3 增加出版业书稿档案的利用率

出版社的书稿档案首先应该致力于日常翻阅、调取的需要，书稿档案管理人员应对每一类图书的书稿档案，做出完善的资料编辑与后期的整理排序。而出版业书稿档案不仅仅是为了妥善收藏而进行管理，其法律方面的作用也是巨大的，这就要求书稿档案管理人员在日常工作中，应注意搜集积累书稿档案的相关资料，为提供法律依据做好充足的准备。管理者必须能胜任档案领域的工作，了解书稿内容，认真研究有参考价值的书稿内容，不断总结工作的经验教训，经过整理及时反馈给有关人员，并从中找到规律性和重要的参考价值，使出版业的书稿档案工作适应新形式下的发展，加大出版业书稿档案的利用率。

结语

总之，对于出版社而言，书稿档案管理是极为重要的工作部分。能否做好图书档案管理工作关系到出版社的图书质量高低，并且对图书出版后的市场发展、读者评价等都有着较大的影响。可以说书稿管理工作是决定图书命运的关键一环。

参考文献：

[1]周虹.论出版社档案管理的信息化[J].内蒙古科技与经济，2018（07）：25-27.

[2]高峰.从版权纠纷谈书稿档案的法律价值[J].传播与版权，2017（05）：183-184.