医院安全保卫档案管理现状与对策

张义森 田云峰 闫孟菡

关键词：安全保卫档案   医院   管理现状   措施

医院安保档案包括医患纠纷、治安、隐患整改和消防等资料，其记录形式多样，以文件材料、声像和图表等为主[1]，此类资料一方面能为后期查找提供依据，还可为同类事件的发生提供指导，因此保存价值高。现通过分析医院安保管理的具体状况，针对存在的问题提出有效的整改措施，以期提高档案管理成效。

一、医院安保档案的主要作用和特点

安保档案的作用主要表现在三个方面，其一、客观且详细地记载了历史情况，是历史的凭证，可为现实工作考察乃至解决问题提供有效的服务;其二、具有服务作用。档案内容丰富，能为安保工作组织有关机构进行宣传教育、教学等提供服务;其三、具有参考作用。档案不仅详细记录了以往工作中遇到的情况，还准确记录了以往安保工作中的经验教训、思想发展等，能为现实工作提供参考。

安保档案的特点表现为多样性、机密性和现实性，其中多样性表现在其工作内容复杂，设计范围广，档案内既包括项目档案、事故档案和案件档案，也包括治安处罚档案和改造档案等，故在管理时需合理分类档案，结合档案的重要程度运用最规范的管理方法;机密性表现在部分档案涉及国家与政府相关机密事件或文件，保管时需重点管理，避免泄露档案信息，给国家、社会的安全带来隐患;现实性则表现为档案的内容均是客观记录安保工作，能够指导安保工作，但其并非一成不变，需结合安保工作方式、安保问题的性质予以科学转化，管理时需结合档案动态变化制定最适宜的管理方法。

二、医院安保档案管理现状

（一）硬件设施不完善

当下医院安保档案管理信息化建设较为落后，诸多档案管理工作依旧沿用传统的手工管理方法，主要原因在于未充分重视安保档案管理工作，使得档案丢失、破损等情况时常出现，并且查找档案时也存在一定的难度，故需要加强硬件设施建设，使档案管理的完整性与科学性得到保证。

（二）管理者素质不高

由于醫院未充分重视安保档案，造成管理者在招聘时未严格考核应聘者的管理素质与能力，且上岗前未开展专业化的培训，使得管理人员的意识、素质和能力等均不达标准，最终引起管理漏洞，降低档案管理的效果。

（三）管理制度不健全

医院安保档案管理制度尚不完全，尽管现存的制度较多，但可行性较低，这就造成档案管理问题出现时，各个管理人员相互推诿责任，在这种工作状态中，管理人员工作积极性低，实际操作时易出现违反规定的行为，譬如室内抽烟等，甚至部分管理者缺失职业道德，为了一己之私通过管理漏洞从事不法勾当，造成档案泄露。

三、提高医院安保档案管理效果的对策

（一）提高管理的标准化与信息化水平

近些年来，随着办公信息化及自动化的不断发展，以往的工作思路及方式已无法满足当下医院档案管理办公的要求。故需要强化档案信息化建设，使档案资源的利用与管理水平得到提高。档案管理标准化是指在开展档案管理工作时，需依据标准化的要求，规范化管理档案[2]，包括档案的组卷格式、标引规则和分类等，尤其是要确保档案著录的严格性与规范性，使档案标引及管理工作趋于完善。档案管理信息化是指在管理与存储档案时，要善于采用计算机技术、信息技术和通信技术，使管理的效率得到提高，包括使档案管理的社会效益、经济效益得到提升。提高档案管理信息化、标准化的水平，能确保档案管理工作趋于完善，最终使档案管理的效率得以提高。

（二）加强电子化建设

在科学技术的不断发展下，档案管理工作的模式也发生了较大的改变，已由以往的纸质化管理向电子化管理逐渐转变，对档案进行电子化管理能丰富资料载体的表现形式。当下医院安保档案管理中影音、电子数据等方式愈发常见，不仅能为后期工作提供准确全面的参考，还可丰富参考的途径。医院对档案管理电子化加强重视，使电子化水平得到有效提升，更有利于安保工作的开展。另外，一些具有一定年限的纸质载体、资料逐渐破旧和风化，通过电子化技术，能扫描及复原原件，使之转变为电子格式，进而得到妥善保存，使安保档案管理工作更完善与准确，继而使档案管理电子化水平进一步提升。

（三）加强管理者的综合素质及能力

在医院安保档案管理中，影响管理效果的因素除了从业者的数量、素养和管理能力之外，还与档案管理体系、管理人员工作方式等有着直接的影响。因此医院需不断提高管理人员的服务质量和工作能力[3]，将档案管理工作推向更理想更稳定的方向发展，进而使档案管理更加专业性与规范性。为满足现代化发展的要求，医院安保档案管理也要进行现代化管理，以高专业能力、高素质人才队伍作为基石，要求每位管理者掌握娴熟的理论知识，具备科学先进的管理技能，熟悉管理的每一流程，在管理工作中能弥补岗位空缺，身兼数职，保证管理效率的同时提高管理质量。另外，管理人员还要掌握先进的管理技术，学会运用电子计算机技术、光盘刻录技术等，在工作中不断加强随机应变能力，使管理工作落实到位，最终使档案资源的价值得到充分发挥。

四、结语

随着医疗卫生改革的逐渐推行，医疗单位受到了极大的冲击，不仅对医院安保档案工作提出了全新的挑战，增加了新的内容及种类，还提高了档案管理工作的难度。目前我国医院安保档案管理存在管理队伍不稳定、硬件设施不完善、管理意识淡薄、管理制度不完善以及缺乏现代化手段等问题，为进一步增强管理效果，除了要提高管理标准化水平，还要提高管理者的综合能力，善于进行电子化建设，充分利用计算机网络的优势，重视档案的开发及利用，使档案安保信息资源在建设文明行业、深化医院改革以及促进医院可持续发展中发挥重要作用。

参考文献：

[1]胡琦.医院安全保卫档案管理现状与对策分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2018，（04）：138-139.

[2]伍肇民.浅谈医院安全保卫工作中的档案管理措施[J].办公室业务，2017，（06）：155.

[3]崔永亮.医院安全保卫工作中的档案管理[J].黑龙江史志，2013，（11）：76.

（作者单位：[1]张义森、闫孟菡：泰安市中心医院保卫科;[2]田云峰，泰安市中心医院人力资源部。）