水利工程档案管理问题与对策

2019-09-26李富春

智能城市 2019年18期

李富春

（常德市鼎城区枉水灌区管理局，湖南常德 415000）

水利工程的作用是控制和分配地下水和地表水，达到预防灾害的目的。水利工程档案根据保存的资料内容，大抵可分成三类：一是需日积月累的基础性资料文档，如水文、气象资料，可影响水利工程规划、设计质量；二是能有效地反映水利工程建设各个环节的工程建设资料文档，特别是隐蔽工程和关键部位的处理，具有很强的系统性和重要性，影响防汛和抗旱；三是一些时效性较强的文件、规范等，是水利工程建设管理的依据。根据保存时间的长短，又可分长期、中期和短期三类。水利工程档案具有容量大、范围广、时效长的特点，是水利工程建设管理不可或缺的组成部分。近些年来，国家投入了大量资金用于改善农村水利条件，同时也对水利工程建设质量提出了更高的要求，因此，需要进一步提高档案管理水平促进水利工程建设管理。

1 水利工程档案管理上存在的问题

1.1 档案管理制度不健全

①资料的收集、整理不及时。一些基础性的水文、气象资料未按时记录、整理，甚至有缺失，影响规划、设计质量。②只注重工程现场的管理，轻视工程建设资料的及时归档。有的水利工程项目平时不注意工程资料的整理，在工程快完工时才开始资料的收集整理，很多隐蔽工程、关键部位的处理情况全靠记忆填写，造成资料失真，对后续水利工程管理缺少参考性和借鉴性。③资料的借阅审批、登记制度不健全，未建立专门台账，资料丢失严重。

1.2 档案管理意识不强，缺少投入

①领导不重视，随意更换档案管理人员，工程资料归档不及时，资料不全面。②硬件设施投入不足，很多档案室还是60年代木质柜，通风、采光差，受潮严重，且不方便查阅。③保密意识不强，对重要的水利工程档案未加密，未经审批随意借阅。

1.3 档案管理专业人员缺乏

目前，在基层水利部门尚无档案管理专业毕业的档案管理人员，老一辈档案管理员知识结构大都老化，资料索引分类不科学、不详细，不方便查阅；对电脑和网络技术不熟悉，对影像资料不了解，重要资料缺少备份；对档案资料的维护缺少现代化管理手段；对水利专业方面的知识认识、了解不足，也影响档案管理。

1.4 档案管理缺乏有效的监督

任何一项工程有效的监督都是使得工程可以正常运作的保障，若是没有监督，便容易致使工作人员工作散漫、工作效率不能得到保证。像水利工程这种边缘性的工作，容易被人们忽视，因此，我国水利工程档案管理监督制度的不够健全是导致管理工作效率低下的原因之一。

1.5 对水利工程档案管理缺乏系统的探究

在水利工程档案管理应该如何使之更加健全还没有进行深入的研究，国内仍没有正式的档案管理场地。

1.6 水利工程档案管理信息化程度不高

我国信息化、现代化的建设、水利工程的建设管理方面需要改进，从而满足现代工程的要求。而计算机和网络的普及，使用网络传输让无纸化办公成为现实。解决了传统的档案管理中滞后和低效的管理模式。水利工程的建设与日常的企业单位管理有所不同，一般开发的项目软件并不能适应所有水利工程，并且建设项目管理软件有一定技术要求，由于工期的限制，有部分单位仍旧使用纸质文件，有信息化意识的单位也不过是将纸质文件转换成电子文件的形式。

2 水利工程档案管理对策与建议

水利部门应加强档案管理工作的组织，落实岗位责任制，加大检查和监督力度，努力提高现代化管理水平。水利工程档案分类管理见图1。

2.1 建立健全档案管理制度

为了加强水利部门的档案管理，首先就要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格资料的收集整理；其次是建立健全档案管理制度，严格审批手续，设立专门的查阅台账；其三是严格把关档案入库的质量，在归档时需对每份文件清单进行全面彻底的检查，不能疏漏或散失，并做好分类；其四就是要做好电脑、网络和影像资料的管理和维护；其五就是加大档案室硬件设施的更新和改造。

责任化管理当中，必须要对档案管理工作的相关负责人进行明确，确保每一部档案要有专门的人员进行管理，确保出现档案管理疏漏问题或者其他问题的，都要第一时间做到有责可查、有人可追、有据可循的目的，及时对相关人员进行处理与惩罚，以此来不断提高每一位管理人员的管理意识，树立认真负责任的态度，更好地提高档案管理工作的质量。

2.2 提高档案管理人员的综合素质和管理能力

随着经济和科技不断发展，档案管理人员需要进一步提高自身素质，相关部门要加大培训力度，使档案管理人员的管理水平逐步得到提高。档案管理人员必须具备一定的档案管理专业知识，同时还应具备水利专业基础，用现代化的技术进行档案升级管理和维护，除此以外，在人才的培养中还要建立选拔机制，一方面不断为此来提供更多的人才，另一方面也为此减少部分“懒政”行为的出现，提高每一位管理人员在职压力，确保其能够紧追最新的技术手段以提高管理能力，还要在人才培养与筛选中确保管理人员具有一定的耐心与责任心，如果这两种品质都没有，则一律不予录用。

2.3 实现档案的全程管理充分利用档案信息

对于水利工程的档案管理工作来讲，相关管理人员必须要充分认识到档案的价值，重视档案的管理，开发利用好档案信息，是盘活档案资产的重要手段。对一些普通的档案资料要实现资源共享，而对一些重要的档案资料则可以在严格手续的情况下实行有条件查阅，尤其是在一些检查水利工程项目的施工进度以及质量的状况下，也可能在项目建成后的评审与验收工作当中，对于水利档案信息的收集、整理的内容更尤为重要，严格确保其质量性，保证档案信息的完整性，在全程管理工作之中要做到恪尽职守。

2.4 实现档案管理现代化

在一个信息化的时代，信息资源有着重要的战略作用。档案管理现代化是必然的趋势。因此，需要加强对设备的投入，实现日常管理和维护的现代化、智能化。

2.5 资料分类科学，档案管理标准

水利工程档案分类管理见图1。

图1 水利工程档案分类管理图

为了提高档案管理水平，方便查阅档案资料，应加强档案资料的科学分类，实行标准化档案管理。水利部门需要结合水利工程的特点，严格按照水利工程对档案管理的相关规定，结合实际情况制定一份完善的标准化的规章管理制度，坚决做到用制度管人、用制度管事。更要加大力度发展各种多媒体形式的档案，比如磁介质档案和电子档案在水利工程中的运用。重视水利工程的建设中产生的各种产生的电子文件，对水利工程档案信息进行保存管理。