事业单位档案归档文件整理方法的思考探析

索依拉

摘要：近年来，我国对事业单位的建设和发展十分重视，事业单位档案资料是我国重要的信息资源，本文分析了事业单位档案归档文件整理的必要性，基于此，对事业单位档案归档文件整理的原则进行了介绍，并对归档文件的整理提出了相关建议，希望能够有效强化事业单位档案归档文件整理的有效性，提升整理效率，保证事业单位档案的应用效果。

关键词：事业单位;事业单位档案;归档文件整理

长期以来，事业单位为我国的经济发展和社会建设作出了巨大的贡献，随着社会生产需求的不断增加，事业单位的文件数量也日趋庞大，事业单位档案归档文件的整理难度逐渐提升，如何在保证归档文件质量的情况下，进行归档文件的快速高效整理，已经成为了事业单位档案管理部门的重点研究问题。

一、事业单位档案归档文件整理的必要性

随着我国科技水平的不断提升，信息化时代已经强势来临，我国对数据信息和档案资料的重视程度逐渐提升，事业单位档案归档文件的整理与事业单位档案资料的应用效果息息相关，以下对事业单位档案归档文件整理的必要性进行介绍：第一，就我国基本国情而言，事业单位的发展环境良好，随着经济产业链条的不断完善，事业单位归档文件中的信息资料与事业单位的重要决策具有密不可分的关系，事业单位要想寻求进一步的发展，避免不了对历史档案进行查阅，因此对归档文件进行有效的整理，不仅保证了文档资料的完整性，也为事业单位的长期发展建立了基础;第二，事业单位档案归档文件的整理是事业单位档案管理部门的主要工作内容，与事业单位的正常发展具有难以切割的关系，快速高效的进行归档文件的整理，可以带动事业单位其他部门的工作效率。因此，对事业单位档案归档文件进行整理是十分必要的。

二、事业单位档案归档文件整理的原则

事业单位在我国的经济发展和社会建设中占有着举足轻重的地位，事业单位的档案归档文件也在我国的数据资源中占据着一席之地，要想保证事业单位档案归档文件的整理效果，事业单位的档案管理部门应该严格遵循归档文件的整理原则，以下对其进行分析：第一，完整性原则。事业单位的档案资料是事业单位的重要信息资源，事关事业单位的未来发展和事业单位的正常运转，因此在归档文件整理时，应该全面遵循完整性原则，保证事业单位信息资源的全面和详尽，避免对事业单位的统筹决策造成不良影响;第二，系统性原则。事业单位中的档案资料之间具有一定的联系性，在归档文件整理过程中，全面的遵循系统性原则可以让事业单位的归档文件整理工作具备一定的有序性，也可以让归档文件的后续读取工作顺畅进行;第三，科学性原则。当前，我国科技环境良好，面对事业单位日益增加的归档文件数量，档案管理部门的管理人员工作压力逐渐增加，遵循科学性原则可以让归档文件的整理环境得到有效优化，大大的提升了归档文件的整理效率，也在一定层面上保證了归档文件的整理效果;第四，安全性原则。在事业单位的正常运转中，事业单位的档案信息中记录了事业单位的重要信息，在归档文件整理中遵循安全性原则，在一定程度上维护了事业单位结构稳定。

三、事业单位档案归档文件整理方法

（一）文件装订

在信息化社会中，事业单位的档案文件是事业单位的重要信息资源，归档文件的整理工作是事业单位档案管理部门的重点工作，有效地维护了事业单位档案资料的完整性，在归档文件整理中，档案管理部门应该全面遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件装订是事业单位档案归档文件整理中的重点内容，以下对其进行分析：首先，档案管理部门在归档文件处理时，应该确定文件的归档和不归档，按照文件的归档范围和不归档范围，对文件进行重点区分;其次，对归档文件进行装订前，应该对归档文件资料进行修整，不仅需要修裱破损文件、复制字迹模糊或易退变的文件，还需对超大纸长的文件进行合理折叠，去除归档文件中的易腐蚀性金属物;再次，在文件装订过程中，应该全面遵循归档文件整理的完整性原则，合理选择符合档案保护要求的装订材料;最后，在文件装订时，应该将归档文件以“件”为单位固定在一起，根据文件的构成，合理安排文件的装订顺序。

（二）文件分类

归档文件的整理是事业单位文书资料处理的最后环节，将归档文件收集齐全、完整，也是文书处理的基本要求，在归档文件的整理过程中，对文件进行合理分类，可以有效地提升文件的后续处理效率。归档文件分类是指在系统内将归档文件按照一定的方法分成若干层次的类别，以构成有机体系，以下对归档文件的分类进行分析：首先，事业单位中的档案管理部门应该根据事业单位的事务特点和主要结构构成，对归档文件的内容和主要方向建立全面的了解，以便选择合适的归档文件分类方法，当前事业单位中主要应用的归档文件分类方法有年度分类法、机构分类法、问题分类法和年度-机构-保管期限分类法，合适的分类方法将大大的提升事业单位档案的管理效果;其次，在对归档文件进行分类时，为了全面保证分类效果，档案管理部门应该根据事业单位档案的主要类别，制定分类方案，并将分类方案下发到档案管理部门的管理人员手中，让归档文件的分类具有一定的规律，提升归档文件分类的标准化程度，便于实体的查阅;最后，事业单位档案管理部门的管理人员应该根据档案分类方法和档案分类方案对事业单位的归档文件进行合理分类，在分类过程中规范个人的行为，保证分类的正确性[1]。

（三）确定文件保管期限

在事业单位档案归档文件的整理过程中，档案管理部门对归档文件进行了装订和分类后，还应根据归档文件的内容和归档文件的重要性，对归档文件的保管期限进行明确[2]。以下对文件的保管期限进行分析：首先，事业单位的档案管理部门应该针对事业单位的档案情况，制定文书档案保管期限表，从而根据不同文件的内容和重要性，确定文件的保管期限;其次，事业单位档案归档文件的保管期限一般有永久和定期两种，属于永久保管期限的归档文件一般是反映事业单位主要职能活动和基本历史面貌的文件，这些文件对事业单位的长期发展、国家的建设以及历史研究有着持续性的作用效果，属于事业单位的重要文件，必须保证该类文献的安全，定期保管期限一般有30年和10年两种，文件资料中主要反映了事业单位的一般工作活动，在一定的期限内对事业单位具有可利用价值;最后，应该在文件总体分类的基础上，再根据归档文件的保管期限，对文件进行合理保存[3]。