浅谈检验耗材采购与库存管理

陆高燕

摘 要：本文结合《中华人民共和国政府采购法》《浙江省政府采购合同暂行办法》（浙财采监〔2017〕11号）以及《浙江省财政厅关于印发〈浙江省政府采购电子卖场采购管理暂行办法〉的通知》（浙财采监〔2017〕29号）等相关规定，主要就事业单位检验机构在采购和库存管理的实务工作进行了分析，阐述笔者的思考和看法。

關键词：检验耗材;采购管理;库存管理

检验用耗材是指开展检验工作中不可或缺的消耗性材料，如化学试剂、标准品、培养基、实验气体及一次性使用耗材等。随着检验技术的不断发展，各种新型耗材和使用技术应用于检验工作，特别是专用仪器配套耗材的使用，采购资金规模增大、采购批次增加、采购风险防范压力增加，检验用耗材的采购和库房管理采用何种方式对检验机构的成本核算都具有重要的影响。作为行政后勤保障部门，应牢固树立“管理为先”“服务检验”的理念，着力规范采购管理机制，优化采购管理水平，提升采购资金绩效。

一、采购管理

检验用耗材特点是品种繁多、型号规格各异。根据我院采购实际情况统计，目前进入采购管理系统的物品已经达到1.5万种以上，价格各异。按照政府采购要求，采用单一来源采购、竞争性磋商等方式，探索采购新模式。依托政采云平台进行网上交易减少中间流通环节，并使采购信息共享。但是，由于检验用耗材多样化，常规用到的有通用试剂、高纯试剂、合成试剂、分析试剂、色谱应用、分析标准品、生物耗材、玻璃仪器、实验室附配件、人体防护、应急防护等多个方面。部分检验用耗材，虽然有国产品牌，但是进口试剂基线噪音低、杂质少，低吸收波长下更稳定，检测数据更准确，能够节省分析时间，提高分析效率;实验室所需的农药标准品、兽药标准品、毒素类标液、农残、邻苯、食品添加剂、药残混标、同位素标记物、脂肪酸相关产品等，国产种类比较少，需要进口品牌补充，部分标准品批号更新换代较快，因此导致采购的检验用耗材质量存在差异。实践中采用招标采购也面临一些亟待解决的问题，为此，我院先后修订《危化品管理规程》，草拟了《院采购供应流程（试行）》 《政府采购活动内部管理办法》等。

1.供应商选择

首先，采购过程信息公开，优先选用中标供应商采购，如某些产品未参加招标而检验工作又有特殊需要，对这类产品的供应商，要货比三家。按照我院程序文件要求，供应商选择标准有三项。

第一，遵循优质、优价原则。同一产品要求向三家及以上供应商征询供货价格。根据多年来的采购经验，一般首选生产厂商，其次是一级代理商，少选二三级代理商，减少中间环节，压缩虚高价格，避免不正当行为。在政府采购招标活动中，可以据此申请单一来源采购理由，既可以争取采购优价，也可以缩短采购环节，加快供货速度。

第二，具有相应的资质、质量保证能力和良好的信誉。由于实验室检验工作开展，涉及剧毒品、易制爆化学品、易制毒化学品、精神、麻醉等特殊药品采购，实验室安全管理也是检验机构日常管理工作中的重中之重。因此，必须严格执行国家和我院的有关规定，供应商必须提供《营业执照》《危险化学品经营许可证》《非药品类易制毒化学品经营备案证明》《生产企业许可证》《经营企业许可证》《医疗器械许可证》《实验动物使用许可证》等有效证件，使用处所负责产品质量评价，经使用部门、采购部门、技术负责人签字确认后，纳入我院合格供应商目录。采购管理记录（包括合格供应商目录、合格供应商评价记录及相关资质证明、采购申请、消耗品质量检验记录等），由办公室定期汇总并归档保存。

其次，充分利用政采云平台。政采云平台是依托互联网，利用云计算、大数据、移动互联网技术，实施网上交易、监管和服务的平台，涵盖政府采购各领域、全流程、多用户，旨在提高采购效率，规范采购行为的一种采购新模式。上网采购成交品种，能够确保检验耗材采购公开透明。近期，浙江省财政厅也正式印发了《政采云网上超市“全省一张网”实施方案》，明确从2019年2月19日起实施网上超市“全省一张网”建设。政采云网上超市自上线以来，商品类目日趋完整，供应商资源不断丰富，价格比对、过程流程、违规预警等功能持续完善，充分体现出采购价格可控、便捷高效、过程留痕的优势。随着“全省一张网”的建设，可以打破各区划之间壁垒，实现管理规则统一，商品标准统一，简化流程，提高效率，提升供应商服务质量，推进大数据分析和诚信体系建设，实现“全省买货、货卖全省”。同时降低采购活动风险，长远来看，在市场充分竞争的情况下，可以降低耗材采购成本。

2.采购流程

（1）各使用部门对请购物品提出具体要求，按照LIMS系统要求，进行申领、申购，一般集中定期提出。

（2）采购部门每周定期进行采购物品汇总，注明品种、数量等信息，报分管院领导审核。

（3）根据审核后的请购单，实施具体采购事宜，包括拟定采购合同、生成采购订单。

（4）对使用部门急需的品种也可随用随报，采购部门同步按照请购和付款程序进行采购审批。

（5）课题经费保障的服务和供应品采购，由相应部门填写请购单，注明课题名称、用款额度、报课题负责人审核后进行采购。

（6）危化品类物资采购（包括剧毒品、易制毒化学品、易制爆化学品、特药类），严格按照公安机关要求，办理采购申请，提交相应资料，凭准购证、备案证明等材料向符合资质条件的供应商采购。

（7）其他相关控制措施。第一，采购人员应当廉洁自律。采购岗是个良心岗位，首先单位应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离，从形式上进行制约和监督。根据具体情况可以对采购管理人员和库房管理人员定期进行岗位轮换，也可以和出纳岗及院后勤保障岗、检验处所部分富余人员等进行轮换。职能处所人员往往具有政府采购工作经验，检验处所人员对检验用耗材的品牌、性能等知根知底，岗位轮换能够防范采购人员利用职权和工作便利损害单位利益，同时，也是保护采购管理人员的一种较好的方式，杜绝被供应商“围猎”，有助于推进“清廉药监”建设，消除廉政风险隐患。

第二，加强采购业务的记录控制。采购人员每月将该月发生采购记录等相关文件整理装订成册，包括：询价记录、请购单、采购合同、采购订单、单位用章审批表、采购预算与计划、预算执行确认书、政府采购进口产品申請核准表、单一来源采购专家论证报告、专家论证意见表、进口招标文件、投标文件、评标文件、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。

第三，对于较大金额的耗材、服务采购业务需求，比如，单次向同一供应商采购价值在50万元（含）以上的采购业务，由单位领导班子集体研究决定。建议成立由单位内部检验处所、办公室资产管理、财务管理、院纪检监察等部门人员组成的采购工作委员会，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制、指导和监督，同时，还可以引入中介评估机构进行评估，招标代理公司进行招投标后确定供应商。

二、库存管理

为保障检验工作正常开展，除了对检验用耗材进行采购管理外，必须加强库存管理。库房管理的优劣、库房管理员对各类采购用耗材特性、备货量的熟悉程度直接影响采购管理的好坏。各项工作管理的好坏，最终是人员的管理。

1.明确管理目标

行政后勤保障工作的根本是服务一线检验工作需求，实现原则性与灵活性的统一，提高办理效率，结合内部控制制度，防范和控制廉政风险。

2.确定库房岗职责

（1）负责全院实验室试剂耗材等消耗物品的入库、验收、保管、发放及管理工作，在收发存系统库存管理模块中生成出入库登记。

（2）定期盘存，做到账实相符，对盘盈、盘亏的实验室试剂耗材，填制其他出入库单，报主管领导和院分管领导审核。

（3）根据抽检计划进行送检，进行质量跟踪，做好消耗品质量记录的收集和保管。

（4）深入了解各部门需求和质量情况，收集信息，对采购物品的质量进行跟踪检验，对供应商的资质评定提出意见。

库存管理是指在检验用耗材数量的管理，仓库里的耗材过多，占用资金多，与事业单位耗材规模预算明显不符，但是过分降低库存，则会出现断货，影响检验工作开展。特别是一些应急检验，尤其是检验机构出具检验报告书一般都有期限，在日益讲究合同信用、追溯检验机构职责的今天，笔者认为库存管理的目的应该是保持一个合理的库存量，既能满足检验工作的开展，加快库存检验耗材的周转频率，又能减少财政资金占用，降低成本，真实反映事业单位检验耗材资金的使用量。我院除了常规检验外，还有科研工作开展，部分检验、科研工作开展的不确定性，许多价值相对较高的耗材只能根据实际工作开展才能确定型号、规格、数量。目前网站订货和快捷的物流配送为实现“零库存”管理奠定了基础。如在具体检验工作中才能确定的耗材，在使用处所提出申请后，采购部门通知供应商及时供货，这样可以减少了库存，避免不必要的耗材备货，实现对此类耗材的“零库存”管理。虽然“零库存”只是一种的理想状态，但可以对常用耗材设置临界值，进行预警设置，进行动态管理，尤其是实验室危化品的使用，较低的危化品采购库存量，能够降低实验室风险隐患，面对由于危化品管理存在漏洞引发的一系列安全事故和教训，值得各检验机构深思和考虑。在日常的库房管理中，库房管理员可以根据耗材的特点和使用批次，定位分区，将效率和实际便利结合起来，选择合适的堆放形式，依据先进先出原则，防止耗材积压、过期失效，有助于事业单位资产管理，提高事业单位市场竞争的能力。

总之，检验耗材采购与库房管理的加强，有利于检验工作的开展，提高资金的使用效益，需要检验处所和职能处所的密切配合，及时沟通信息，从而推进我院检验水平上新台阶。