《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。会宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T12。

其中，“全宗指南（全宗介绍）”是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。由封面、正文、备注三部分组成。“正文”包括三个部分：全宗构成者沿革;全宗档案情况简介;全宗内档案内容与成份介绍。其中，“全宗档案情况简介”应包括五个方面：档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况;“全宗内档案内容与成份介绍”应以综述的方式介绍全宗构成者如下四个方面的档案：1）反映其基本职能和主要活动方面的档案：2）反映其每个阶段中心工作或特殊工作的档案：3）具有全国或国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案：4）保存的年代久远和特殊载体的档案。这四方面的档案情况，应该按全宗内档案的实体分类结合问题进行介绍，如：以组织机构分类的档案全宗，可以按机构设类目分别介绍，以问题分类的档案全宗，可以按档案内容所反映的问题设类目介绍。全宗指南编制的具体要求可详见《全宗指南编制规范》DA/T14-94。

全宗卷不是该全宗内档案的组成部分，而是属于企业档案部门业务工作中形成的档案，故有“全宗的档案”之称。全宗卷的作用是便于利用者掌握全宗情况，为全宗进行整理、鉴定、保管、统计、提供利用和进一步收集该全宗范围内的档案提供重要依据。全宗卷的管理要求是每一全宗均须建立全宗卷，并不断地补充反映全宗情况的各种材料，当全宗转交给另一个档案部门保管时，与之相应的全宗卷也必须随同全宗一起移交;全宗卷通常应统一保管，單独编号，集中排列在企业档案检索工具之首。

六、企业档案保管工作要求

档案保管工作是档案管理的日常业务工作，它是关系档案能否及时、充分地发挥作用的重要影响因素：1.保持良好的库藏秩序，实现档案的有效管理，才能保证顺利底查找和提取档案;2.保证档案齐全、成套的完好状态，才能迅速、准确地提供利用;3.保证档案的安全，才能使档案的使用寿命更长。因此，做好档案的日常保管工作，对档案的科学管理、有效利用和长久保存都具有重要意义。

7.6.1档案存放应根据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠;磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

本条是要求对不同载体档案分别选择保存档案的装具。档案装具有木制和金属两种，木制装具由于不符合防火、防虫的要求，现已很少使用。金属装具有利于防火、防虫，在档案保管中普遍采用。

金属装具又有两类：一类是组合式档案柜（又称五节柜），另一类是密集型活动档案架（简称密集架），密集架可以节省档案库房的空间，但对地面承重要求较高。企业可根据实际确定选择档案装具。如纸质档案可选用五节柜或密集架;底图可选用多层抽屉的金属底图柜;录音带、录像带、计算机光盘、磁盘、磁带等最好选用专门的防磁金属柜等装具。档案装具的质量要求，可参照《档案装具》（DA/T6-92）和《直列式档案密集架）（DA/T7-92）的规定。

企业科技档案的底图可采取平放或卷放的方式保存，不宜折叠。磁性载体文件系指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件，存放时应注意防磁保护，可选择有磁屏蔽的容器或专用防磁柜。企业的重要档案，如电子文件、重要纸质档案的缩微件或数字化文本应实施备份管理，即在不同的地方存放重要档案重份或缩微品、光盘等复制品，以防自然灾害和突发社会事件对档案造成毁灭性损失。

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