高校档案馆利用微信公众号进行信息服务的SWOT分析

岳丹丹　廖昌兰

一、引言

时代在不断的发展，“互联网+”技术正在从方方面面重构着我们的生活，未来这些技术的发展，让我们的生活变得越来越便利。QuestMobile发布的《移动互联网2018半年报告》显示，在2018上半年，中国移动互联网用户已经达到了惊人的11亿人，增幅为两千万人，同时在报告中指出截止2018年6月，微信的用户数量达到了9.3亿人，也就是说微信用户占据中国移动互联网用户的八成五。微信公众号数量也超过了2000万，月活跃账号达350万，月活跃粉丝约8亿。 微信已经成为一个生活方式，随之政务微服务越来越普及。国家档案局关于印发《2018年全国档案宣传工作要点》的通知。明确要求创新档案宣传形式，适应时代发展变化，充分运用微博、微信公众号、移动客户端等新媒体和音视频、H5页面、VR等新技术新手段加强宣传，增强档案宣传效果，扩大档案工作影响。各大档案馆微信公众号如雨后春笋般相继开设，但各高校档案馆微信公众号开设的具体情况仍亟待研究。

二、调研对象与方法

清博指数是第三方新媒体大数据评估和研究平台，“两微一端”新媒体大数据平台。其独有的WCI、BCI、TGI算法公式已成为各大部委、央企、500强企业的评价标准。因此本文采用微信APP客户端和清博大数据平台相结合的调研方法。截止到2019年4月2日22时，笔者登录清博大数据（http：//www.gsdata.cn/）官网，在其查找公众号栏输入“档案馆”，共查找到132个相关公众号，对其认真比对筛选，剔除与高校档案馆无关的公众号;并结合登录微信APP，在其“添加朋友—搜索公众号”中输入“档案”，对检索结果进行筛选;通过这两种方法共发现93所高校档案馆开通微信公众号。为方便后期研究，分别在清博大数据平台中将其加入到自定义榜单—我的榜单中。

三、调研结果分析

本文围绕所搜索到的高校档案馆微信公众号分别从数量和质量两个方面进行分析，如注册时间、高校所属地区、公众号的性质以及公众号的传播影响力等。

1.从高校档案馆微信公众号的数量方面来分析

（1）高校档案馆微信公众号总体趋势分析

档案方面的第一个微信公众号是于2013年3月12日由个人创建的“建档伟业”，此微信公众号是某高校档案学专业的班级开设的，主要用于班级的信息推送。笔者对搜索到的93个高校档案馆微信公众号分别加以关注，以查找其注册创立的时间，发现其最早是2014年4月上海交大档案馆率先注册创立的交大档案馆官方微信（微信号sjtu-archives）。同年先后共有5所高校档案馆相继注册开通微信公众号。图1是自2014年以来年度高校档案馆微信公众号总数的趋势图，由此可以看出，每年高校档案馆微信公众号的数量都在上升，说明微信公众号在对高校档案馆宣传、利用与服务等方面起到一定的作用，并得到了业界和用户的认可，具有很强的可行性。

（2）高校档案馆微信公众号类型分析

微信公众号共分为四种类型：服务号、订阅号、小程序、企业微信。而高校档案馆微信公众号主要为前两种，即订阅号和服务号。其中订阅号主要为媒体和个人提供一种新的信息传播方式，构建与读者之间更好的沟通与管理模式;服务号主要给企业和组织提供更强大的业务服务与用户管理能力。订阅号发给粉丝的消息，将会显示在对方的“订阅号”文件夹中，而服务号发给粉丝的消息，会显示在对方的聊天列表中，相对应微信的首页。服务号1个月内仅可以发送4次群发消息，而订阅号每天可以发送1次群发消息。由图2可知：高校档案馆微信公众号大部分为订阅号，既方便保证了推送消息的数量，又不会过度地打扰用户。

从微信公众号是否进行认证来看，绝大多数的高校档案馆微信公众号进行了认证，其中只有1个未进行认证，说明绝大多数高校档案馆微信公众号是具有很强公信力和说服力的。

（3）高校档案馆微信公众号地区分析

笔者对93个高校档案馆微信公众号所属地区进行查找，按中国行政区域六大区的分法进行统计分析，结果如图3。由此可见，华东地区所占比重最大，共28个，占总数的30%。其中江苏、山东的数量较多（见图4），其他地区数量相差不大。

2.从高校档案馆微信公众号的质量方面来分析

清博大数据是全域覆盖的新媒体大数据平台，其中清博指数WCI在一定程度上代表微信公众号的传播力和影响力指数，是微信传播能力的一个综合指标。因此，笔者通过注册成为清博大数据用户，并逐一添加相应微信公众号，建立自定义榜单，可以导出由WCI排行的日榜、周榜、月榜。短时间内的排行名次随机因素较多，无法完全看出各公众号的真正传播力和影響力，为了使调研结果更具说服力，笔者搜集了2018年10月到2019年3月半年内的月榜名单，并统计出各公众号WCI指数平均数，将其排序，排名前10者如表1。

（注：表1中，各项数据均为6个月数据的总数，WCI值为6个月之平均数。）

由表1可以看出，其中上海交大档案馆、宝鸡文理学院档案馆发文月均3篇，但其阅读总数、在看总数及头条文章阅读量较大，说明其引起用户的关注度比较高;深圳大学档案馆、浙大档案馆、中南财经政法大学档案馆校史馆发文较多，月均5-8篇，其阅读总数、在看总数及头条文章阅读量较上海交大较少些，说明其用户关注度较差些。

（注：WCI测算V13.0（最新版）计算公式如表2，其中R为评估时间段内所有文章（n）的阅读总数;Z为评估时间段内所有文章（n）的在看总数;d为评估时间段所含天数;n为评估时间段内账号所发文章数;Rt和Zt为评估时间段内账号所发头条的总阅读数和总在看数;Rmax和Zmax为评估时间段内账号所发文章的最高阅读数和最高在看数。）

四、高校档案馆应用微信公众号开展信息服务的SWOT及应用战略分析

高校档案馆微信公众平台建设是新时代媒体发展的必然产物，也是高校档案馆档案宣传工作的重点。本文基于上述调研结果的基础上，运用SWOT分析法对其进行分析。所谓SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析，就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析。

（一）高校档案馆应用微信公众号开展信息服务的SWOT分析

1. S（strengths）：优势分析

（1）用户需求比较迫切

我们正处在一个知识时代，知识信息的获取和应用是每个人必须掌握的基本技能。高校档案馆的用户主要为高校师生及校友，其主要特征为文化程度较高，对精神文化层次的要求，对知识信息、新观点的传播、分享尤为迫切，而微信APP正好为大家提供了很好的沟通、交流、分享的平台;另外，高校档案馆蕴藏着一所高校的历史文化、科技知识、人文信息等，其在微信平台上的传播能更好地满足用户对文化精神的需求。

（2）APP技術比较成熟

微信（WeChat）是腾讯公司于2011年1月21日推出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序。其以信息传播比较便捷，形式多样化，交互性能良好，且成本比较低廉等特点广为公众喜欢。其技术方面相当成熟，提供Ios、Android、网页版、Mac版、PC版，方便不同用户的使用。

2. W（weaknesses）：劣势分析

（1）公众号关注度不高

从表1可以看到高校档案馆微信公众号发文阅读总数（6个月）超10W+的只有上海交大档案馆，超过1W多的只有5个公众号。由此可见，该类公众号所受关注程度并不高，没有引起用户的足够重视，也就没有达到很好的传播相关信息的效果。

（2）公众号更新速度慢且内容少

由表1可以看出，月均发文量超过4篇的只有3所高校档案馆，连排名第一的上交大档案馆也是月均发文量为3篇，其中中山大学档案馆和天津大学档案馆月均只有1篇。部分高校档案馆公众号有时一个月都未更新内容（除去2月份寒假期间有6个公众号未更新），如中山大学档案馆3月份未更新，华中科技大学档案馆、华东交通大学档案馆10月份未更新内容。

（3）互动性能不好

笔者对排名前十的公众号就查档问题进行在线咨询，发现大部分档案馆未设置人工服务界面，而是直接提供查档时间、地址、电话和网址。只有浙大档案馆有设计在线预约查档界面，用户可以直接在线预约查档;中南财经政法大学档案馆界面上则设置有远程服务系统，用户通过注册可以办理补办学籍、成绩与学历认证、出国证明材料等事项;天津大学档案馆在主界面上也设置有网上代办业务，用户可以办理成绩录取名册查询、学历学位证明、出国材料办理等业务;华东交通大学有设置在线服务，可以查询毕业生档案去向。

3. O（opportunities）：机会分析

（1）新时代媒体发展的必然趋势

随着“互联网+”、大数据、云计算等科技不断发展，新媒体越来越成为人们生活的主导。特别是微信，已然成为人们的一种生活方式，其以数字信息技术为基础，以互动传播为特点、满足人们休闲娱乐时间碎片化的需求，满足随时随地互动性表达、娱乐与信息的需要，基本实现“每个个体、时刻联网、各取所需、实时互动”的状态。

（2）大量APP用户基数的支撑

随着智能手机功能的全面化以及使用人群的年轻化，其普及率将越来越高。据美国Zenith最新研究报告，到2018年，中国智能手机用户数量将达到13亿人次，几乎近于人手一部。微信发布2018数据报告：月活跃用户达10亿之多，越来越多的人使用微信过上了更智慧的生活。智能手机和微信用户的发展给高校档案馆微信公众号的建设提供了很好的机遇。

4. T（threats）：威胁分析

（1）信息时代的海量信息，会导致用户审美疲劳

目前，各企业、组织、公众、政府、媒体等都争相推出微信公众号，每天发出的信息不计其数，这样用户每天会被云信息所围绕，极易形成审美疲劳。这就对高校档案馆微信公众号提出了更高的要求，如何能推出让人耳目一新、能够真正吸引用户，对用户有用的信息则是对其的挑战。

（2）公众号创建缺乏统一管理规范、统一评价标准

高校档案馆微信公众号没有统一的评价标准，管理规范，而是由各高校档案馆根据各自实际情况，制定相关运营方案。比如公众号的命名方式不统一、不规范，大部分是由高校名称+档案馆命名，如“上海交大档案馆”、“中山大学档案馆”。但个别只从公众号名称根本无法辨识是哪个高校的档案馆微信公众号，如“图书与档案馆”乃是沈阳工学院图书与档案馆。这样会给用户搜索关注带来一定的不便。又如栏目设置没有一定的规则标准，而是由各档案馆根据各自情况自己定制，各公众号栏目服务内容设置不一，且服务深度更是参差不齐。

（二）高校档案馆应用微信公众号开展信息服务的战略分析

基于以上对高校档案馆应用微信公众号开展信息服务的SWOT分析，本着SWOT战略方法，应当抓住机遇，避免威胁，充分发挥优势、尽力改善弱点。

1.基于用户需求为导向，优化在线互动性能

以用户为中心，以用户需求为导向，设置人性化界面，使用户不仅可以实现在线查询、办理相关业务，还可以与馆内工作人员实现充分的互动交流，可以达到用户“有求必应”，充分体现“以人为本”的服务宗旨。

2.抓住时代机遇，创新宣传形式，增加用户关注度

要加大档案微信公众号的宣传，比如在档案馆网站、6.9国际档案日活动、新生入学参观、毕业生毕业、用户到馆查档及档案馆举办的其他活动时，均可以宣传档案的价值与用户的关系及公众号服务的功能、作用，增加用户的关注数量。

3.规范建设标准，建立评价机制，提高运营管理者积极性

应当制定统一的建设标准，并制定相关评价指标，将其纳入到考核体系，建立激励机制，这样才能调动运营者的积极性，更加主动地想法设法提高用户对公众号的认可及满意度。这样就不会出现某些公众号建立后就无后续运营的情况，创建一个积极的竞争机制。

4.整合档案内容，推送原创文章，提升用户满意度

要以高校档案为基础，进行充分整合和挖掘。在内容上，不仅要体现知识性、文化性、更要有趣味性并符合用户的需求;在形式上，可以是文字、图片、影音，也可以是三维影像等，给用户更直观的体验，以达到更好的传播效果，提升档案馆影响力。

5.组建运营团队，定期培训学习

新媒体的环境给高校档案馆公众号带来了无限机遇的同时，也带来了巨大挑战：如何更好地实现实时互动，实时服务，如何更好地满足用户需求，提升用户满意度，如何更好地提升公众号传播力和影响力。这就需要有专门的运营团队来运营、管理公众号，且随着技术的不断发展，要组织其团队不定期进行技术及服务等方面培训。