事业单位办公室档案管理有效方法探讨

张宁

【摘要】档案在事业单位当中具有相当重要的地位。随着国家经济的不断发展，事业单位办公室的档案管理方法出现非常多的问题，无法有效对档案这一最具有权威性以及最原始的资料进行有效的管理。由于档案管理属于专业性较强的一项工作，必须需要专业的人员进行收集、分类以及管理。本文主要分析事业单位办公室档案管理中存在的问题，并提出相对应的解决方法。

【关键词】事业单位;档案管理;办公室;有效方法

对于事业单位来说，建立一套科学、系统、民主以及透明的管理制度是非常有必要的。可以有效地维持事业单位良好的运行以及健康发展。办公室档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，决定了整个事业单位是否高效以及有序运行。目前事业单位办公室档案管理方法并不完善，存在较多问题。为了保持事业单位的良好运行，完善事业单位办公室档案管理方法是必要以及急需的。

一、事业单位办公室档案管理中存在的问题

（一）对于档案管理缺乏足够的重视。事业单位往往对于办公室的档案管理缺乏足够的重视，认为档案管理工作的技术含量较低，只是非常简单的资料整理，对于事业单位发展并无帮助。因此很容易导致事业单位对于档案管理的疏忽，一旦出现问题则非常容易影响事业单位的有序运行。在服务方面，档案管理的工作变得更加重要。虽然工作逐步调整，但档案管理却被一些部门忽略，档案工作更有效，妨碍了发展。服务部门根据情况的变化，对服务和单位的管理能力表示怀疑，档案管理框架管理者缺乏专业精神和敬业精神，这对企业未来的发展不利。

（二）档案管理人员素质不足。调查发现，现如今的事业单位从事档案管理的人员普遍素质较低，大部分没有档案管理专业的学习经历。办公室的档案管理具有一定的专业性以及技术含量，档案管理人员应了解档案分类的原则以及档案保存的相关方法。档案素材装袋后，档案管理工作不能安置在适当的位置，档案工作需要相当的学习，员工需要综合的合成品质，工作责任重大，是档案管理者持有的最基本资料，职业道德也是必要的，需要有素质。商务单元的商务管理者不花费时间，不能在一定程度上适应新的文件管理任务的要求。许多商务单元的文件管理者不受专业限制。另外，商务单元的职员不强调文件管理，因此需要专门的工作。有些業务可以返聘已经退休的老员工进行管理。

（三）缺乏完善的管理体系以及设备。目前，大部分事业单位没有针对办公室档案管理设立相关的管理制度以及管理体系，由于制度的混乱导致了管理人员在实际操作当中缺乏足够的执行力，因此办公室的档案管理很难发挥出真正的作用。与此同时，混乱的管理体系还非常容易导致档案出现丢失现象。大部分事业单位对于档案外借，并无相关规范以及流程，因此非常容易出现档案有借无还的现象。随着社会的发展，信息化的水平越来越高。传统的档案管理方法以及设备已经无法满足现阶段的需求。一部分事业单位还在采取手写档案的方法，速度较慢，效率低下。很多事业单位档案室缺少有效的除湿装置，此举容易导致档案损毁。现阶段的事业单位缺乏足够的档案管理设备以及档案管理知识对档案进行管理以及维护，使得事业单位办公室档案管理出现严重阻碍。

二、事业单位办公室档案管理的有效方法

（一）优化档案的管理体系以及流程。事业单位要想合理并且有效地提高档案管理工作，就要加强事业单位办公室档案管理标准化的流程。目前各地区的事业单位办公室档案管理标准不一致，随意性非常大，对于事业单位办公室档案管理工作极其不利。因此需要对事业单位办公室档案管理进行规范化，实现区域之间的统一标准。企业单位要加强档案管理者的工作态度和水平，真正按照公司制定的管理制度进行自我约束，以良好的工作态度开展工作，才能不断提高工作质量。例如，根据文件的分类，可以通过不同的方法进行合理的归属。日期、文件类别、文件的重要性会不断归属，这种文件管理系统比较完善，提高工作效率，会给事业单位的发展带来帮助。但事业单位要根据自身的实际情况制定相应的文件管理制度，不断加强员工间的培训，对每个人有效地实行管理，不仅可以规范事业单位办公室档案的管理制度，还有利于各事业单位的共享工作。

（二）档案进行现代化建设。在现代社会飞速发展的背景下，建立一个信息化、技术化、科学化的档案管理系统十分重要，上层管理模块必须要对事业单位办公室的档案管理进行信息化建设，要改变过去传统的思想，与时俱进，利用现代的信息化技术改变传统档案管理方法的缺点。档案的存放也要使用科学的方法，做到防潮防虫，最大限度保证档案的完整，避免因保护不当造成档案的损坏或丢失。信息管理站是与文件管理有关的网站，其目的是为了提供更可靠的信息来管理文件、资源共享和文件的透明性。为了管理文件并迅速传送信息，这将越来越成为一种计算机化的文件管理模式。对快速发展的公司，利用信息技术提高文件管理的效率，建立现代化的档案管理系统有助于为工作人员日常工作提供便利，有些工作人员可能在工作中有一些疏忽，优质的现代化管理系统可以帮助人们减少失误，提高工作效率。

（三）加强档案管理工作人员的素质培训。档案管理工作人员是事业单位办公室档案管理的实施者，好的工作人员就像摩天大楼的基石一样，必不可少，素质优秀的工作人员是档案管理工作顺利进行的保证，越是优秀的工作人员越是对工作有责任感，因此工作人员的素质对于事业单位办公室档案管理工作有着决定性的作用。加强档案管理工作人员的培训，提高相关人员的综合素质是提高事业单位办公室档案管理工作质量的关键所在。事业单位应不定期组织档案管理人员进行专业技能的学习以及培训，学习先进的档案管理方法以及知识，不断提高档案管理人员的综合素质。与此同时，还可以定期招收专业的人才带动提升。

（四）加强档案的资源建设。档案的资源管理建设是档案管理工作中的重中之重，档案的资源建设以档案信息化为前提。加强档案的资源建设以两点为标准：第一，档案电子化。将现有的纸质文献以及档案通过整理后，利用现代化技术（扫描或录入）将纸质文件变成数字化档案。在此过程当中一定要注意纸质文档以及数字文档的统一性，以便后期查阅以及使用。第二，建立档案数据库。档案电子化只是档案资源建设的初级阶段，档案数据库应根据档案的各自类别、作用、时间等各个要素进行分类成库。才能真正实现一体化、全网络的档案管理。

三、结语

办公室档案资料记录了事业单位的发展历程以及重要信息。做好事业单位的办公室档案管理具有非常重大的意义，如想促进事业单位快速发展，就必须重视事业单位办公室的档案管理工作。只有加强事业单位办公室档案工作的管理以及不断选拔优秀管理人员，才可以更好地推进事业单位办公室档案管理工作以及促进事业单位快速发展。

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