信息化时代办公室档案管理工作的创新研究

王浩

在学校和事业企单位中，对于单位内档案的管理也是非常重要的，单位内的档案管理是学校和企业管理的重要层面。对于档案管理，就是指的是对于公司或者企业内部对于本公司或者本企业管理所提供的数据记录和数据保存，对于公司或事业企单位的发展起着基础性的作用。随着管理数据的增多，档案管理工作越发复杂，就需要一种更为便捷有利的方法去进行公司和事业企单位的档案管理，以达到以高水平和高效率的方式进行，这里就引用了信息化档案管理工作的方法。

一、信息化时代下的档案管理所要面对的问题

（一）对于信息化时代下档案管理的方式方法

在信息化时代以来，对于学校的档案工作有较为之前的两个区别：其一在于，在之前进行档案管理工作时，对于档案的保存需要进行分类，对每一个条目的细分，是一件非常需要细心的工作，但难免会出现问题，还要随时担心档案会丢失的风险，而且档案保存的条件要求较高，保存时间往往不会保存很久，最容易出现的就是保存时间较长的档案，在经过时间的流逝下，已经慢慢腐蚀，不具备档案多次查閱的条件，也就失去了档案管理的作用。其二在于，档案随着时间的变化和学校的发展，档案分类要进行一定的变动，比如在进行教育方面的改革以来，摈弃了学校的一些部门，新增了学校的一些部门，对于这些新增的或者已经不存在的部门的档案需要进行一个新的划归或者整理。再者，由于学校每年都需要进行新生入学和老生毕业，所以需要移动和寻找的档案量是巨大的，对于在档案寻找和增库过程中的一些事项，也是让档案管理人员很头疼的问题。在进入新时期以来，档案的信息化不断发展，对于档案进行在信息化基础上的科学化管理，已经发展渐渐成熟。科学化的信息档案管理，能够长时间的做到对于档案的一个保存作用，其二，在进行信息化档案管理的模式下，在档案管理的过程中，能够将各种档案准确的从档案库中寻找出来，做到了档案管理的准确性和有效性。在第三个层面，在档案管理中能够进行有效的智能化分类，避免了因人为疏忽导致分类的错误。

（二）对于信息化时代下档案管理的面对问题

信息化时代下的档案管理需要有一整套的配套科学管理系统，才能够做到有效地应用。在当下的学校中，由于档案管理的总量是一定的，所以领导方面往往忽视了对于档案管理的科学化和信息化建设，因此，档案管理工作在运行到每年的入学和毕业阶段，都会陷入一个繁忙崩溃的局面，对于学生的正常应用造成较大的影响。所以需要建立系统完善的档案管理体系，在进行办公室档案的管理中，应用信息化管理技术。

二、现阶段办公室档案管理所要面对的问题

（一）办公室档案管理在信息化特征下与社会产生的隔阂

在现阶段的发展中，随着时间的延伸，办公室所肩负的责任和担当越来越大，由于所要处理的问题越来越多，使得办公室的档案管理工作愈发困难。办公室管理档案的难度也越来越大，所以，在信息化快速发展的阶段中，只有好好把握信息化发展的势头和程度，才能够应用信息化的发展，做好档案的管理工作。最重要的就是充分应用信息化阶段的技术和方法升级档案管理制度，应用信息管理系统等智能化应用系统，实现快捷长时间的管理。而在现阶段的档案管理过程中，出现的与信息和数据发展不对称的问题，常常会导致档案管理工作的效率大大减低，达不到应有的效果。

（二）办公室档案管理人员自身的工作素质层次不齐

在信息化时代的发展中，要做到信息化的档案管理，就要做到管理人员有相应的素质和要求。管理人员需要做到充分掌握各种信息化条件下的档案管理方式和思路，档案管理工作在现阶段不同于以往，而需要拥有高素质的人才，进行更新化的管理。在从前，领导人员对于档案管理工作只是维持原状，不能根据信息化形式的发展做出自己的更新策略，从而导致的档案管理工作的落后，影响了档案管理的效率和进程。

三、信息化时代下办公室档案管理的创新思路

（一）提升档案管理人员的创新意识和科技水平

在信息化时代下要进行对于办公室档案工作的进一步发展和创新，就要把办公室档案管理人员的综合素质和信息时代下的信息素养提升到一个崭新的水平和阶段。档案工作是一个精密性的工作，对于工作人员要有高水平的反应能力和细心程度，还要有一定的逻辑思维能力，能够根据文档的类别对不同的文档进行划分和分类。需要对于档案管理人员的做法是，要提高他们对于档案工作的热情和信心，兴趣是最首要的前提，要热爱这份工作，才能够认真对待这份工作。此外，还需要做的一个层面就是要提高他们自己的综合素质，所谓档案人员的综合素质，就是指的是对于档案工作和档案管理的信息化水平能力。随着时代的发展，信息化技术的不断提高，更应该不断提升自身的综合素质和专业技能，才能更自信和更准确的做好档案管理工作。

（二）对于信息化档案管理系统的管理

要做到信息化办公室档案的管理，就需要转变办公室档案管理的工作重心。众所周知，在以往对于档案的管理中，大多是以纸质资料为主的，需要有一整套的档案整理和档案储存制度，比如需要设立档案整理人员，需要建立档案存放室，还需要安排人员进行定期的清理和检查，以保证档案的完整性和可查阅性。但是在信息化的浪潮中，数据量的越来越大，所导致的档案工作出现的难题，已经越来越成为一个凸显的问题。所以，这就需要把传统的纸质档案转换为信息技术下的电子档案。对于电子档案的管理就可以运用信息化的技术进行管理。可以通过建立档案管理的电子库，通过收集和整理从前的纸质档案，在电子档案管理系统上进行数据录入，实现电子档案的自动分类和永久保存。同时，对于电子档案，可以设立一定的数据共享门户，实现档案的实时查阅。在信息化的基础下，能够对档案进行实时准确的查阅，是信息化电子档案的显著的优势。同时电子档案的其他优势在于，电子档案的应用减少了一定的维护人员，减少了存放档案的空间，能够使得档案具有一定的完整性，防止档案信息在保存过程中的缺失。再者，还可以通过在线客服，能够让需要查阅档案的人给一个便利的一个指引。

（三）档案信息管理共享系统

在信息化時代下的档案管理系统下，档案会列入大数据库的实时管理，而不是像过去一样，把档案只是进行简单的归列和保存，通过建立档案管理的共享系统，在现代化信息系统的背景下，通过实现信息和数据资源的共享，实现对于档案信息的互通互享。即做到，在不同的档案层面中，档案信息是共享的，对于档案的便利在于，能够把一些相同的档案信息进行归纳和总结，从而整合成最为完整的一个档案信息。其次，通过有效地反馈机制，不断改进电子档案的系统漏洞，做到跟随用户体验实时更新。

（四）完善硬件设施，加快软件和硬件的更新开发

对于办公室档案系统，不仅需要做到电子档案系统的完善和更新，还需要做到对于硬件设施的装配和使用。在档案室中，需要要求有计算机和打印机，扫描仪等最为基础的硬件设施配套，以便于更好地进行档案管理工作。同时，对于软件的开发，要做到自主性和不断地完善性能，需要建立查询和查阅为前提的软件和一体化的客户信息记录系统。同时还要有一套专用于内部工作人员的管理和查阅软件系统，方便管理人员进行档案的规整和分类记录。除此之外，还需要和一些档案提供部门形成良好的合作，确定档案来源和档案的正确性和归属。制定一整套操作流程和管理制度，保证档案的安全性。

四、结语

在信息化的时代下，档案的管理工作需要进行创新性的发展，就要做到，要求档案管理工作跟得上时代发展的步伐，做到不落伍，让数据能够与档案管理相适应。同时要加快科技创新力度，将档案发展管理和科技创新结合起来，做到档案管理工作的科学性和科技性。建立电子档案的共享信息系统，加快产业结构的转型升级，实现档案管理的时代性。通过先进的信息网络系统将档案电子库和大数据结合起来，实现档案的互通互享。

参考文献：

[1]董栗彤，董丁硕.信息时代档案管理工作的创新研究[J].中国管理信息化，2018，（12）：184-185.

[2]刘倩.信息时代高校办公室档案管理工作的创新研究[J].新经济，2016，（15）：125.

[3]潘鑫.信息化时代办公室档案管理工作的创新浅谈[J].中外企业家，2019，（01）：103.

[4]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016，（18）：126.

[5]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015，（34）：129.

（作者单位：山东省莱阳卫生学校）