关于事业单位档案管理工作创新的探讨

李茂华

摘要：档案管理工作可以为事业单位提供更加全面的信息资源，是事业单位管理工作的基础。在网络智能化的新时代，档案管理工作也正努力融入整个社会的信息化进程，建立数字档案馆，推进档案资源存量数字化、增量电子化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合。本文立足新时期特征，简要阐述了新时期事业单位档案管理的内容和重要意义，针对当前现实工作中存在的问题提出切实可行的优化策略，促进事业单位人事档案管理工作的持续健康发展。

关键词：事业单位;档案管理;创新

一、 新时期事业单位档案管理工作优化的重要意义

档案是企业和事业单位在日常管理过程中形成的，记录各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始资料。档案具有形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性三个基本要素，是再现历史真实面貌的原始文献。事业单位档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作作为事业单位改革的重点，是事业单位管理的基础性工作，在事业单位运行中具有重要作用。优化事业单位档案管理是提高事业单位档案使用效率、完善事业单位管理体系，推动事业单位改革的必然要求。

二、 新形势下事业单位档案管理存在的问题

2.1 现代化管理技术手段有待进一步摸索

新形势下，事业单位档案管理部门在对存量档案数字化、新增档案电子化的过程中，不能百分之百保证电子档案的真实性。比如在电子档案的复制过程中，由于采用的方法、软件或格式不同导致档案失真的现象常常存在。数字化、电子化档案不同于传统的纸质档案，在使用和管理过程中，以往的管理方法不再适用，新的管理方法无论是对于档案管理者还是对于使用者来说都需要长时间摸索和适应。

2.2 对事业单位档案管理工作重要性认识不足

现阶段，我国部分的事业单位对档案管理工作认识不全面，管理岗位配置不科学;领导片面重视职能部门忽视档案管理工作，积极性较低，岗职责不明确;在档案管理方面存在滞后性，档案管理投入资金、人力资源不足、档案管理设备落后，档案管理硬件有待提升;档案管理工作本身缺乏联系性，单位内部各部门档案工作沟通交流不畅，难以形成有效配合。

2.3 事业档案管理人员的素质水平不高

档案管理是一项复杂繁琐的工作，需要档案管理人员具有扎实的理论知识、丰富的实践经验及强烈的工作责任心。当前事业单位部分档案管理人员专业性不足，业务能力不足，工作编制紧缺，人员流动频繁，部分档案管理人员兼岗管理在时间和精力上严重不足，档案管理工作不够主动;单位不能开展系统、常规、长期管理培训，难以满足岗位的需求，束缚了事业单位管理水平的提升。

三、提升新时期事业单位档案管理工作的应用策略

3.1 健全事业单位档案的管理制度

事业单位要结合自身的发展需要，制定出科学合理的管理制度。积极的推进制度的落实，提升人员对于档案管理工作的重视程度。依托事业单位的工作特点，形成科学合理的规章制度。对于事业单位的人员行为进行约束，运用强制性的条款来促进管理效率的提升。在实际的规则制定过程中，要学会灵活变通。通过不停的尝试和探索，形成结构完整、内容全面的管理标准。在管理制度的基础上来完成体系的建设，从而保证制度的合理性。另外，要将事业单位的档案管理工作进行规范化处理，审视所有的规范制度。将其同实际情况进行结合，强调部门的实际权益。在制度的过程中，要明确每一个环节的分工。针对具体的工作内容，形成科学合理的应对方案。在管理内容的制定中要添加合理的奖惩措施，促进管理方案的不断完善。

3.2 利用大数据深度挖掘档案资源

云技术、物联网是基于“互联网 +”的时代背景，以短时间内挖掘、处置、并整理海量资料为主要模式的迅速发展壮大的大数据技术。由于大数据处理本身具有数据规模大、数据种类多等特点，因此能否充分利用大数据带来的优势，是传统行业能否在日益激烈的事业单位竞争中取胜的关键环节。这就要求相关部门建立采集、处理与分析大数据的技术架构与技术过程。不难判断，明确档案管理的需求和模型是首要步骤，而筛选符合用户需求的数据类型，使信息资源能够为事业单位服务则紧随其后。为进一步完善档案管理，还应当对已有的数据模型进行训练并根据结果作出合理的整改，以促进数据模型的优化。最后，为使档案在公共体系建设中更好地发挥其基础作用与服务价值，还应当依据优化后的模型，分析相关数据、预测未来趋势。

3.3 技术手段创新

3.3.1采用专业的综合档案管理软件系统。当今电子信息化时代下的事业单位档案管理应选择融合性强的综合档案管理软件系统。管理软件功能应涵盖：（1）检索功能健全。（2）模块化设计，能够快速扩展和适应不同需求和业务。（3）支持平台扩展和融合，实现与业务系统之间的信息交互。（4）安全性、保密性高，备份完善。2.数字电子档案的过程控制。在数字化、电子化档案的过程中，要保证采集档案的真实性，可以采用优化的技术手段，比如使用缩微复制技术、光盘备份技术做好档案的数字采集和多重备份工作;在用好综合档案管理软件系统的基础上建立电子档案查询网站，开发微博、微信等信息平台，同时做好安全备份。3.数字电子档案的原始资料管理。原始资料可以通过高速扫描仪或专用的扫描软件扫描，将原始资料尤其是纸质资料加工为高质量的影像文件，可以设置不同的格式，保存在服务器或电脑中。

四、结束语

关于事业单位档案管理工作的创新要从不同的层面进行思考。明确事业单位档案管理的原则，为后续的工作开展奠定基础。健全事业单位档案管理的制度，从制度的层面为档案管理工作的创新提供保障。同时，要充分的发挥出事业单位档案管理的价值，进一步的提升档案管理的综合效率。促进事业单位档案管理的信息化进程，创新事业单位档案管理的形式。提升事业单位的综合工作效率，更好的服务于广大群众。

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