电子档案异地备份的必要性及实施方法初探

王鹏　朱武梅

一、电子档案异地备份的意义

在计算机和信息技术全面普及的时代，档案的电子化管理模式体现出种种优势。一些档案馆内可以开展便捷的互联网浏览，这给社会利用档案带来了很大便利。但是，人们对于网络系统的依赖性和信息资源在人为攻击和自然灾害面前的脆弱性，尤其是以往重大灾害，例如地震造成的灾害等，使电子档案的异地备份显得尤其重要。

电子档案文件的异地备份指的是通过信息保存等操作同时对网络系统、信息库和文件内容通过不同介质所进行的系统外异地备份的操作方式。以往来看，在遭遇突发情况和重大自然灾害时，会对档案文件造成无法控制的损害。过去的档案异地备份方式是通过纸质档案实现的。它消耗的成本过高，除了具备人力和物力的配合，还要同时具备经济实力的供给。随着电子信息技术的进步，出现了许多承担同等法律效力的电子档案。这些电子档案便于保存、使用便捷、高效等。目前有三种类型的电子档案能够长期保存和稳定使用：一是能够反复利用和容易修改的电子文件，比如CAD图、word文件以及excel文件等;二是凭借资源整合后的一些有价值的电子文件;三是纸质档案的扫描件，如PDF等格式文件。

二、电子档案异地备份的可行性

电子档案异地备份成本低，节约空间。纸质档案的异地备份需要很大的占用空间、成本比较高、使用费时、低效。电子档案异地备份要考虑到具体需求，选取不同的介质形式，如磁盘、光盘、缩微胶片、硬盘等实现分类保存，除了工作成本低，同时便于携带和移动，不受传统库房的要求限制，节约占用空间。

它能够提供可靠有效的档案信息。电子档案异地备份革新了过去文件管理的偏重收藏而轻视使用功能的工作模式，让传统文件信息和计算机技术、互联网系统互相融合。信息通过不同备份载体保存，当需要利用备份载体或网络传送提供档案信息，而本地的备份载体因机器设备或网络等原因不能正常提供利用时，可通过异地其他备份载体继续提供，以保证长期、高效、安全的利用档案信息。

三、电子档案异地备份存在问题

基于电子档案异地备份的种种优势，全面完善异地管理工作势在必行。然而在具体实行过程中存在众多问题。首先，一些部门对电子档案异地备份的重要性认识不到位。因为电子档案异地备份需要大量人力物力、工作量大、投资大，而且本地的突发性、不可控的灾难出现的频率较低，一些部门觉得做电子档案的备份如同购买一份保险，有可能根本不会使用它。所以这些部门不愿意在此事上投入过多的精力，导致出现口头承诺重要，做起事来次要，工作进度慢，敷衍了事。还有一些部门没有将电子档案异地备份提上单位工作日程，不但缺少工作方案，也不制定安排规划，造成电子档案异地备份工作实施不顺利。其次就是电子档案异地备份没有全面的顶层设计和整齐有序的规划，没有形成完整统一的管理格局，容易出现管理模式散乱、缺乏互相连接使用的情况。最后，电子档案异地备份的地点选取不合适。因为现在倡议的是自愿原则，异地备份的地址不一定与需要异地备份的城市条件匹配，所以选地和建设需要按要求规划。需要各地档案馆之间协调模式、工作互动并统一指导思想。

四、电子档案异地备份的实施

1.加强电子档案异地备份的领导

各级档案部门应该提高对电子档案异地备份的认识，把这项工作提升到档案管理系统建设的关键内容和手段层面，主动向当地上级领导部门汇报工作进展情况，积极取得政策的扶持。时刻考虑要对历史负责、对社会负责，保证电子档案“制成一批、审阅一批、备份一批”。考虑到特殊的电子档案，除了应该同质备份，还要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，来保证它们长期使用。

2.完善电子档案异地备份制度

电子档案异地备份管理制度的建设和完善要考虑到电子档案的长久发展目标，应该根据《档案法》等法律法规和各行业相关的标准制定和完善电子档案操作管理、归档管理、存储管理等相关规定和管理细则。同时参照电子档案异地备份的属性构建一套包含人员、设备、档案三方面管理的齐全的电子档案异地备份工作制度和处理紧急意外事件的文件信息恢复预案。

除此之外，工作人员在电子档案的建立初期就必须提前介入，明确电子档案在归档时应该符合规定，有利于确保文件归档后的完整备份和使用。对于现有的各类电子文件，特别是技术价值高、具有长远利用需求的电子文件，要参照文件的重要程度實行归档备份，制作异地备份的重要等级。

3.电子档案异地备份的选择

要根据具体情况对电子档案异地备份的地址进行选取。异地备份的“异地”必须要引起人们足够重视，这个“异地”的选取原则是异地备份成败的关键。通常所说的异地备份，意思是保存在更安全的其他地方。异地备份的对应城市应选择地理特征不同、城市间距离较远的城市进行，这样，才能确保档案材料的安全。应加强对我国水灾、地震、海啸、泥石流等自然灾害的调查，保证电子档案备份基地的选址符合“两地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震带上”的要求。

4.加大电子档案异地备份的投入

实现电子档案的异地备份需要投入足够的设施设备和资金，现在处于电子档案异地备份的最初阶段，各地档案馆凭借有限的经费来进行这项工作，只能说勉强维持。随着时间的推移，电子档案异地备份进程不断的深入，大量的输出和执行成本问题表现出来，需要提前准备，争取上级财政资金的支持，为开展电子档案异地备份工作提供物质保障。

5.电子档案异地备份参考的四种形式

第一种就是常见的信息数据拷贝。包括有硬磁盘保存法、磁带保存、光盘保存等几种方式。把互联网数据库系统和一些文件系统数据统统拷贝到上述载体中，存储后载体保管在远离或者隔绝工作环境的地方。这种方式简单易操作、成本不高，基本可以保证中型以下档案馆的需要。但这种方式的缺点也显而易见，一方面不适合中型及以上的档案馆的信息容量，另一方面管理技术属于人工半自动方式，无论备份、保存和恢复数据的过程都很复杂，三是数据不能动态更新，只能获得间隔时段的备份，这也是最主要的不足。

第二种是磁盘阵列方式。在大中型档案系统中，每时每刻都可能有大量信息的发生，如果在某一时刻出现死机等故障，不仅当时的数据肯定作废，更严重的是不清楚计算机信息系统到底處在那一个状态，什么工作已完成，什么信息尚未进入计算机。这就提出了动态跟踪系统的思路。在信息系统中，最具有威胁性的故障无疑是磁盘故障。为了防止磁盘损坏造成永久性损失，磁盘阵列技术是首选方案。磁盘阵列是为计算机配置多个磁盘，组成海量存储器，从而解决了容量的问题。存储过程由计算机统一自动管理，其中部分磁盘可分配为互为备份，用于存储关键信息。当重要信息存入计算机时，磁盘阵列将信息分别存入到两个磁盘，从而在任意时刻计算机都存有一份当前最新状态的备份。计算机对磁盘阵列实行实时监控，一旦发现磁盘存在不同程度的故障，就会把故障报告管理者，及时进行处理，从而避免数据损害。由于监控由计算机管理，故障点非常明确，信息恢复过程会较为简单，数据损失也比较小。

第三种是双机的热备份办法。在其他极其特殊的部门，如中型以上的档案馆的网络技术系统，除了要确保文件信息不受损失，还要确保电子系统不能暂停。但是，永远不发生问题的系统不可能实现的，也就是指在技术上要求降低至最小的故障率。这种技术选用两台计算机同时提供服务，并且相互不断对另一台机器的运行状态进行监控，出现故障后立刻将业务从一台主机转移到另一台机器。采用双机的热备份办法可以提供极高的计算机服务器及可靠性，但投资代价也相对大。

第四种是双机异地热备份的办法。计算机网络时代的快速发展，磁盘阵列和双机的热备份技术取得了新的突破。这项技术利用计算机互联网络把两地的终端设备相互备份，超越了过去备份设备局限于同一计算机机房的限制：两地的终端设备能够单纯作备份，也可单独使用其他软件，这样一来能够充分发挥投资效益。因此存储在两地几乎能够预防如火灾等不可控灾害和突发的破坏情况。如果出现原始数据不见或遭到损伤等问题，通过备份数据把原始文件的信息恢复，确保系统可以正常运行。提倡在彼此自愿的状态下，构建相互电子档案的存储区域。而且两者都要保证一定的协议和制度来维护两者的利益。可以先实行定期（半年或一年一次）把文件数据的备份存放在异地，尽量用光盘为载体的办法，容易管理。然后，备份的文件信息必须派出专人负责保管，文件保管人必须对备份文件信息进行符合要求的登记。备份的文件信息存储地点需要具备防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗等齐全的设施。

（作者单位：河北省高速公路管理局  河北省档案馆）