浅谈城市管理行政执法单位的内部控制建设

王江

摘要：当前政府职能部门的内部控制工作受到了社会以及政府的高度关注，国家已经就该问题出台了一系列相关的政策法规。本文主要研究的就是在政府职能部门中内部控制工作的运转情况。以城市管理行政执法单位作为研究的目标，详细说明了在该政府职能部门中，内部控制工作应该如何进行的问题。

关键词：城市管理执法行政单位;内部工作;对策

引言

从总体上来看，政府职能部门管理工作中的内部控制建设取得了很大的进步，但是在这个过程当中也暴露出了一些问题。比如说对于内控工作核心理解上的不到位、办公室日常管理以及执法案卷管理等工作执行力度不足以及内容机制存在漏洞等。正是由于这些问题的存在，阻碍了我国政府职能部门内控工作进展缓慢，因此必须要对这些问题进行妥善处理。

一、内部控制的必要性

对于城市管理行政执法部门来说，想要确保该机构正常运转，就必须要建立其完善且高效的内部控制制度，这是该部门得以高效运转的重要基础之一。与社会团体相比，针对政府职能部门内部控制的监督与管理能力比较弱，一方面是因为目前国家还没有出台相关的行为准则以及行为规范，另一方面也缺乏具有针对性文件来对内控工作进行约束。因此作为政府职能部门而言，更是要主动建立健全内控制度，通过完善的内部控制来提高其财政资金的使用率，保证资金的安全，同时杜绝挪用公款、过度消费等腐败行为的发生，让城市管理行政执法部门能够更好地为群众服务。

二、影响内部控制的主要因素

（一）内部控制系统不完善

从总体上来看，政府职能部门的内部控制主要分为两个大的方面。即内部管理的控制以及内部会计的控制。只有这两种控制得到均衡的发展才能确保该单位内部控制架构的稳定。而实际的情况是，在实际的内部控制工作中，很多的事业单位领导人员片面地认为只要做好会计控制工作，明确资产的使用情况以及资金的流向就能够做好内控工作。在这种思想的影响下，政府职能部门内部管理控制一直受到轻视，造成了内部控制体系不健全的现象。使得该单位的内部控制工作在进行的过程当中显得特别混乱，缺乏条理性，实际的工作效率非常低[1]。而且也容易埋下一些不易察觉的问题，阻碍了该部门内部控制工作的开展。

（二）执法案卷管理力度不足

针对城市管理行政执法部门的内控工作来说，一个比较典型的问题就是对于执法案卷的管理不到位。一方面案卷的内容存在不规范的情况，比如说对于案卷中违法人员的认定不清晰、对于违法事实的认定不准确、使用的法律条文存在错误以及没有按照自由裁量的标准来进行处罚等。另一方面就是在收集违法违规行为的过程中，没有按照相关的规定来收集证据，经常出现询问笔录、勘察比例处理意见书等公务文书书写不规范的情况，这些问题的形成都是由于对于执法案卷管理不到位所导致的。如果相关人员事后对于裁定结果存在异议，要求有关部门进行裁定时，城市管理行政执法部门会在行政复议或者诉讼的过程中处于非常不利的境地。并且让其与群众之间产生矛盾，影响和谐社会的构建。

（三）对于办公室事务管理力度低

除了对于执法案卷管理不到位的问题以外，个别地区的城市管理行政执法部门的办公室事务管理工作也存在一定的问题。比如说一些办公室布局存在缺陷，影响行政工作执行的效率，办公室人员职业素质比较低，其使用的话术以及操作电脑、打印机等办公软件的能力比较弱，此外，一些办公室对于办公档案的分类以及保存工作没有进行严格管理，造成了档案丢失、档案破损等问题。产生这些问题的根本原因在于事业单位的领导以及各个员工对于办公室管理产生了刻板偏见，片面地认为办公室仅仅是一个办公的场所，不用对其进行管理。在这种思维的影响下，办公室管理工作长时间得不到重视，严重阻碍了内控工作的推进。

三、加强内部控制的具体措施

（一）重视办公室日常事务管理

针对上面提到过的办公室日常事务管理的问题，可以通过具有针对性的解决措施来进行整改[2]。首先，在办公室的日常事务当中，接听电话是非常重要的一项工作，因此在进行办公室管理的时候，就需要对于接打电话进行系统性的规定。第一要保证清楚准确的原则，在接听电话的时候，所有信息的交流都是借助口语来完整，因此说话的时候要保持口齿清晰，使用普通话进行对话，对于没有听清的地方要进行反复确认，并且保证记录工作的准确，字迹端正而清晰。第二就是简短原则，由于城市管理行政执法部门业务繁忙，工作人员每天都要接到大量的电话，因此在接听电话的时候要注意控制时间，提高工作效率。第三就是保密原则，工作人员在接听电话时，如果对方问及一些该部门的隐秘事项，工作人员不应给予答复，同时要注意通话时周围的环境，尽量减少他人的干扰。

其次，对于印章也要进行妥善的管理，城市管理行政执法部门属于政府职能部门，任何文件的签署都要加盖公章，使其具有行政效力。由于该部门职能众多，印章的数量也比较多，对于办公室日常事务管理工作来说，对于印章的使用以及保存也要进行严格的控制。一方面印章应该由具有相应职务的人员使用，其他人员不能擅自使用印章。另一方面在使用完印章之后对于印章要进行妥善管理，防止出现印章丢失的情况。

最后，对于值班制度要进行不断的优化，对于事业单位来说，在工作时间以外往往会发生很多突发性的事件，为了提供更好的服务，就需要在办公室安排值班人员，以确保该部门处理工作的效率。在制定值班制度的时候要对值班人员的工作进行明确的说明，一方面值班人员在值班期间需要负责通讯方面的联系工作，包括接听电话并记录内容，接受其他部门、单位送来的文件，并且对这些文件进行分类以及记录。另一方面就是要负责接到来访人员，对来访人员进行登记，并进行妥善安置。

（二）提高对于行政处罚案卷的管理力度

对于行政处罚案卷管理不到位的情况，在进行内部管理的时候就需要针对该环节暴露出的问题进行具有针对性的改进措施。首先就是要加强行政执法人员的学习，通过举办课程培训班以及组织研讨会等方式来提高执法人员的执法能力，对于处罚案卷的书写以及记录要更加规范，在采用新的执法文书规范来进行案卷的书写工作的前提下，在记录工作完成之后按照统一的各种对于执法文书进行装订并且及时归档，保证执法文书的完整性以及实用性[3]。其次就是要做好案卷评查的工作，这里需要注意的是，案卷的评查工作不仅要按照周期来进行，还有加入不定期的突击检查，并且丰富检查的方式，通过互查与自查相结合的审查方式来发现案卷中的问题，通过对于案卷的不断优化来提高服务效率与质量。最后就是要利用信息化技术，让线下的行政管理工作与线上工作进行结合，使得城市管理工作变得更加透明，减少群众与执法人员之间不必要的误会。

（三）完善内部控制管理体系

上面是从微观的方面就内部控制中的一些问题提出了整改的方法。而从宏观的方面来看，想要进行切实有效的内部控制，最为重要的就是对内部管理的制度进行完善。一方面事业单位的管理者要充分认识到内部管理的重要性，并且将内部控制的力度在管理系统中进行纵向的延展，让内部控制的具体措施渗透进事业单位的基层，并且通过高效的内部控制管理来指导实际的行政工作的进行[4]。另一方面就是要提高内部控制的风险控制问题，特别是对于城市管理行政执法部门来说，由于其工作具有工作量大、工作复杂性高等特点，因此执法人员在实际的执法过程中常常会遇到一些突发事件，对于这些事件要给予高度的重视，如果不及时进行解决，很可能发展成大问题，造成恶劣的社会影响。因此相关的工作人员要树立起相应的风险防范意识，在条件允许的情况下成立风险评估小组，对于可能发生的风险进行识别以及分析工作，以此来降低风险发生的概率，保证管理工作的正常进行。

四、结束语

对于城市管理行政执法单位来说，想要提高自己的服务质量，更好地为人民群众服务，就应该注重内部控制工作的质量，通过提高办公室日常事務管理以及执法案卷的管理等方式来完善单位的内控控制系统，通过内部控制体制的不断完善为整个政府职能部门管理系统的优化提供一份力量，使得政府职能部门的服务质量以及服务效率得到增强。

参考文献

[1]张璋. 基于内部控制的行政事业单位资产管理完善路径[J]. 行政事业资产与财务， 2017（2）.

[2]李娟， 唐韶龙. 行政事业单位内部控制发展现状及对策分析[J]. 经济研究参考， 2017， No.2837（61）：81-89.

[3]陈汪云. 浅谈行政事业单位内部控制管理体系的构建[J]. 现代经济信息， 2017（1）：60-61.

[4]陆益鸣. 浅析如何加强行政事业单位内部控制[J]. 会计师， 2017， No.273（18）：47-48.