档案管理的安全保密及信息化档案管理

黄瑾

摘要：随着信息技术的快速发展，每个行业都开始实行信息化管理。不过 在档案管理方面，信息化管理方式没有取得很好的效果，主要的原因是因为相 关管理人员没有熟练掌握信息技术，而且行业中缺少专业的管理人员，这也就 导致信息化档案管理出现了很多的问题。因此，本篇文章根据档案管理的安全 保密及信息化档案管理的问题进行分析，并且制定出合理的信息化管理策略。

关键词：档案管理;安全保密;信息化档案管理;策略

如今档案管理工作将要迎来新的挑战，以往对档案管理的方法已经无法满 足信息时代的需求了，无法保障档案的安全保密性。如何提高档案管理的安全 保密性以及对档案进行信息化管理就成了现在主要的问题之一，所以，针对档 案管理的安全保密及信息化档案管理的研究有着很重要的意义。

一、档案管理的安全保密及信息化档案管理的问题

（-）在档案管理方面缺少规范和标准

档案管理工作中的工作人员现阶段的情况为，熟练档案管理的人员，对信 息化技术不太了解。熟练信息化技术的人，对档案管理工作了解较少。即熟练 档案管理，又具备信息化技术的人才比较少，这样的情况在档案管理部门中非 常显著。因为缺少这样的人才，导致对档案进行管理的时候很容易出现问题， 没有运用信息软件来进行管理，导致信息化档案管理工作的标准无法统一，就 算有相关的标准，也无法进行全方面的推广工作。不管是什么类型的工作，都 需要有规范和标准，这才可以确保档案管理可以顺利进行。与此同时，也导致 信息化档案管理的进度受到了限制，相关部门一定要制定出一份合理的信息化 档案管理的标准，制作出操作简单的信息化软件，并且要对档案管理人员进行 专业培訓，促进信息化档案管理的进度。

（-）没有正确理解档案管理性质

档案管理的工作不只是对档案进行保存、工作信息和记录的保存，档案管 理还是企业在工作中的凭证和决策的依据，而且档案还是加工过程的时候主要 的一个资料。虽然档案管理在工作中有着很重要的作用，但是在档案管理工作 中，管理人员稀少，其主要的原因有两点，第一点是很多人都不了解档案管理 的工作内容，这也就导致在使用档案信息的时候出现一些问题。第二点是工作 人员不理解档案管理的性质，而且在进行档案管理工作的主要目的就是给人们

提供一些资料，而且大多数都是企业中的人员。但是现阶段档案管理工作在不 断的进行拓展，对于档案的保管工作、查阅都是属于档案管理工作。而且，很 多人在找工作的时候都想找一些简单的、上手快的工作，这些人觉得档案管理 工作没有好的发展，所以就导致很多人都不喜欢进行档案管理的工作。

（三）缺少信息化档案管理观念

现阶段，在进行信息化档案管理工作的时候，主要的一个问题就是管理人 员缺少信息化管理观念。而且档案管理的技术不先进，管理方式老套，无法满 足信息时代的要求。如何合理的使用信息技术来对档案进行管理，也属于现在 主要的问题。现在我国有很多大型企业，如餐饮、销售等，都开始使用信息技 术，不过在对档案管理中，信息化管理还是没有显著的效果。在进行档案管理 的时候，信息化档案管理工作没有更好的发展，这就要管理人员不断的对其进 行改进，而且要使用合理的方法来解决信息化档案管理时出现的问题。

二、档案管理的安全保密及信息化档案管理的策略

（-）加强管理人员的专业素质

对于档案管理中的相应问题，一定要有使用有效地策略来解决，不断的提 升档案管理人员的专业能力和素质，所以就要对管理人员进行专业的培训工 作。来提升他们对档案管理的意识，让档案管理人员可以组成一个专业的团 队，这样才可以更好的进行档案管理工作。而且在对档案管理人员进行培训的 时候，一定要提升他们的安全保密意识，而且要结合档案管理的规定，制定一 个合理的安全保密管理制度，并且要对管理人员进行综合教育，这样才可以满 足信息化档案管理的需求。

（-）树立信息化档案管理观念

在进行档案管理工作的时候，管理人员和企业一定要确定好档案管理工作 的前景，并且要深刻的理解档案管理工作的性质，尤其是对档案管理的安全保 密工作，一定要培养管理人员的安全管理意识，以免档案信息被人盗取，导致 出现经济损失。在进行信息化档案管理的时候，一定要合理的进行档案管理工 作，提升档案管理的安全保密性，这样才可以保证档案信息不会失去价值。企 业在发展档案管理工作的时候，不要招聘太多的信息技术专业人员，也不要招 一些没有档案管理工作经验的人员，因为这些人都缺少档案管理的意识。要是 已经招聘完档案管理人员了，就要对这些人进行专业的培训，提升他们的信息

化档案管理观念，确保档案管理具有安全保密性。

（三）提升信息化档案管理的速度

在进行档案管理的时候，档案管理的人员一定要有长远的发展目标，而且 要清楚的了解如今的发展趋势。与此同时，也要提升档案管理的安全保密性， 还要改变以往的档案管理方式，对管理方式进行创新，这样才可以保证档案管 理的安全性。而且也要将档案管理和信息技术软件结合到一起进行管理，提升 信息化档案管理的效率。此外，一定要落实信息化档案管理工作，尽快的制定 出合理的管理制度，这样才可以促进档案管理的发展。因为现阶段信息化档案 管理的软件还没有完善好，所以在进行信息化档案管理的时候，还有一定的影 响。因此，一定要确定好信息化档案管理的准则，这样才可以保证有效地进行 信息化档案管理工作。

结束语

总的来说，在最近几年，档案管理工作随之技术的进步受到了很大的影 响，而且很多工作人员都没有重视档案管理的工作。随着信息技术的快速发 展，档案属于信息资源，所以对档案进行管理就是对信息进行整理，使用信息 化技术来对档案进行管理有着很重要的作用。而且为了可以提升档案管理工作 的效率，就要尽快进行信息化管理，并且要创新出全新的档案管理方式，提升 管理人员的专业能力，这样才可以保证档案管理工作可以进行信息化管理。

参考文献：

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