探路中小印机企业的“内控”问题及解决方案

赵艳丰

近些年，市场对印刷机械产品的需求量越来越大，行业增速逐渐提升。然而，面对良好的发展前景，我们也要清醒看到，当前国内很多中小印机企业在内部控制方面（简称“内控”）做得还不够完善。尤其是内部财务控制水平还比较落后，财务人员的整体素质不高，财务工作开展略显混乱，这直接影响着整个印刷机械行业的长远发展。

本文以S公司为例，重点谈谈中小印机企业所面临的“内控”问题，并给出相应的解决方案，希望给读者带来一些启示。S印刷机械制造有限公司的母公司是一家大型的机械设备产销集团，在海内外具有一定品牌效应，但是S公司作为旗下分公司，由于自身规模有限，因此组织机构设置、人员配备、制度建设等方面都不如总公司健全，而在企业经营管理中处于重要地位的财务工作也往往得不到重视，内部财务控制薄弱，导致企业面临着不同程度的经营风险。

“内控”问题汇总

1.内部机构设置不合理

我国中小型的印机企业数量很多，这些企业的内部机构设置通常都比较简单、比较笼统，各岗位的职责权限不明确。由于规模普遍偏小，一些中小印机企业为了减少人员成本的支出，往往会极力压缩人员，导致企业员工数量非常少，各岗位往往无法配备专业的职工，一人身兼数职的现象比较多，出现前台、会计等职务“一肩挑”的情况。

S印刷机械公司也沒有设置专门的会计机构，财务工作大多由没有财务专业背景的员工兼任，而这些员工并不具备胜任财务工作的能力，难以确保按时、保质保量完成基本的财务工作，内部财务控制更是无从谈起。由于财务机构设置的不完善，导致财务人员权责不明，缺乏彼此之间的监督，这就给企业内个别素质较低的员工乱开发票谋取私利以可乘之机。由于内部机构设置的不合理，使得S公司的财务工作往往不能做到专人专管，加之相关人员的权责分配不明确，财务控制的力度很难加强，这对企业的正常经营是很不利的。

2.资金管理体系缺失，应收款项回收不力

据考察，S公司内部有些部门权责不明，也缺乏对资金收付时限的明确规定，使得资金管理比较凌乱，加之由于权责不明容易出现相关责任人互相推诿的现象，增加了资金的流通风险，严重时会给企业造成不必要的损失。

印刷机械企业的运营每天都会产生大量而复杂的资金收付和结算工作，在此过程中即使在某个环节出现一个小的失误，都可能使企业损失一笔不小的资金，还会降低企业的信用度。S公司的一些员工在借用企业备用金后，对销售活动中相关的现金支出做不到及时报销，导致在负责人员手中滞留着大量现金或单据，备用金也无法按时归还。此外，S公司资金收付的审批流程也比较简单，其作为集团的分支机构实行资金自行管理，依据自己习惯的程序来处理资金收付和结算工作，缺乏必要的监督和控制，导致企业资金安全得不到保障。

S印刷机械公司在采购环节的资金使用也缺乏明确的规定和标准，资金使用比较随意。举一个日常经营的小例子，笔者的一位朋友在这家企业任职，某次他代为采购公司的日常办公用品，事先并没有被公司告知明确的采购标准、采购地点和资金使用限额，等到将物品采购回来时却受到领导指责，理由是花费过多。虽然只是一笔小额的费用，但久而久之这种因为内部资金管理不妥当造成的不合理支出积累起来，也会对企业造成不可预知的损失。

应收款项回收难的问题也一直是影响中小印机企业发展的不利因素。S公司的销售人员只注重个人业绩的增长，单凭互相之间的信任跟客户打交道，而这样做显然会增加企业应收账款和坏账的可能，收账难度和风险也会增大。如果资金无法正常收回，那无疑会对企业造成很大的损失。此外，部分业务人员在进行实际业务操作时忽视相关规定和章程，所签合同内容不完整、不规范，而且在与客户进行相关费用的确认时不注意保留相关凭证，如果遇到信用不高的客户，在欠款清收时由于没有足够的法律依据，往往受到各种阻碍，进而很大程度上影响企业的资金周转，不利于印机企业的长远发展。

3.核算过程不严格，内部审计缺失

当前，很多中小印机企业内部对会计核算的审核不够严格，没有制定明确的标准规范日常核算工作，这使得企业各项业务收入的真实性大打折扣。在确认收入方面，遵从的标准不清晰，因此在出现某些员工私自与客户订立虚假的合同、随意帮客户开具发票的情况时，财务人员如果对此不严格把关，就会使企业的收入虚增。

而且大部分中小印机企业的内部审计制度也是不健全的，譬如以S印刷机械公司来说，企业内并没有设置专门的内部审计机构，因而缺乏对日常经济活动和各项业务的监督和评价，而财务报告审计也仅是传统的基础审计，内部审计的管理功能没有得到充分体现，审计人员也很难发现财务报表中存在的问题，有些人员甚至为了尽早完成审计工作而不愿意发现内部财务控制工作中的缺陷。

三招解决“内控”问题

第一招：优化内部机构设置

中小印机企业应根据自身规模设置专门的财务机构，即使规模比较小，也应该配备专职的财务人员来负责整个企业的财务工作。在明确财务部门各人员权责的过程中，可以按照业务板块来进行分工，每个财务人员负责指定的业务范围，专门的款项也由专人来负责，这样更容易在企业受到损失时追究责任，也能使财务工作的进行更加流畅及时。例如，同业之间的业务涉及的资金往来可以指定一名专门的财务人员负责，避免谁碰到谁办的情况。即使印机企业的规模再小，也要严格避免一人身兼数职，把财务工作交给各部门人员或前台人员来承担，这样既不利于保证财务工作的准确及时完成，也会阻碍内部财务控制工作的开展。

第二招：加强资金管控和应收款项的回收管理

资金管理是关系到印刷机械企业能否健康发展的重要环节，鉴于S公司这样总部和分公司缺少统一的资金管理控制系统、无法对企业资金进行统筹安排及合理利用的情况，总公司应当实行资金统一结算，在总部设置资金结算中心，分公司的资金业务均要通过结算中心来完成。需对资金由分散管理转换为统一管理，委派专门的财务人员负责各分公司的资金管理，对各项财务工作和现金收付业务进行核实，并及时将所有收入统一归集到总部设置的核算中心，第一时间将资金收拢到特定的账户，减少由于分散造成的资金安全风险;另一方面核算中心要事先根据对各分公司现金流量的预估制定相应的预算，然后将资金拨付到统一的支出账户，这样核算中心就能监督各分支机构的资金使用情况，通过将实际支出与预算对比，对超出的部分及时核查并加以控制，减少不合理支出。

在印刷机械企业的资金管理实践中，“内部银行机制”也是一种行之有效的方法，类似于在企业内部建一个虚拟的“银行”，扮演着类似利润中心的角色。它是基于企业的组织机构设置，采用一套独特的实施方法，将各个部门看作是不同的责任主体，事先根据各部门的业务类别核算出对资金的需求量，并鼓励各部门进行资金“借贷”，按照银行同期利率对部门占用的资金收取一定的费用，这样就相当于将银行的运作流程和结算方法运用到企业中，使企业资金管理方式更加完善。

S印刷机械公司在资金管理中完全可以采用内部银行机制的操作方法，为各个部门开设“账户”，根据事先编制的预算为其“预存”相应数额的资金，若使用资金数量超过预定额度，则以各部门占有的超额资金为基础按照一定比例计入各部门成本，相当于“贷款利息”，这样督促各部门主动将闲置资金存入内部银行统一管理，充分吸纳各部门的闲置资金，减少资金流动环节和在途时间，加快资金周转，提高资金的使用效率，并通过综合分析内部各部门的业绩水平和资金使用情况，对效益好的部门适当降低其资金使用的成本，而对效益一般的部门则对其资金使用数额加以控制，使企业资金得到更加合理有效利用。

与一些中小型的客户的业务往来，使得印机企业的应收款项繁杂，数额参差不齐，回收难度较大。广大印机企业必须结合行业特点采取相应的措施加强应收款项的回收管理，从业人员选择合作企业时要充分考察其信用水平，按规定与合作企业签订相关合同，并在合同中标明付款金额和期限，以及违反合同约定需要承担的具体责任，降低应收账款的坏账风险。

S印刷机械公司的各部门要将各自的应收款项及时上报到财务部门，再由财务部门对收款对象进行信用评定，针对其不同的信用等级采取不同的回收办法，规定回收期限，加强对信用较差客户应收款项的回收力度，限期（比如30日内）必须归还所欠款项，否则将承担一定赔偿责任。此外为了提高应收款项的回收效率，鼓励员工积极完成款项回收工作，企业可以将应收款项的回收情况与薪酬福利挂钩，对于收回应收款项的时长，在规定期限内收回的由高到低分别计入员工绩效，而超出规定时限收回的则对相关人员给与一定惩罚，比如扣减奖金、记处分等，这样促使各部门人员能及时收回款项，保证企业的资金运转。

第三招：加大内部审计监督力度

广大印机企业应强化内部审计监督，但考虑到对于规模有限的中小型印机企业，设置专门的内部审计机构可能不切实际，而且必然会增加其成本压力，无法确定是否符合成本效益原则。因此，针对不同规模的印机企业应采取不同的强化内部审计的措施：对于规模较大印机企业，应该在总部设置专门的内部审计机构，负责统筹整个企业的内部审计工作，而在分支机构可以不设立审计部门，而是由总部分派审计人员负责监督评价分支机构的财务工作;对于中小印机企业来说，由于规模有限，设置审计机构往往不切实际，但为了保证财务工作合规进行，必须至少配备专职的内部审计人员，而不能由其他人员兼任，确保审计人员的独立性，增强内部审计监督力度。

中小印机企业还要定期组织内部审计人员进行学习，完善培训制度，组织内审人员认真学习《会计法》及其他的政策法规，帮助他们养成良好的职业道德和行为习惯，提高业务能力，使他们在工作中能坚持客观、公正的原则，实事求是地评价企业财务工作的优劣与内部财务控制的开展情況。此外，企业管理者要明确内审人员的权限，充分赋予其权利，支持内审人员随时随地针对各项经济业务进行审核，对企业财务工作存在的薄弱环节和控制不力之处展开跟踪监督，帮助相关部门完善内部控制环境。

总之，内部控制水平是关系到中小印机企业能否长远发展的重要因素之一，在一些基本的经营工作得到有效落实的同时，管理者一定不要忽视内部控制的工作，尤其是内部财务控制方面，使企业远离财务风险，早日实现经营目标。

责任编辑：薛金萍 xjp@cprint.cn